مسير الرواتب: دليل شامل لتسهيل إدارة الأجور



مسير الرواتب ليس مجرد ورقة تتضمن أرقامًا وحسابات، بل هو جزء لا يتجزأ من الشركة فهو الرابط الذي يصل بين جهد الموظفين والمكافآت المستحقة، ويمثل التزام الشركة تجاه موظفيها. تخيل معي، كل شهر عندما يتلقى الموظف راتبه في وقته المحدد وبالمبلغ الصحيح، كيف يشعر بالارتياح والثقة في مكان عمله. هذه الثقة تعزز الروح المعنوية وتزيد من الإنتاجية، مما يسهم في نجاح الشركة بشكل عام.

لكن إدارة الرواتب ليست مهمة بسيطة. إنها عملية معقدة تتطلب دقة واهتمامًا بالتفاصيل لضمان حساب الرواتب بشكل صحيح، واتباع القوانين واللوائح المتعلقة بالضرائب والخصومات. وفي هذا المقال، سنأخذك في جولة شاملة لتفهم كل ما يتعلق بمسير الرواتب، بدءًا من تعريفه وأهميته، وصولاً إلى كيفية إنشائه وإدارته بكفاءة. سنستعرض أيضًا أهمية استخدام البرامج المحاسبية المتخصصة ودورها في تسهيل هذه العملية الحيوية.

دعنا نبدأ هذه الرحلة ونتعمق في عالم مسير الرواتب، لنكتشف كيف يمكن أن يكون مفتاحًا لتحسين بيئة العمل وتحقيق الاستقرار المالي للشركة.

ما هو مسير الرواتب؟

عندما نتحدث عن مسير الرواتب، فإننا نشير إلى مجموعة من البيانات المالية التي تشمل تفاصيل الأجور والخصومات والمكافآت والضرائب والتأمينات الاجتماعية. هذه التفاصيل تساهم في التأكد من أن كل موظف يحصل على حقوقه المالية بشكل عادل ودقيق. بالإضافة إلى ذلك، يساعد مسير الرواتب في الحفاظ على سجلات دقيقة يمكن العودة إليها عند الحاجة، سواء للتدقيق أو لإعداد التقارير المالية.

محتويات مسير الرواتب في السعودية

مسير الرواتب في المملكة العربية السعودية يحتوي على مجموعة من العناصر الأساسية التي تضمن دقة وشفافية العملية المالية، وتساعد في توثيق تفاصيل الأجور لكل موظف. هذه المحتويات تشمل:

• الاسم الكامل: يجب أن يتضمن مسير الرواتب الاسم الكامل لكل موظف.
• رقم الهوية الوطنية: لتحديد هوية الموظف بشكل دقيق.
• تاريخ الميلاد: لتحديد عمر الموظف وأي حقوق مرتبطة بذلك.
• بيانات الاتصال: مثل رقم الهاتف والبريد الإلكتروني للتواصل الفوري.
• تاريخ البداية والنهاية: يجب تحديد الفترة الزمنية التي يغطيها مسير الرواتب، مثل شهر أو أسبوعين.
• الأيام والساعات الفعلية: عدد الأيام والساعات التي عمل خلالها الموظف في فترة الدفع المحددة.
• الساعات الإضافية: أي ساعات عمل إضافية قام بها الموظف.
• الغياب: عدد الأيام أو الساعات التي تغيب فيها الموظف، سواء كانت بعذر (مثل الإجازات المرضية) أو بدون عذر.
• الإجازات السنوية والمرضية: تفاصيل الإجازات المختلفة التي استحقها الموظف.
• الراتب الأساسي: المبلغ الذي يستحقه الموظف بناءً على عقد العمل.
• الزيادات والأجور الإضافية: أي زيادات أو مكافآت إضافية مثل السلف أو التعويضات أو بدل الإجازات.
• التأمينات الاجتماعية: المبالغ المستقطعة للتأمينات الاجتماعية.
• الضرائب: أي ضرائب مستحقة على الراتب.
• الخصومات: أي خصومات أخرى نتيجة لمخالفات أو استقطاعات أخرى.
• الأجر النهائي: المبلغ الذي يحصل عليه الموظف بعد تطبيق جميع الزيادات والاستقطاعات.
• التوثيقات: أي وثائق أو أوراق تدعم التفاصيل المالية مثل ساعات العمل الإضافية أو الغياب.
• توقيع الموظف: مساحة لتوقيع الموظف وإقراره بصحة المعلومات واستلام راتبه.



تعرف على المزيد حول أهم التفاصيل حول سلم الرواتب في السعودية والإمارات ومصر.

طرق معالجة مسير الرواتب المختلفة

يوجد أكثر من خيار لمعالجة مسير الرواتب، فبالنسبة للشركة الناشئة صغيرة الحجم غالبا ما تبدأ بالمعالجة اليدوية لعمليات مسير الرواتب، إلا أنه مع نمو حجم الشركة واستغراق هذه العملية المزيد من الوقت، تظهر الحاجة إلى معالجتها بشكل احترافي ما يؤدي إلى تقليل الوقت والجهد المطلوب والحد من وقوع الأخطاء. فيما يلي الطرق الثلاثة الأكثر شيوعا لمعالجة سير الرواتب:

يدويا من داخل الشركة

تحسب الشركة الرواتب وفقا لهذه الطريقة باستخدام جداول البيانات مثل ملفات الإكسل، تتسم هذه العملية بالتعقيد نظرا لتفاوت رواتب الموظفين، لذلك تكون أكثر عرضة لحدوث الأخطاء في ظل اعتمادها على الجهد البشري بالأساس. إضافة إلى ذلك تحتاج إلى أن يتتبع الموظف المنوط به معالجة الرواتب التغييرات التي تطرأ على قوانين العمل والضرائب لضمان حساب الرواتب بشكل سليم.

تعد الطريقة اليدوية هي الطريقة الأبطأ والأكثر جهدا، وذلك بسبب اضطرار الموظف فيها إلى تسجيل مختلف البيانات المتعلقة بالرواتب في شكل ورقي من أجل إثبات العمليات وحماية الشركة في حالة إجراء فحص أو مراجعة.

تعرف على أفضل 10 أدوات رقمية أساسية لرواد الأعمال في عام 2024.

الاستعانة بخدمات محاسبية خارجية

الاستعانة بشركة خارجية لمعالجة الرواتب تعد خيارًا شائعًا خاصةً بين الشركات الكبيرة والمتوسطة الحجم. تقوم الشركة الخارجية بإدارة كافة جوانب الرواتب، بما في ذلك حساب الرواتب والاستقطاعات والزيادات والخصومات، مما يوفر على الشركة الوقت والجهد ويضمن الدقة والامتثال للقوانين.

استخدام برامج محاسبية متخصصة

يمكن للشركات استخدام برامج محاسبية متخصصة لمعالجة الرواتب بشكل آلي. تتيح هذه البرامج إعداد مسيرات الرواتب وإدارة الاستقطاعات والزيادات بشكل آلي، مما يقلل من الأخطاء البشرية ويوفر الكثير من الوقت والجهد. تُعد برامج المحاسبة مثل "وافق" من الأدوات الفعالة في هذا المجال، حيث توفر واجهة سهلة الاستخدام وتتكامل مع أنظمة الشركة الأخرى لتبسيط العمليات المالية.

فوائد استخدام برامج محاسبية متخصصة

استخدام برامج محاسبية متخصصة لمعالجة الرواتب يوفر العديد من الفوائد، منها:

• تقليل الأخطاء: البرامج المتخصصة تقلل من الأخطاء التي قد تنتج عن العمليات اليدوية.
• توفير الوقت: الأتمتة تسرع من عملية إعداد مسيرات الرواتب، مما يوفر وقت الموظفين.
• الامتثال للقوانين: البرامج المحاسبية المتخصصة تضمن الامتثال للقوانين واللوائح، مما يقلل من المخاطر القانونية.
• التكامل مع الأنظمة الأخرى: تتكامل هذه البرامج مع أنظمة المحاسبة والموارد البشرية الأخرى في الشركة، مما يسهل من عملية إدارة البيانات.

إعداد مسير الرواتب للموظفين على وافق

يساعدك "وافق" على إدارة مسير الرواتب بكفاءة. وسنستعرض كيفية إعداد مسير الرواتب باستخدام "وافق" خطوة بخطوة.

كيف يتم إدراج وصرف رواتب الموظفين باستخدام "وافق"؟

ميزة "الرواتب والموظفين" في "وافق" تتيح لك القيام بالإجراءات التالية:

• إدراج جميع الموظفين وتحديد رواتبهم.
• إنشاء كشف الرواتب وإرساله للموظفين.
• تقسيم أنواع المدفوعات المختلفة من الراتب (مثل بدل السكن، الراتب الأساسي، الموصلات، التأمين وغيرها).
• سداد مطالبات الموظفين خلال دورة كشف الرواتب.

إدراج الموظفين والرواتب



• انتقل إلى صفحة "الرواتب" في القائمة اليمنى.
• في كل صف، أدخل "اسم الموظف" وواحد أو أكثر من عناصر الراتب لكل موظف.
• أدخل "وصف" السطر و"المبلغ".
• حدد "الحساب" الذي ستسجل فيه بند الدفع، والذي يكون عادة حساب "رواتب وأجور الموظفين".
• أدخل "العملة".

مسير الرواتب



• اضغط على "مسير الرواتب".
• سيتم إنشاء رواتب الموظفين في حالة مسودة.
• إذا كنت بحاجة إلى تعديل مبلغ عنصر، يمكنك تغييره الآن. يمكنك أيضاً إضافة سطر بالضغط على زر "أضف سطر". على سبيل المثال، يمكنك القيام بذلك إذا كنت تريد مكافأة موظفيك.
• أدخل "التاريخ" الذي تريد تسجيل مصروف الرواتب فيه.
• غيّر الحالة إلى "مرسل".

في هذه المرحلة، يسجل "وافق" هذه المصروفات في تقرير "قائمة الدخل" تحت الحساب الذي حددته في سطر الراتب. وستظهر إلتزامات "الأجور المستحقة الدفع" في "ميزانيتك العمومية"، مما يعني أنك سجلت مصروفات الرواتب ولكن لم تدفعها بعد.

تسجيل مدفوعات الرواتب

لتسجيل دفع الرواتب، انتقل إلى صفحة صرف الرواتب ثم اضغط على زر + تحت عمود المدفوعات:

• أدخل "تاريخ" الدفع.
• من القائمة المنسدلة "تم الدفع من خلال"، حدد الحساب الذي قمت بالدفع منه.
• حدد "مبلغ" الدفع.
• اضغط على "حفظ".

اقرأ بالتفصيل حول إعداد مسير رواتب الموظفين على وافِق. 

أوقات رفع مسيرات الرواتب في السعودية

في المملكة العربية السعودية، تختلف أوقات رفع مسيرات الرواتب وتسليم كشوف الرواتب بناءً على السياسات الداخلية للشركات والمؤسسات واحتياجاتها. ومع ذلك، هناك بعض الأوقات الشائعة والممارسات المعتادة التي يمكن اتباعها:

الرواتب في القطاع الحكومي

بالنسبة للقطاع الحكومي، حددت وزارة المالية السعودية أقصى موعد لرفع مسيرات رواتب الموظفين الحكوميين عند نهاية العمل في يوم 20 من كل شهر ميلادي. يتم ذلك لضمان أن يتمكن الموظفون من استلام رواتبهم في الوقت المناسب وبصورة منتظمة.

الرواتب في القطاع الخاص

أما بالنسبة للقطاع الخاص، فيمكن أن تختلف الأوقات حسب سياسات الشركة، حيث يمكن للشركات اختيار إحدى المواعيد الآتية لرفع مسير رواتب الموظفين:

كل شهر: يتم إصدار كشف الرواتب مرة واحدة في الشهر، وغالبًا ما يكون الإصدار في آخر أيام الشهر. هذا هو الأكثر شيوعًا لأنه يتماشى مع العديد من السياسات الداخلية للشركات ويساعد في تنظيم الأمور المالية بشكل منتظم.

كل نصف شهر: يتم الإصدار مرتين في الشهر، مرة في منتصف الشهر ومرة في آخره. هذا النظام يساعد في توفير رواتب الموظفين بانتظام ويقلل من الضغط المالي في نهاية الشهر.

كل أسبوعين: يتم الإصدار كل أسبوعين، مما يعني أن الموظفين يحصلون على رواتبهم بشكل متكرر. هذا النظام قد يكون مفيدًا للشركات التي تفضل توزيع الرواتب بشكل متساوٍ على مدار الشهر.

أهمية الالتزام بأوقات رفع مسيرات الرواتب

الالتزام بأوقات رفع مسيرات الرواتب يعتبر من الأمور الحيوية لضمان سلاسة العمليات المالية والإدارية في أي مؤسسة. عدم الالتزام بهذه الأوقات قد يؤدي إلى:

1. عدم رضا الموظفين: تأخر صرف الرواتب يمكن أن يؤثر بشكل سلبي على رضا الموظفين وتحفيزهم، مما قد يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية وزيادة نسبة الغياب.
2. التعرض للغرامات: في حالة عدم الالتزام باللوائح والتعليمات الحكومية، قد تتعرض الشركة للغرامات والعقوبات المالية.
3. اضطراب العمليات المالية: تأخير الرواتب يمكن أن يؤدي إلى اضطراب في إدارة السيولة النقدية داخل الشركة.

استقطاعات الرواتب وأنواعها

ما هي استقطاعات الرواتب؟

استقطاعات الرواتب هي المبالغ التي يتم خصمها من الراتب الإجمالي للموظف قبل الوصول إلى صافي الأجر الذي يتم صرفه للموظف. تهدف هذه الاستقطاعات إلى تلبية متطلبات قانونية أو اتفاقات تعاقدية أو التزامات مالية معينة يجب على الموظف الوفاء بها.

أنواع استقطاعات الرواتب

1. استقطاعات إلزامية

هذه الاستقطاعات تكون مفروضة بموجب القوانين واللوائح الحكومية، وتشمل:

1. التأمينات الاجتماعية: يشمل اشتراكات التأمين الاجتماعي التي تغطي التأمين الصحي والتأمين ضد العجز والتأمين على الحياة. في السعودية، يتم خصم نسبة مئوية من راتب الموظف لهذه التأمينات.
2. ضريبة الدخل: يتم خصم ضريبة الدخل بناءً على قوانين الضرائب في الدولة. في بعض الدول، تُفرض ضريبة الدخل على الرواتب التي تتجاوز حدًا معينًا.
3. الخصومات القانونية الأخرى: قد تشمل هذه الخصومات رسوم الإقامة للموظفين الوافدين، وأقساط القروض الحكومية، وأي التزامات مالية أخرى تفرضها الحكومة.

2. استقطاعات غير إلزامية

تكون هذه الاستقطاعات بناءً على اتفاق بين الموظف وصاحب العمل، وتشمل:

• التأمين الصحي الخاص: بعض الشركات تقدم خطط تأمين صحي إضافية للموظفين، وتُخصم أقساطها من رواتب الموظفين.
• صندوق التقاعد: قد تختار بعض الشركات توفير خطط تقاعد إضافية، حيث يتم خصم نسبة من راتب الموظف لصندوق التقاعد.
• الخصومات التعاقدية: تشمل الخصومات الناتجة عن اتفاقيات تعاقدية بين الموظف وصاحب العمل، مثل أقساط القروض الشخصية التي يقدمها صاحب العمل.
• الخصومات التأديبية: في حالة قيام الموظف بمخالفة سياسات الشركة، قد يتم خصم مبلغ معين كعقوبة.

كيفية حساب استقطاعات الرواتب

1. حساب الاستقطاعات الإلزامية

• التأمينات الاجتماعية: يتم حساب نسبة مئوية محددة من الراتب الإجمالي وفقًا للوائح التأمين الاجتماعي.
• ضريبة الدخل: يتم تحديد ضريبة الدخل بناءً على الشرائح الضريبية التي تحددها الدولة. على سبيل المثال، إذا كان الدخل السنوي للموظف يتجاوز شريحة معينة، يتم فرض نسبة ضريبية محددة.

2. حساب الاستقطاعات غير الإلزامية

• التأمين الصحي الخاص وصندوق التقاعد: يتم خصم الأقساط بناءً على الاتفاق بين الموظف وصاحب العمل.
• الخصومات التعاقدية والتأديبية: يتم تحديدها وفقًا لشروط العقد أو السياسات الداخلية للشركة.

مثال توضيحي لحساب استقطاعات الرواتب

لنفرض أن هناك موظفًا يتقاضى راتبًا إجماليًا قدره 10,000 ريال سعودي شهريًا. تشمل استقطاعات الرواتب لهذا الموظف ما يلي:

التأمينات الاجتماعية: 9% للسعوديين (900 ريال).

ضريبة الدخل: (في حال وجودها).

التأمين الصحي الخاص: 200 ريال.

صندوق التقاعد: 300 ريال.

خصم تأديبي: 100 ريال (نتيجة لمخالفة سياسات الشركة).

حساب صافي الراتب



نصائح لإعداد مسير الرواتب بكفاءة

إعداد مسير الرواتب بشكل صحيح ودقيق يعتبر عملية حيوية لضمان رضا الموظفين والامتثال للقوانين واللوائح. إليك بعض النصائح التفصيلية لتحقيق ذلك بكفاءة:

1. وضع ميزانية للرواتب

وضع ميزانية دقيقة للرواتب يساعد في التحكم في التكاليف وضمان توفر السيولة اللازمة لدفع الرواتب في الوقت المحدد. يجب أن تأخذ الميزانية في الاعتبار جميع العناصر مثل الرواتب الأساسية، المكافآت، الاستقطاعات، والضرائب.

2. تحديد موعد ثابت للدفع

تحديد موعد ثابت لدفع الرواتب يساعد في تجنب التأخيرات وضمان استلام الموظفين لرواتبهم في الوقت المناسب. يمكن أن يكون الدفع شهريًا أو نصف شهري أو أسبوعيًا، حسب سياسة الشركة.

3. الاطلاع على القوانين واللوائح

التأكد من الالتزام بجميع القوانين واللوائح المتعلقة بالرواتب، مثل قوانين العمل والضرائب والتأمينات الاجتماعية. يجب متابعة أي تغييرات في هذه القوانين وتحديث سياسات الرواتب وفقًا لها.

4. استخدام أدوات الأتمتة

استخدام برامج إدارة الرواتب مثل "وافق" يساعد في تقليل الأخطاء وتوفير الوقت. تتيح هذه الأدوات حساب الرواتب بدقة، وإدارة الاستقطاعات، وتوليد التقارير المالية بسهولة.

5. وضع سياسة رواتب واضحة

إنشاء سياسة رواتب مكتوبة وواضحة تشمل جميع جوانب الرواتب مثل مواعيد الدفع، الاستقطاعات، المكافآت، والإجازات. يجب مشاركة هذه السياسة مع جميع الموظفين لضمان فهمهم الكامل لحقوقهم وواجباتهم.

6. الاحتفاظ بسجلات دقيقة

الاحتفاظ بسجلات مفصلة لجميع الرواتب المدفوعة، والاستقطاعات، والمكافآت. هذه السجلات تساعد في إعداد التقارير المالية والامتثال للمتطلبات القانونية.

7. تدريب الموظفين المسؤولين عن الرواتب

تدريب موظفي قسم الموارد البشرية والرواتب على استخدام أدوات إدارة الرواتب وفهم القوانين واللوائح ذات الصلة. يساعد ذلك في ضمان دقة العمليات وتقليل الأخطاء.

8. التأكد من دقة البيانات

التحقق من صحة جميع البيانات المستخدمة في حساب الرواتب مثل عدد ساعات العمل، والإجازات، والمكافآت، والاستقطاعات. يمكن استخدام نماذج التحقق والمراجعة لضمان دقة البيانات.

9. إدارة الامتيازات والفوائد

إدارة الامتيازات والفوائد المقدمة للموظفين مثل التأمين الصحي والتقاعد بدقة. يجب تضمين هذه الامتيازات في حساب الرواتب والتأكد من توافقها مع القوانين واللوائح.

10. التواصل الفعّال مع الموظفين

إبلاغ الموظفين بأي تغييرات تطرأ على رواتبهم أو سياسات الرواتب. التواصل الشفاف يساعد في بناء الثقة وتجنب النزاعات.

اقرأ المزيد: ما هي ضريبة الدخل في السعودية وكيف يتم تطبيقها.

في الختام، يعتبر إعداد مسير الرواتب للموظفين من العمليات الأساسية والحيوية التي تؤثر بشكل مباشر على رضا الموظفين وكفاءة العمليات الإدارية في أي مؤسسة. من خلال الالتزام بالنصائح الأساسية مثل وضع ميزانية دقيقة للرواتب، تحديد موعد ثابت للدفع، والاعتماد على أدوات الأتمتة مثل "وافق"، يمكن للشركات تحقيق مستوى عالٍ من الدقة والشفافية في إدارة الرواتب.

إن فهم واستيعاب مكونات مسير الرواتب بشكل كامل، والحرص على تحديث السياسات والإجراءات بشكل دوري، يساعدان في تجنب الأخطاء والامتثال للقوانين واللوائح. بالإضافة إلى ذلك، التواصل الفعّال مع الموظفين حول سياسات الرواتب وأي تغييرات تطرأ عليها، يعزز من الثقة المتبادلة ويؤدي إلى بيئة عمل إيجابية ومنتجة.

شكراً لك على قراءة هذا المقال، ونتمنى أن تكون المعلومات المقدمة قد ساعدتك في فهم كيفية إعداد مسير الرواتب بكفاءة. إذا كانت لديك أي أسئلة أو تحتاج إلى مزيد من المساعدة، فلا تتردد في التواصل معنا. نتمنى لك ولشركتك النجاح المستمر والتقدم الدائم.