الفهم الشامل للجرد الدوري والمستمر



الجرد هو عنصر حيوي في أي عمل تجاري، سواء كان ذلك متجرًا بالجملة أو مؤسسة صناعية أو مطعمًا. فهو يتضمن تتبع جميع السلع والمواد المستخدمة في الأعمال، والتأكد من أنه يوجد كميات كافية من كل شيء.

هناك نوعين رئيسيين من الجرد: الجرد الدوري والجرد المستمر. كلا النوعين لديهم مزايا وعيوب خاصة بهم، والفهم الصحيح لهذه المفاهيم يمكن أن يساعد الشركات على تحقيق الربحية المثلى.

فئات الجرد

هناك ثلاثة أنواع رئيسية للجرد في أي عمل تجاري: جرد المواد الخام، الجرد أثناء الإنتاج، والجرد عند الإنتهاء. جرد المواد الخام يتضمن المواد الأولية التي يتم شراؤها ولكن لم تُستخدم بعد في الإنتاج. الجرد أثناء الإنتاج يشمل المواد التي تم استخدامها بالفعل في العملية الإنتاجية ولكن لم يتم الانتهاء منها بعد. وأخيرا، الجرد عند الإنتهاء يشمل المنتجات التي تم تصنيعها وهي جاهزة للبيع.

أهمية الجرد في تحسين الكفاءة التشغيلية

جرد المخزون هو عملية أساسية لا غنى عنها لأي شركة، حيث يساعد في تحديد القيمة الفعلية للأصول المتاحة، لضمان إعداد تقارير مالية دقيقة، وحماية الأصول ورؤية واضحة للوضع المالي للشركة. يعمل الجرد على تحسين الكفاءة التشغيلية من خلال تحقيق التوازن بين العرض والطلب، مما يقلل من مشكلات النقص أو التكدس الزائد للمخزون، كما يكشف عن أي اختلافات في الكميات، ويمنع السرقة والهدر. بالإضافة إلى ذلك، يسمح للشركة بتحديد البضائع التالفة أو المنتهية الصلاحية والتخلص منها بشكل آمن. أخيرًا، يعزز جرد المخزون الامتثال القانوني والشفافية المالية، مما يعزز ثقة المستثمرين ويقلل من المخاطر القانونية ويدعم استمرارية ونمو الأعمال.

مسؤوليات محاسب الجرد

يقوم محاسب جرد المخزون بدور أساسي في ضمان دقة وكفاءة عملية الجرد، حيث تتعدد مسؤولياته لتشمل جوانب مالية وتنظيمية مختلفة منها:

1. إعداد سجلات الجرد: حيث يتأكد المحاسب من أن جميع البيانات المتعلقة بالكميات والقيم مُحدثة ومُدخلة بشكل صحيح في النظام.، وهذا يشمل تحديث سجلات المخزون بعد كل عملية شراء أو بيع أو تلف.
2. مقارنة الكميات الفعلية بالمسجلة: يقوم المحاسب بمطابقة البيانات المسجلة مع الكميات الفعلية الموجودة في المستودع، للكشف عن أي اختلافات أو أخطاء. في حالة وجود فروقات، يقوم المحاسب بتحليل الأسباب واتخاذ الإجراءات التصحيحية، مثل تسجيل الخسائر أو تعديل السجلات.
3. تقييم قيمة المخزون: باستخدام طرق مثل FIFO أو LIFO أو التكلفة المتوسطة، يحسب المحاسب القيمة المالية للمخزون، مما يساعد في إعداد التقارير المالية الدقيقة. يؤثر هذا التقييم بشكل مباشر على قوائم الدخل والميزانية العمومية للشركة.
4. إعداد التقارير والتحليلات: يقوم المحاسب بتحليل بيانات المخزون لتحديد الاتجاهات، مثل العناصر البطيئة الحركة أو تلك التي تحتاج إلى إعادة تخزين. تساعد هذه التقارير الإدارة في اتخاذ قرارات مهمة بشأن المشتريات والتسعير والتخفيضات.
5. الامتثال للقوانين والمعايير المحاسبية: هو جزء لا يتجزأ من عمل محاسب الجرد. يتأكد المحاسب من أن جميع العمليات تتم وفقًا للمعايير المحلية والدولية، مثل معايير IFRS أو GAAP، مما يضمن الشفافية المالية ويقلل من المخاطر القانونية.

الجرد الدوري مقابل الجرد المستمر

في الجرد الدوري، يتم تحديث سجلات المخزون في نهاية فترة معينة، وقد يكون ذلك يوميًا، أسبوعيًا، شهريًا، أو حتى سنويًا. في هذا النوع من الجرد، يتعين على الشركات القيام بعمليات تدقيق فيزيائية للمخزون لتحديد مقدار البضائع المتبقية.

من ناحية أخرى، في الجرد المستمر، يتم تحديث سجلات المخزون في الوقت الفعلي مع كل عملية شراء أو بيع. هذا النوع من الجرد يعتمد على تكنولوجيا المعلومات لتتبع البضائع بدقة ويزيد من كفاءة العمليات.

إقرأ أيضاً: ما هو سند القبض وأهميته ومحتوياته. ما هو مقياس الأرباح قبل الفوائد والضرائب والاستهلاك والإهلاك؟

تحديات الجرد المستمر

الجرد المستمر، رغم مزاياه المتعددة، ليس خالياً من التحديات. يتطلب تنفيذه بشكل صحيح استخدام تكنولوجيا متقدمة لتتبع العمليات بشكل فعال ومتابعة البضائع بشكل دقيق. هذه الأنظمة قد تكون باهظة الثمن للشركات الصغيرة والمتوسطة التي تحاول البقاء في سوق تتسم بالتنافسية. وبالإضافة إلى التكلفة، قد يكون من الصعب التعامل مع الأخطاء في الجرد أو السرقة أو التلف في الوقت الفعلي، خاصة في البيئات التي تتعامل مع كميات كبيرة من البضائع. الجرد المستمر يتطلب ايضاً تحديث مستمر للنظام والبرمجيات للحفاظ على دقة البيانات، وهو ما قد يكون تحدياً للشركات التي تفتقر إلى الموارد اللازمة.

تحديات الجرد الدوري

تقتصر التحديات المرتبطة بنظام الجرد الدوري على عدة نقاط. أولاً، قد يتطلب الجرد الدوري مجهوداً ضخماً في حالات معينة، خاصة إذا كانت الشركة تتعامل مع كميات كبيرة من البضائع. الجرد الدوري قد يؤدي أيضاً إلى توقف العمليات التجارية خلال فترة الجرد، الأمر الذي قد يتسبب في خسائر مالية. وبالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يكون من الصعب اكتشاف الأخطاء والاختلاسات في الجرد حتى يتم الجرد الدوري التالي، مما يعرض الشركة لخطر الخسارة.

أوقات الجرد

توقيت جرد المخزون لا يقل أهمية عن العملية نفسها، فهو خطوة استراتيجية تحتاج إلى توقيت دقيق لتحقيق أقصى فائدة. اختيار الوقت المناسب لإجراء الجرد يمكن أن يُحدث فرقًا كبيرًا في دقة البيانات وكفاءة العمليات. أهم الأوقات لإجراء جرد المخزون:

1. نهاية الفترة المالية. سواء كانت شهرية أو ربع سنوية أو سنوية. في هذه المرحلة، تحتاج الشركات إلى بيانات دقيقة لإعداد التقارير المالية وقياس الأداء. الجرد في نهاية الفترة المالية يساعد في تحديد الأرباح والخسائر الفعلية.
2. قبل إعداد الميزانية أو التخطيط للمشتريات. قبل أن تقرر الشركة شراء بضائع جديدة أو تعديل خطط الإنتاج، تحتاج إلى تحديد المتوفر في المخزون بالضبط. يضمن الجرد في هذه المرحلة عدم شراء كميات زائدة أو نقص في المواد الخام.
3. بعد مواسم الذروة أو الحملات التسويقية الكبيرة. بعد فترات زيادة المبيعات، مثل الأعياد أو التخفيضات الموسمية، قد تختلف الكميات الفعلية عن المسجلة بسبب الحركة السريعة للبضائع. يساعد الجرد في هذه المرحلة في اكتشاف أي اختلافات أو سرقات، ويوفر بيانات دقيقة لتحليل أداء الحملة.
4. الجرد المفاجئ. يُجرى عند الشك في وجود مشكلات في المخزون، أو إذا كانت هناك تقارير عن سرقات أو تلف، فإن الجرد المفاجئ يمكن أن يكشف عن المشكلات بسرعة ويساعد في اتخاذ إجراءات تصحيحية فورية.
5. قبل تغيير الأنظمة أو البرامج المحاسبية. عند الانتقال إلى نظام جديد لإدارة المخزون، يجب التأكد من أن البيانات المدخلة صحيحة ودقيقة. يضمن الجرد في هذه المرحلة أن النظام الجديد يبدأ ببيانات موثوقة.

أمثلة على قيود الجرد:

شراء السلع

إذا اشترت الشركة سلعًا لإضافتها إلى المخزون، فقد تبدو القيد في الدفاتر مثل هذا:



هذا القيد يعبر عن إضافة سلع بقيمة 5000 دولار إلى المخزون، وهذا المبلغ مدين للموردين (ويتم تسجيله في الحسابات الدائنة).

بيع السلع

عندما تبيع الشركة السلع، يتم عادة تسجيل معاملتين - واحدة للإيرادات من البيع، والأخرى لتكلفة السلع المباعة (COGS):



القيد الأول يسجل إيرادات المبيعات التي يُتوقع تلقيها (الحسابات المدينة)، بينما يسجل القيد الثاني تكلفة السلع المباعة ويقلل من المخزون.

مردودات المبيعات

إذا أعاد العميل السلع التي تم بيعها سابقاً، قد تبدو القيود كما يلي:



حساب مردودات المبيعات يسجل مبلغ المبيعات التي تم إرجاعها، مما يقلل من الحسابات المدينة. القيد الثاني يزيد من المخزون للبضائع التي تم إرجاعها ويقلل من تكلفة السلع المباعة.

دفع النفقات

إذا كانت الشركة تتكبد نفقات تتعلق بالبيع (مثل رسوم التوصيل)، فقد تسجل:



هذا القيد يزيد من حساب مصاريف التوصيل ويقلل من حساب النقدية.

هذه الأمثلة تظهر كيف يتم تسجيل المعاملات المتعلقة بالجرد في دفاتر الأعمال، والتي بدورها تلعب دوراً في حساب الربحية وإبلاغ قرارات الأعمال.

إقرأ أيضاً: ما الفرق بين الدائن والمدين (شرح بالأمثلة).

خانات دفتر الجرد

دفتر جرد المخزون هو أداة قوية تساعد الشركات في إدارة المخزون بشكل فعال. يحتوي هذا الدفتر على عدة عناصر أساسية تضمن دقة البيانات وسهولة الوصول إليها. ما دور هذه العناصر / الخانات وكيفية استخدامها؟



أفضل الممارسات لإدارة الجرد

إدارة الجرد بشكل فعال تتطلب التخطيط والتنظيم والتحكم الجيد. أولاً، يجب على الشركات فهم الطلب وتوقعاته للتأكد من أن المخزون يتوافق مع الطلب. بالإضافة إلى ذلك، يجب استخدام أدوات إدارة المخزون المناسبة، مثل أنظمة الجرد، لضمان تحديثات مستمرة للمخزون وتجنب النقص أو الفائض في المخزون. أخيراً، يجب على الشركات الاستثمار في تدريب العاملين على أفضل الممارسات لإدارة الجرد لتحقيق أعلى فعالية في عمليات الجرد.

كيفية التعامل مع العناصر التالفة أو المنتهية الصلاحية؟

إذا أُهملت العناصر التالفة أو المنتهية الصلاحية، قد يحدث تضخيم في قيمة المخزون بشكل غير واقعي، مما يؤثر على التقارير المالية واتخاذ القرارات داخل الشركات.

• أولاً، يجب إجراء جرد دوري وشامل للمخزون للكشف عن أي عناصر تالفة أو منتهية الصلاحية، وأن يكون هذا الجرد جزءًا من الروتين اليومي أو الأسبوعي، خاصة في الصناعات التي تتعامل مع منتجات سريعة التلف مثل المواد الغذائية أو الأدوية.
• ثانيًا، وبمجرد اكتشاف العناصر التالفة أو المنتهية الصلاحية، يجب تحديد سياسة واضحة للتعامل معها بخطوات تفصيلية، سواء كانت إصلاح العناصر التالفة إذا أمكن، أو التخلص الآمن من العناصر المنتهية الصلاحية؛ مثل إعادة التدوير أو التخلص في مرافق خاصة، خاصة إذا كانت العناصر خطرة أو ضارة بالبيئة.
• ثالثًا، يجب تسجيل قيمة العناصر التالفة أو المنتهية الصلاحية كخسائر في الحسابات المالية للحفاظ على دقة البيانات المالية، بالإضافة إلى تحديد الأنماط أو الأسباب الكامنة وراء التلف أو الانتهاء، مما يُمكِّن الشركة من اتخاذ إجراءات وقائية في المستقبل.
• أخيرًا، تحليل تأثير هذه الخسائر على العمليات التشغيلية والمالية للشركة لتعديل سياسات الشراء أو تحسين ظروف التخزين. على سبيل المثال، إذا كانت نسبة كبيرة من المخزون يتلف بسبب سوء التخزين، فقد تحتاج الشركة إلى استثمار في تحسين البنية التحتية للتخزين.

الدور التكنولوجي في إدارة الجرد: استخدام البرمجيات في إدارة الجرد

في العالم الرقمي الحديث، غيرت البرمجيات بشكل جذري كيفية إدارة الجرد.

• تتيح البرمجيات تتبع المخزون الحالي بشكل فوري وتحديث البيانات بشكل مستمر.
• تقدم البرمجيات تقارير مفصلة تساعد في تحليل وتحسين عمليات الجرد.
• برنامج وافِق المحاسبي يتيح ليس فقط تتبع المخزون، بل ويوفر أيضا مجموعة من الأدوات القوية التي تساعد الشركات على تحقيق أقصى استفادة من البيانات المتعلقة بالجرد.
• تحليلات المبيعات، الربحية، والتكاليف، يمكن استخدامها من قبل الشركات لتحسين العمليات وزيادة الكفاءة.

الجرد والربحية: العلاقة بين إدارة الجرد والربحية في الأعمال.

إدارة الجرد بشكل فعال تلعب دورًا حاسمًا في تحقيق الربحية في الأعمال. تحافظ على الموارد المالية عن طريق تقليل تكاليف الجرد غير الضرورية، مثل تكاليف التخزين الزائدة والخسائر الناتجة عن المنتجات التالفة أو الزائدة. من خلال ضمان توفر المنتجات المطلوبة وقت الطلب، يمكن أيضا تحسين رضا العملاء وزيادة المبيعات. فالأعمال التي تدير جردها بشكل جيد تتمتع بقدرة أكبر على التكيف مع تغييرات السوق ومتطلبات العملاء، مما يزيد من ربحيتها.

كيفية حساب صافي الربح بعد الجرد السنوي؟

• حساب إجمالي الإيرادات، وهو المبلغ الكامل الذي تم تحقيقه من المبيعات خلال السنة.
• ثم، خصم تكلفة البضاعة المباعة (COGS)، والتي تشمل تكلفة المواد الخام والعمالة، وأي نفقات مباشرة مرتبطة بإنتاج البضائع المباعة.

• بعد ذلك، يتم خصم المصروفات التشغيلية مثل؛ الرواتب والإيجار والمرافق، من إجمالي الربح (الإيرادات مطروحًا منها تكلفة البضاعة المباعة).
• وأخيرًا، يتم إضافة أو خصم أي إيرادات أو مصروفات أخرى مثل؛ الفوائد أو الضرائب، للحصول على صافي الربح.

المعادلة النهائية هي:

المعادلة النهائية هي:

صافي الربح =إجمالي الإيرادات - تكلفة البضاعة المباعة - المصروفات التشغيلية ± إيرادات/مصروفات أخرى.

كيفية تنفيذ جرد المخزون على وافق

يساعد وافق على تتبع المخزون بشكل تلقائي عند شراء أو بيع المنتجات. لتفعيل ميزة تعقب أو جرد المخزون لمنتج، اتبع الخطوات التالية:

1. توجه إلى القائمة اليمنى؛ اختر "المنتجات" لفتح الصفحة.
2. أدخل تفاصيل المنتج:

• أدخل اسم المنتج ورقم المنتج (SKU)
• أضف وصفًا للمنتج لتوضيح تفاصيله.

3. إعداد التكلفة والسعر (اختياري):

• سجّل تكلفة شراء المنتج لكي يملأ وافق هذه التكلفة تلقائيًا، عند إصدار فاتورة بيع.
• أضف سعر البيع للمنتج لاستخدامه لاحقًا في برنامج وافق، كقيمة افتراضية عند إنشاء فواتير المشتريات.

4. ضع علامة "نعم" في عمود "تتبع المخزون" لتسجيل الكميات المتاحة تلقائيًا عند إصدار فواتير البيع أو الشراء.

5. إعداد الحسابات والضرائب:

• يضيف "وافق" حساب تكلفة البضاعة المُباعة بشكل تلقائي.
• حدد الحساب الذي ترغب في تسجيل الإيرادات فيه ومعدل ضريبة الدخل.
• أدخل معدل ضريبة الشراء المضافة إلى الفواتير لكل مرة تشتري فيها هذا المنتج.

أسئلة متكررة

ما الفرق بين الجرد المادي والمحاسبي؟

يعتمد الجرد المادي على العدد الفعلي للبضائع والمنتجات الموجودة في المخزون، من خلال فحص كل عنصر وتسجيل الكميات الفعلية. بينما يركز الجرد المحاسبي على تقييم قيمة المخزون وتسجيله في السجلات المالية، من خلال بيانات مثل تكلفة الشراء وتكلفة البضاعة المباعة (COGS)، ويتم تحديثه بشكل مستمر مع كل عملية شراء أو بيع. على سبيل المثال، إذا كشف الجرد المادي عن نقص في الكميات، تُعدّل القيمة المحاسبية للمخزون وفقًا لذلك، فكلاهما ضروري لضمان دقة البيانات المالية وكفاءة إدارة المخزون.

ما هي طرق تسعير المخزون؟

هي الأساليب المستخدمة لتحديد تكلفة البضاعة المُباعة (COGS) وقيمة المخزون المتبقي. يعتمد اختيار الطريقة المناسب على طبيعة عملك والأهداف المالية، حيث تؤثر كل طريقة على الربح المُعلن والضرائب، لذا يجب اختيارها بعناية. تشمل الطرق الرئيسية:

1. طريقة FIFO (الوارد أولًا صادر أولًا): تفترض أن العناصر الأقدم هي التي تُباع أولاً، وهي مناسبة في فترات التضخم لأنها تعكس التكلفة الحقيقية، لكن قد تزيد من الضرائب لأنها تعكس أرباحًا أعلى.
2. طريقة LIFO (الوارد أخيرًا صادر أولًا): تفترض أن العناصر الأحدث تُباع أولاً، وهي مفيدة لتقليل الضرائب في فترات ارتفاع الأسعار، لكنها قد تعطي صورة غير دقيقة عن قيمة المخزون المتبقي، حيث تعتمد على تكاليف قديمة كما أنها غير مسموح بها في بعض المعايير المحاسبية الدولية مثل IFRS.
3. طريقة التكلفة المتوسطة: تأخذ هذه الطريقة متوسط تكلفة جميع الوحدات المتاحة، مما يوفر توازنًا بين التقلبات السعرية ولكنها أقل دقة في تحديد الربح الفعلي

ما هي إجراءات الجرد للأصول الثابتة؟

يتطلب جرد الأصول الثابتة (مثل المباني والمعدات، والسيارات) إجراءات دقيقة لضمان دقة البيانات وحماية أصول الشركة، وتشمل هذه الخطوات:

• تحديد جميع الأصول الثابتة وتصنيفها حسب النوع (معدات وأثاث، وغيرها).
• فحص كل أصل بشكل فعلي للتأكد من وجوده وحالته.
• التقييم المالي: تقييم قيمة كل أصل بناءً على تكلفة الشراء أو القيمة السوقية الحالية.
• تسجيل البيانات في السجلات المالية، مع توثيق أي تلف أو فقدان.
• المراجعة الدورية: إجراء جرد دوري (سنوي أو نصف سنوي) لضمان دقة البيانات.

ختاماً

بصفة عامة، إدارة الجرد هي مهمة بالغة الأهمية لأي نوع من الأعمال. إدارة الجرد بشكل صحيح يمكن أن يوفر للشركات الاستقرار المالي والقدرة على توقع الربحية. لكنه يتطلب تفانياً وانتباهاً للتفاصيل، خاصة عند التعامل مع كميات كبيرة من السلع والمعاملات المتعددة.

استخدام التكنولوجيا والبرمجيات مثل وافق يمكن أن يساعد في تبسيط هذه العملية ويجعلها أكثر دقة وكفاءة. ولكن حتى مع استخدام البرمجيات، من الضروري أن يكون لدى الأفراد المناسبين المهارات والمعرفة اللازمة لإدارة الجرد بشكل فعال.

التحديات التي تواجه إدارة الجرد قد تكون مرهقة، ولكن مع الممارسات الجيدة والأدوات المناسبة، يمكن للشركات أن تتغلب على هذه التحديات وتضمن أن مستودعاتها تدير بكفاءة وبتكلفة فعالة. فبناء نظام جرد فعال يمكن أن يساعد في تقليل النفقات وزيادة الأرباح، وهو ما يعود بالنفع على الأعمال على المدى الطويل.