ماذا يعني مصطلح قيود محاسبية ودفتر الأستاذ العام والقيد المزدوج



تُعد كل من القيود المحاسبية، ودفتر الأستاذ العام، والقيد المزدوج مصطلحات شائعة في المحاسبة، ولا يمكن لأي محاسب ألا يتعامل معها، ولهذا فإننا سنخصص هذا المقال للحديث عن كلٍ منها بشيءٍ من التفصيل، مع طرح بعض الأمثلة التي ستجعل فهمها أسهل عليك.

مقدمة عن القيود المحاسبية ودفتر الأستاذ العام

ربما لاحظت من خلال ما سبق من مقالات أن كل معاملة سجلناها أثرت على الفور في حسابين اثنين، ويمكنكَ التأكد من ذلك بالإطلاع على البيانات المالية في كل من الميزانية العامة وقائمة الدخل، فعلى سبيل المثال إذا استخدمنا المال من الحساب المصرفي للشركة لدفع الإيجار، فإن ما حدث فعلياً هو تخفيض المبلغ المُقيد في حساب الأصول وتسجيله في حساب المصروفات.

راجع ما ذكرناه بخصوص القيد المزدوج في المحاسبة في مقالنا عن الدائن والمدين سابقاً.

أهمية تتبع التدفق النقدي

لا يمكن للمال أن يختفي فجأة من حسابات الشركة أو أن يظهر فيها فجأة، فهو كما أي قيمة أو أصل آخر إما أن ينشأ من مصدر معين كالاستثمارات والقروض والمالك أو أي مصدر آخر، وإما أن يتم استخدامه وصرفه إلى مصدر معين كتسوية الالتزامات، وسداد القروض، ودفع النفقات أو أي مصدر آخر.

وكما رأيت فإن كل معاملة مالية تحدث في الشركة لا بد أن تُسجل في حساب بنظام القيد المزدوج: دائن ومدين.

أصل المحاسبة

وقد تتفاجأ عندما تعلم أن تسجيل كل معاملة في القيود المحاسبية بشكل أولي وتوثيق المعاملات المتطابقة في حسابين مختلفين داخل دفتر الأستاذ ليست طريقة حديثة تم تطويرها للتو وإنما بدأ استعمالها من قِبل التجار منذ منتصف القرن الخامس عشر.

ومع بدأ الانتقال إلى الحوسبة الإلكترونية، والاعتماد على البرامج والتطبيقات لإجراء المعاملات المالية تم اعتماد المبادئ والتقنيات القديمة ذاتها، والتي أثبتت فعاليتها وكفاءتها على مدار الزمن.

وصحيحٌ أنكَ لم تعد بحاجة لإمساك الورقة والقلم والقيام بالعملية اليدوية والمتعبة ذاتها، إلا من المفيد أن تعرف آلية عمل التطبيقات وبرامج المحاسبة السحابية مثل وافِق كي تتمكن من فهم ما يحدث بدقة.

إقرأ أيضاً: ما هو أفضل برنامج محاسبي في السعودية؟

مبدأ عمل المحاسبة

كيف تعمل المحاسبة التقليدية؟ هل فكرت بهذا من قبل، إليك طريقة عملها المعتادة:

- يتم إنشاء سجلات الأنشطة المالية للشركة من مصادر متعددة وهي الفواتير وأوامر الشراء والسندات والإيصالات والمصروفات النثرية وتاريخ المعاملات المصرفية وغيرها من البيانات المتصلة.

- يجب تسجيل المعاملات كقيود محاسبية ليتم عرضها بناءً على الترتيب الزمني.

القيود المحاسبية هي دفاتر السجل اليومية للمعاملات في حسابين متقابلين ويُعرف ذلك باسم نظام القيد المزدوج، وتشبه تلك العملية إلى حد بعيد دفتر اليوميات الذي تُقيد فيه الأحداث اليومية التي حصلت معك.

- يتم بعدها ترحيل القيود المحاسبية ونسخها إلى دفتر الأستاذ، والذي بدوره يُستخدم لإنشاء القوائم والتقارير المالية للشركة.

مثال على القيود اليومية:

لنفترض أن لدينا معاملة شراء بضاعة بقيمة 1000 ريال سعودي وتم الدفع نقدًا. يمكن توضيح هذه المعاملة من خلال الجدول التالي:



شاهد الفيديو لتتعرف على كيفية إضافة قيود اليومية في وافِق:

• دفتر الأستاذ العام: وهو سجل يضم مجموعة الحسابات المالية التي تمت في الشركة بحيث تُخصص صفحة لكل منها، والجدير بالذِكر أن هذه الحسابات تُسجل كقيود محاسبية في البداية في الدفتر اليومي قبل أن تُنقل إلى دفتر الأستاذ.

• التقارير المالية: وهي عبارة عن النتائج المالية للشركة التي يتم نشرها للجمهور، وعند إتمامها واعتمادها يتم إجراء ميزان المراجعة وذلك لضمان عدم وجود أي أخطاء في بيانات دفتر الأستاذ.

• الكشوف المالية: وهي السجلات الرسمية التي تضم جميع النشاطات المالية للشركة، بما فيها الأصول والالتزامات وحقوق الملكية في الميزانية العمومية اعتباراً من تاريخ تقييد المبالغ في الأرصدة، كما يتم فيها تضمين إجمالي حسابات الدخل والمصروفات لفترة كتابة التقارير في قائمة الربح والخسارة.

برامج المحاسبة الحديثة

ولحسن الحظ فانتَ لست بحاجة للقيام بكل ما سبق يدوياً، وبدلاً من ذلك يقوم البرنامج المحاسبي وافِق بالجزء الشاق من العمل موفراً لكَ إمكانية إجراء الحسابات المالية وكل ما يرتبط بها بسرعة ودقة عالية.

فمن خلال برنامج وافِق المتطور والمعتمد في الفوترة الإلكترونية، يمكننا مساعدتك على تتبع عمل شركتك وتقييم آدائها ورؤية نتائجها بشكل أوضح من أي وقت مضى، وقبل أن نختم المقال فإن هناك بعض الأمور الهامة التي لا زال علينا الحديث عنها حول القيود المحاسبية ودفتر الأستاذ العام، فإليك ذلك.

تعرف بالخطوات على كيفية تسجيل قيود محاسبية على وافِق.

شرح مفهوم دفتر الأستاذ العام

لا يمكن الاستغناء عن دفتر الأستاذ العام حتى في التطبيقات والبرامج، فهو موجود في وافق أيضاً، إلا أن تصفحه وتتبعه أصبح أسهل من الغوص في الكتاب الكبير والعريض الذي كان المحاسبون يتعاملون معه سابقاً، فهو باختصار عبارة عن سجل يضم الحسابات لكافة العمليات المالية التي تمت في الشركة طيلة فترة عملها.

لن تحتاج أبداً إلى إرسال معاملة القيود المحاسبية إلى دفتر الأستاذ

أصبحت كافة البيانات المالية التي تحتاجها مُخزنة في قاعدة بيانات كبيرة في برنامج وافق الآن، ويمكنكَ عرضها في أي وقت تشاء، بينما كان على المحاسب سابقاً كتابة المعاملات في دفاتر اليومية كقيود محاسبية، ونسخها في دفتر الأستاذ والتحقق منها مرات عديدة قبل تجميعها في القوائم المالية التي يمكنك استخدامها بعد ذلك.

دفتر أستاذ عام واحد يكفي مع وافِق

في الماضي، كانت الشركات الكبيرة التي لديها حجم كبير من المبيعات والمشتريات تقوم بتسجيل مبيعاتها في دفتر أستاذ محدد مثل دفتر الأستاذ الخاص بالمبيعات بعد إرسالها إلى القيود المحاسبية كقيود مباعة، وبالمثل سيتم عمل دفاتر أستاذ مختلفة لكافة القيود ومن ثم تجميعها في دفتر الأستاذ العام مع أخذ الفترة الزمنية بعين الاعتبار.

مثال على كيفية عرض وافِق لطرفي القيد:

لا تقلق بشأن كل ذلك، سيتكفل بكل تلك العمليات ولكنكَ أصبحت تعرف ما يحاول المحاسب شرحه لك عند الحديث عن دفتر الأستاذ العام أو القيود المحاسبية أو دفتر المشتريات وغيرها.