ما هو أمر الشراء؟

يعتقد البعض بأن إنشاء أوامر الشراء هي خطوة إضافية لا حاجة لها عند إجراء الصفقات وعمليات البيع والشراء، لكن هل هي كذلك بالفعل؟ وما أهميتها؟ وكيف يمكن إنشاؤها؟ ومما تتكون؟ وما الحالات التي لا يكون من الضروري إنشاؤها فيها؟ لمعرفة كل ذلك تابع قراءة المقال.

ما الفرق بين أمر الشراء والفاتورة؟

يُعتبر الفرق الرئيسي بين أمر الشراء والفاتورة هو أن البائع يقدم الفاتورة لضمان الدفع بمجرد اكتمال العملية، أما أمر شراء فيقوم المشتري بتقديمه لتتبع عملية الشراء والتأكد من استلام السلعة أو الخدمة.

وتُحدد أوامر الشراء محتويات الطلب ووقت التسليم، ويتم إصدارها من قِبل العميل (المشتري) إلى البائع، كما تحتوي على معلومات شاملة عن الخدمة أو المنتج التي يريد العميل الحصول عليه، وكميته، وطبيعته (وصف شامل عن العناصر) وتاريخ الشراء وشروط الدفع أيضاً.

ويقوم البائع بإرسال الفاتورة بعد الموافقة على أمر الشراء فقط، ويحرص الموردون عادةً على إدراج رقم أمر الشراء في النموذج الأصلي عند إصدار الفاتورة، والتأكد من أن البيانات في كليهما متطابقة وذلك حتى يتمكن القسم المالي من التحقق بسهولة من أن صحة التفاصيل الموجودة على الفاتورة.

ما الفرق بين أوامر الشراء وأوامر البيع؟

يتم إصدار أوامر الشراء من المشتري إلى البائع لتأكيد عمليات الشراء بشكل رسمي، بينما يَستخدم البائعون أوامر البيع للتواصل مع المشترين لتأكيد المعاملة قبل البدء بتنفيذ الطلب.

إقرأ المزيد عن كل أساسيات المحاسبة.

لماذا تَستخدم الشركات أوامر الشراء؟

تكتفي معظم الشركات الصغيرة باتباع استراتيجيات بسيطة ومباشرة لتوثيق تعاملاتها المالية، وقد يكون ذلك مقبولاً في البداية عند الحصول على السلع والخدمات مقابل المال، ولكن لاحقاً عند نمو الأعمال وتوسعها سيصبح من الصعب اتباع هذه الطريقة، وسيكون من الضروري على الشركات استخدام أوامر الشراء لإثبات العمليات بين التاجر والمورد. وإليكَ 4 أسباب رئيسية تدفعك كصاحب أعمال لاستخدام أوامر الشراء في مؤسستك:

1. أوامر الشراء تضمن حقوقك القانونية

لتوضيح ذلك إليكَ المثال الآتي:

افترض أنكَ اشتريت 20 جهازاً من بائع ما، واتفقتَ معه على مكان وموعد التسليم، وعندما أتى الموعد فوجئت بثمانية عشرة 18 جهازاً فقط!، أين الجهازين المتبقيين؟ من المخطىء؟ كيف يمكنكَ اثبات حقك القانوني ومقاضاة البائع؟

• تُساعد أوامر الشراء على إثبات حقك القانوني فهي بمثابة عقد نافذ ومعتمد قانويناً.
• تُساعد أوامر الشراء على بيان مكان الخطأ الحاصل خلال عملية الشراء دون الحاجة لمستندات ورقية أخرى.
• تُؤكد أوامر الشراء المعاملة بين الطرفين وتقلل من نسبة التشكيك بها من خلال صياغة اتفاقية نافذة قانونياً بين الطرفين تعمل كسجل معاملة موثق.

وبمجرد استلام البائع لأمر الشراء وقبوله بالتوقيع عليه فسيكون ملزماً للتنفيذ، وسيكتسب الأمر حينها صفة قانونية بالكامل.

2. أوامر الشراء تسهل تتبع الطلبات

تُمكنك أوامر الشراء من تتبع جميع المنتجات والخدمات التي اشتريتها بشكل أفضل، بالإضافة إلى توضيح طريقة الدفع وموعد التسليم، إذ يتم منح كل أمر شراء رقماً فريداً خاصاً به يُمكنكَ من تتبع الطلبات التي أرسلتها بسرعة، وهي مشابهة تماماً لمبدأ عمل أرقام الفواتير التي تساعدك على تتبعها بسهولة أيضاً.

• من الناحية التشغيلية تُساعد أوامر الشراء على معرفة وقت وتاريخ تسليم المورد للسلعة، وهو ما يمنحك مزيداً من الثقة في مراقبة عملك.
• من الناحية المحاسبية تُساعد أوامر الشراء على وضع الميزانية المناسبة مع التأكد من أن لديك سعر شراء واجب التطبيق بالقانون.

3. أوامر الشراء تساعد في تجنب مشاكل المراجعة والتدقيق

تُعتبر أوامر الشراء وسيلة رئيسية في مساعدة المدققين على تتبع الفواتير والإيصالات، مما يقلل من ضغط العمل وكميته، ويجعل عملية المراجعة والتدقيق أسهل بكثير مما قبل، أما المدققون الذين لا يستخدمون أوامر الشراء فيضطرون لاستنزاف الوقت والجهد الكبيرين في مراجعة الفواتير والإيصالات ورسائل البريد الإلكتروني مع الموردين.

4. أوامر الشراء تساعد البائعين بطرق مختلفة

ستتمكن من الحصول على شحنتك بسرعة أكبر عندما تتعامل بأوامر الشراء، وذلك لأن كل المعلومات المتعلقة بالمنتج أو الخدمة مُدرجة في أمر الشراء ولا داعي لتأخيرها أكثر.

بالإضافة إلى أن أوامر الشراء تجعل التعاملات المالية أكثر بساطة وأقل تعقيداً، ولن تحتاج لكثرة التنقل أو المزيد من الإجراءات أو تحمل تأخيرات سوء التفاهم في الصفقات.

كيف يتم التعامل مع أوامر الشراء؟

قد تكون خطوات إنشاء أوامر الشراء مُحددةً بعض الشيء، فمن وجهة نظر المشتري فإن الخطوات اللازمة لإنشاء معاملة نموذجية باستخدام أمر الشراء هي:

• تقوم الإدارة أولاً بإبلاغ قسم المشتريات في شركتك بالحاجة لإجراء عملية شراء، وذلك من خلال إرسال نموذج طلب شراء.
• إذا وافق قسم المشتريات على الطلب يتم حينها ملء أمر الشراء وإرفاق كافة التفاصيل المتعلقة فيه.
• يقرر البائع بعد ذلك إذا كان قادراً على تلبية الطلب بعد استلام أمر الشراء أم لا، حيث يجب عليه منح موافقته قبل أن تتمكن الشركة من شراء السلع أو الخدمات بشكل قانوني.
• يرسل المشتري دفعة من المال المتفق عليه (أو قد يفعل ذلك في تاريخ لاحق اتفق عليه الطرفان وتم تحديده في أمر الشراء).
• يقوم البائع بتسليم الطلب والفاتورة، وبعد ذلك يؤكد القسم المالي للطرف المشتري أن الفاتورة وأمر الشراء متطابقان مع بعضهما البعض.

عناصر أمر الشراء

قد يختلف شكل أمر الشراء من شركة إلى أخرى، بينما تتضمن أوامر الشراء العناصر والمعلومات الآتية:

• رقم أمر الشراء.
• تاريخ أمر الشراء.
• اسم البائع.
• العنوان الذي يجب إرسال الفاتورة إليه.
• عنوان الشحن.
• تفاصيل اتصال إضافية مثل عناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف.
• تاريخ التسليم.
• طريقة الشحن.
• شروط الشحن.
• اسم العنصر.
• تفاصيل العنصر والبيانات الفنية.
• رقم العنصر.
• التكلفة الوحدة.
• الضرائب.
• التكلفة الإجمالية.
• شروط الدفع.

وبشكل عام فإن معظم أوامر الشراء موحدة بين معظم المؤسسات والشركات، وتتضمن التفاصيل الأساسية مثل: البائع والمشتري (الأسماء والعناوين)، ومعلومات عن الطلب نفسه (نوعه، ورقمه، وسعره، وماهيته ومكوناته، وكميته ..الخ)، ومعلومات عن شروط الدفع (تاريخ الدفع، وطريقته كالدفع نقداً أو شيكات وغيرها).

ولقد اتجهت معظم الشركات حالياً إلى التطبيقات والبرامج المحاسبية الذكية مثل وافِق، فهي تتيح إمكانية إنشاء أوامر شراء إلكترونية بسرعة وبساطة وكفاءة عالية، وهو ما يوفر الكثير من الجهد والمال والوقت على تلك الشركات.

هل هناك حالات يكون أمر الشراء غير ضرورياً فيها؟

من الأفضل أن يتم توثيق أي عملية شراء في الشركة بأوامر الشراء، إلا أن هناك بعض المصاريف والنفقات الدورية المتعلقة بالنشاطات والعمليات التشغيلية اليومية للشركة التي لا تتطلب إنشاء أوامر شراء، مثل الكهرباء والتدفئة والغاز والاشتراكات الشهرية العضوية للموظفين وغيرها، إذ تقوم الشركة بدفعها بشكل شهري دائماً.

كما يتم توثيق مدفوعات النفقات الداخلية مثل لوازم المكاتب والقرطاسية ورحلات السفر والكتب والترفيه في نموذجٍ منفصل يشار إليه عادةً باسم طلب استرداد القيمة أو طلب السداد.

وهناك فئة ثالثة من المعاملات التي لا يمكن إنشاء أوامر شراء عند القيام بها، وهي المعاملات ذات التكلفة الإجمالية المستقبلية غير المتوقعة، مثل رسوم الإعلانات والرسوم القانونية، وتلجأ حينها الشركات إلى الفواتير لتوثيق المعاملة، إذ يُشترط معرفة مبلغ المعاملة الكامل مقدماً عند إنشاء أوامر الشراء.

بالإضافة إلى ذلك تضع الشركات في الكثير من الأحيان حداً لأقل تكلفة لتقديم أمر الشراء، فعلى سبيل المثال يمكن لشركتك اتخاذ قرار بأن من الأفضل عدم استخدام أمر شراء لأي طلبات تقل قيمتها عن 1.000 ريال سعودي.

ختاماً

بشكل عام، تُعتبر أوامر الشراء بمثابة وثائق رسمية هامة للمشترين والبائعين على حدٍ سواء، فهي تساعد في تسهيل المعاملات المالية والصفقات، وعمليات التدقيق والمراجعة، وتوفر الحماية القانونية لجميع الأطراف، مما يجعلها الخيار الصحيح دوماً.