ما الفرق بين أوامر المبيعات وأوامر الشراء؟

إذا قمت بشراء أو بيع منتجات من قبل فلا بد أنكَ سمعتَ عن أمر الشراء وأمر المبيعات، فهل فكرتَ بمعنى كل منهما؟ وهل تعرف الفروق الكاملة بينهما؟ في هذه المقال سنجيب عن كل ذلك بالكثير من التفصيل.

ما هي أوامر المبيعات؟

يسمى أيضاً بطلب البيع وتعريفه أدناه:

وهو أشبه بسجلِ يقوم البائع بإنشائه والاحتفاظ به، بحيث يُمكِن الشركات من تتبع المخزون والطلبات بسرعة ودقة، كما يتيح للمصنعين وتجار التجزئة وتجار الجملة بين الشركات على الإنترنت والموردين من التحقق من صحة عملية الشراء قبل تقديم السلع أو الخدمات.

إقرأ المزيد عن كيفية إصدار ودفع فواتير البيع مع وافِق.

ما الفرق بين كل من: أوامر المبيعات وعروض الأسعار وأوامر الشراء والفاتورة؟

عرفتَ للتو بأن أمر المبيعات مهم جداً للأمور المحاسبية وتتبع المخزون، فكيف يختلف ذلك عن أمر الشراء مثلاً أو الفاتورة وعروض الأسعار؟. من المهم أن تفهم الفرق بين كل واحد منها إذ يعتمد نوع المستند الذي يستلمه الشخص أو يرسله على مكان وجوده في عملية الشراء.

ما الفرق بين أوامر المبيعات وعروض الأسعار؟

يُعتبر كلٌ من عرض الأسعار وأمر المبيعات وثيقتين مستخدمتين في عملية المبيعات، لكنهما يخدمان أغراضاً مختلفة. فعرض الأسعار هو مستند أولي يمنح العميل فكرة عن تكلفة وشروط المعاملة، بحيث يتضمن قائمة السلع والخدمات وأسعارها وشروط البيع، أما أمر المبيعات فهو اتفاق رسمي بين المشتري والبائع يؤكد أن العميل قد قَبِل عرض الأسعار وينوي إجراء عملية الشراء، بحيث يتضمن أمر المبيعات نفس معلومات عروض الأسعار، ولكنه يصبح مستنداً مُلزِماً قانونياً بمجرد قبوله من قِبل العميل.

بمعنى آخر يُعد عرض الأسعار الخطوة الأولى، وأمر المبيعات هو خطوة لاحقة بعد قبول عرض الأسعار.

ما الفرق بين أوامر الشراء وأوامر المبيعات؟

يتمثل الاختلاف الرئيسي بين أمر المبيعات وأمر الشراء في مكان إنشائهما، فأمر الشراء هو مستند ينشئه المشتري لطلب سلع أو خدمات من المورد، وهو اتفاقية مُلزِمة قانونياً بين المشتري والمورد بحيث تُحدد فيها تفاصيل المعاملة، بما في ذلك نوع وكمية السلع أو الخدمات المقدمة، والسعر، وتاريخ التسليم.

ومن ناحية أخرى فإن أمر المبيعات هو مستند يُنشَئ بواسطة البائع استجابة لأمر شراء من المشتري، بهدف تأكيد تفاصيل الصفقة (بما في ذلك نوع وكمية السلع أو الخدمات المقدمة والسعر المتفق عليه وتاريخ التسليم)، بمعنى أن أمر المبيعات هو سجلٌ لاتفاق المورد على بيع البضائع أو الخدمات للمشتري.

والجدير بالذِكر أن المشتري والبائع قد يقوما بإجراء المزيد من المحادثات قبل إرسال أمر المبيعات النهائي والموافقة عليه إذا لم يتم الاتفاق على الشروط.

ويمكن للشركات الصغيرة إدارة مخزونها بشكل فعال والتحكم في تكلفة العناصر المباعة باستخدام عملية أوامر الشراء، بحيث تتضمن هذه العملية طلب السلع أو المواد التي يحتاجون إليها للبيع في الوقت المناسب وبطريقة منظمة.

ما الفرق بين الفاتورة وأوامر المبيعات؟

يختلف أمر المبيعات والفاتورة عن بعضهما من حيث التوقيت والنية، إذ يؤكد أمر المبيعات عملية البيع ومن ثم تأتي الفاتورة حيث يُطلب من الموزع تجميع البضائع أو تجهيزها بحسب أمر المبيعات، وذلك بعد الشحن أو قبله بفترة وجيزة بينما تُحدِد الفواتير واجبات المشتري.

ويتضمن كل من أمر المبيعات والفاتورة نفس المعلومات تقريباً وهي نوع وكمية السلع أو الخدمات المقدمة والسعر وتاريخ التسليم، بالإضافة إلى بعض المعلومات الأخرى في الفاتورة مثل طريقة الدفع وشروطه الدقيقة المحددة مسبقاً، ولكن المشتري سيحصل على أمر المبيعات قبل تصنيع المنتجات وتسليمها وتأكيد الصفقة.

فوائد أوامر المبيعات

قد تبدو المستندات والوثائق الأربعة كثيرة عليك، وقد تشعر بأن الكثير من الأعمال الورقية سيكون أشبه بعبء، إلا أن فهمك لها وتعرفك عليها شيئاً فشيئاً سيجعلك لا تستغني عنها أبداً، مما سيوفر عليكَ الكثير من المال والوقت، وفيما يلي سنتعرف على مزايا تبسيط عملية أوامر المبيعات:

• تقلل من فرصة الخطأ البشري

يمكن أن تساعد أوامر المبيعات في تقليل فرصة حدوث خطأ بشري أثناء عملية البيع قبل تحضير البضائع أو الخدمات أو نقلها أو تنفيذها، بحيث يوفر هذا فرصة لكل من البائع والعميل لمراجعة تفاصيل المعاملة والتأكد من صحة كل شيء، ويمكنهم مقارنة أمر المبيعات وأمر الشراء للتحقق من المعلومات.

كما يمكنك تسريع عملية الشراء وتقديم خدمة عملاء أفضل وأكثر فعالية وسرعة عبر مشاركة الملفات، إذ يساعد ذلك في ضمان استلام العميل للسلع أو الخدمات الصحيحة في الوقت المناسب وكشف أي أخطاء وتصحيحها قبل نقل البضائع.

• تنظم حساباتك

يستفيد المحاسب في الشركة من تلك الأوامر والأوراق الأربعة (أوامر المبيعات، وأوامر الشراء، والفاتورة، وعروض الأسعار) بمقارنتها ببعضها البعض، ولحسن الحظ فإن هناك برامج محاسبة ذكية يمكنها القيام بذلك بسهولة ومنها وافِق.

كما يمكن للمحاسبين في قسم حسابات القبض التحقق من المعلومات التي تم إدخالها أثناء إعداد الفواتير لمراجعتها مراتٍ عدة، إضافة إلى إمكانية تحديث حساباتك الأخرى كأصول المخزون وتكلفة البضاعة المباعة، وسيوفر لك بياناتٍ موثوقة لاستخدامها عند اتخاذ القرارات والخيارات المهمة في العمل.

إقرأ المزيد عن كيفية إصدار عروض الأسعار بسهولة في خطوات بسيطة.

قد يكون تتبع طلبات المخزون ومعاملات العملاء أمراً صعباً على أي مؤسسة، إذ سيتطلب الكثير من المحاسبين لتدقيق الأعمال الورقية منذ بدء عملية الشراء، إلا إن الاستخدام الجيد والحكيم لوثائق عمليات البيع سيسهل من ذلك الإجراء كثيراً، إذ سينظم الحسابات ويقلل من احتمالية الأخطاء البشرية.