ما هو إشعار الدائن ولماذا يسمى أيضًا مرتجع المبيعات؟

الإشعار الدائن (أو ما يُعرف أحيانًا بمرتجع المبيعات) من الأدوات الهامة التي تساعد الشركات على تعديل الفواتير وإدارة المرتجعات المالية بشكل فعال. يُستخدم الإشعار الدائن عادةً لتوثيق إعادة المنتجات أو الخدمات أو لتصحيح الأخطاء في الفواتير السابقة. في بعض الأحيان، قد يتم تقديم خصومات أو تعديلات على الفواتير باستخدام الإشعار الدائن، مما يعزز الشفافية بين البائع والمشتري.

في هذا المقال، سنستعرض بالتفصيل ما هو الإشعار الدائن، لماذا يُطلق عليه أيضًا مرتجع المبيعات، وكيفية استخدامه في نظام المحاسبة وافِق بشكل خاص. سنشرح خطوات إصدار الإشعارات الدائنة والحالات التي يمكن أن تؤدي إلى استخدام هذه الأداة المحاسبية، إلى جانب استعراض الفروقات بين الإشعار الدائن والمدين وأهمية كل منهما في الحسابات المالية للشركات.

ما هو الإشعار الدائن أو مرتجع المبيعات؟

الإشعار الدائن أو مرتجع المبيعات هو وثيقة محاسبية تُصدرها الشركات لتعديل الفواتير المتعلقة بعمليات بيع سابقة. يتم استخدامه لتصحيح الأخطاء أو إعادة المنتجات، مما يؤدي إلى تقليل المبلغ المستحق على العميل. يُعتبر الإشعار الدائن جزءًا أساسيًا من إدارة المرتجعات المالية والتعديلات المحاسبية بشكل شفاف، حيث يعكس تخفيض الإيرادات أو المستحقات.

استخدامات الإشعار الدائن:

• إعادة المنتجات: عندما يقوم العميل بإعادة منتجات سبق أن اشتراها، يصدر البائع إشعار دائن يعكس المبلغ المتعلق بالمنتجات المُعادة.

• تصحيح أخطاء الفواتير: في حال اكتشاف خطأ في الفاتورة الأصلية، مثل زيادة في الأسعار أو خطأ في الكمية، يمكن تصحيح ذلك عبر إصدار إشعار دائن.
• تقديم خصومات بعد البيع: إذا قدم البائع خصمًا للعميل بعد إتمام المعاملة، يمكن توثيق ذلك من خلال إصدار إشعار دائن.
• التعامل مع المبالغ الزائدة: في حال دفع العميل مبلغًا أكبر من المطلوب، يتم إصدار إشعار دائن ليتمكن العميل من استخدام الرصيد في عمليات الشراء المستقبلية.

تعرف على كيفية تسجيل دَفعة مُقدمة للعميل على وافِق. 

المعالجة المحاسبية للإشعار الدائن:

عند إصدار الإشعار الدائن، يتم توثيقه في الدفاتر المحاسبية لتقليل الإيرادات أو المبيعات المسجلة. في حالة إعادة السلع أو الخدمات، يتم إصدار هذا الإشعار لتعديل الفاتورة الأصلية وتقليل المبلغ المستحق على العميل. يُسجل الإشعار الدائن في المحاسبة على النحو التالي:

المدين: حساب المبيعات المرتجعة (أو الإيرادات إذا كانت هناك خصومات أو تعديل في سعر المنتجات أو الخدمات).

الدائن: حساب العملاء أو الذمم المدينة، حيث يتم خصم المبلغ من الرصيد المستحق على العميل.

تأثير الإشعار الدائن:

• يؤدي إلى تقليل الإيرادات المسجلة، وبالتالي يظهر تأثيره في تقارير الدخل الإجمالي.
• يضمن أن حساب العميل يعكس الرصيد الصحيح بعد إعادة المنتجات أو تصحيح الأخطاء في الفواتير.

تعرف على الفرق التفصيلي بين الدائن والمدين في المحاسبة. 

لماذا يسمى بمرتجع المبيعات؟

يطلق على الإشعار الدائن أيضًا اسم مرتجع المبيعات لأنه يمثل انعكاسًا لتلك المبيعات السابقة التي تم إرجاعها أو تعديلها. فعندما يقوم العميل بإرجاع المنتجات أو عندما يحدث خطأ في الفاتورة يتطلب تعديلًا، يصدر البائع إشعار دائن لإلغاء جزء من المبيعات المسجلة سابقًا أو كلها. يُظهر هذا الإشعار أن البائع يدين للعميل بالمبلغ الذي دفعه عن البضائع التي تم إرجاعها أو الأخطاء التي تمت معالجتها.

كيفية إصدار إشعار دائن/مرتجع مبيعات في وافق

يعد إصدار إشعار دائن/مرتجع مبيعات عملية بسيطة ومرنة تتيح لك التعامل مع مرتجعات المنتجات أو تصحيح الأخطاء في الفواتير. يمكن تطبيق الإشعار الدائن على الفواتير المفتوحة أو استخدامه لإصدار استرداد للعميل. سنوضح هنا الخطوات العملية لإصدار إشعار دائن، مع الإشارة إلى إمكانية مشاهدة فيديو تعليمي يساعدك في التعرف على تفاصيل العملية بشكل مرئي.

الخطوات العملية لإصدار إشعار دائن:

• انتقل إلى قائمة الجانب الأيمن في لوحة التحكم في وافق، ثم اضغط على قسم المبيعات.
• اضغط على "الإشعارات الدائنة" من قائمة المبيعات، ثم اختر أضف إشعار دائن.
• بعد الضغط على "أضف"، سيطلب منك النظام ملء بعض التفاصيل الضرورية:
• رقم الإشعار: يقوم النظام بإنشاء رقم إشعار دائن بشكل تلقائي لضمان التسلسل.
• العملة: اختر العملة التي تريد إصدار الإشعار الدائن بها.
• أمر الشراء (اختياري): يمكنك تحديد تفاصيل أمر الشراء المرتبط بطلب العميل إذا كان موجودًا.
• جهة الاتصال: اختر العميل الذي ستصدر الإشعار الدائن له أو أنشئ جهة اتصال جديدة في حال لم تكن مسجلة.
• المشروع (اختياري): إذا كنت تعمل على مشاريع متعددة، يمكنك ربط الإشعار الدائن بأحد المشاريع لتعقب الربحية.
• حدد تاريخ إصدار الإشعار الدائن الذي يعكس الوقت الذي تمت فيه العملية.
• إدخال تفاصيل بنود الإشعار الدائن:
• اختر المنتجات أو الخدمات التي تقوم بإصدار الإشعار الدائن عنها.
• الوصف: أدخل وصفًا قصيرًا يوضح طبيعة المنتجات أو الخدمة المرتجعة.
• الحساب: اختر الحساب المناسب لتسجيل الإشعار، على سبيل المثال، إذا كان العميل يعيد منتجًا، سيتم تسجيله ضمن حساب الإيرادات المرتبطة.
• الكمية والسعر: أدخل الكمية المرتجعة والسعر المرتبط بالمنتج أو الخدمة.
• الضريبة (اختياري): يمكنك أيضًا إضافة معدل ضريبي إذا كان ينطبق على الفاتورة.
• بعد إدخال جميع التفاصيل، يمكنك الضغط على حفظ إذا كنت ترغب في حفظ الإشعار كمسودة.
• أو يمكنك الضغط على "احفظ ثم أرسل" لإرسال الإشعار الدائن إلى العميل عبر البريد الإلكتروني.

شاهد الفيديو أدناه لمعرفة الخطوات بالتفصيل:

الفرق بين الإشعار الدائن والإشعار المدين

رغم أن كلًا من الإشعار الدائن و الإشعار المدين يُستخدمان في المحاسبة لإجراء تعديلات على الفواتير أو السجلات المالية، إلا أن هناك اختلافات جوهرية بينهما فيما يتعلق بالتطبيق والمعالجة المحاسبية.

الإشعار الدائن:

• يُصدر من البائع إلى المشتري لتقليل المبلغ المستحق على العميل.
• يُستخدم عادةً في حالات إرجاع السلع أو تصحيح الفواتير أو إعطاء خصومات.
• يسجل في دفاتر المحاسبة كمدين في حساب المبيعات المرتجعة أو الإيرادات.
• يقلل من المبيعات أو الإيرادات المسجلة في الحسابات، ويعتبر مستندًا رسميًا يعترف به البائع بوجود تعديل في الفاتورة.

الإشعار المدين:

• يُصدر من المشتري إلى البائع لإخطار البائع بزيادة المستحقات أو لتسجيل إعادة سلع.
• يستخدم لتوضيح أن المشتري قام بإعادة المنتجات أو أن هناك فرقًا في الأسعار يستحق تعديلًا.
• يسجل في دفاتر المحاسبة كمدين في حساب المستحقات على المشتري أو المورد.
• يزيد من المستحقات المسجلة في دفاتر البائع، ويستخدم لإضافة مصاريف إضافية أو رسوم على فاتورة معينة.

اقرأ أيضًا: تبسيط فاتورة المبيعات دليل لأصحاب الأعمال والمحاسبين. 

الإشعار الدائن، الذي يُعرف أيضًا بمرتجع المبيعات، هو أداة محاسبية مهمة تُستخدم لضمان دقة الحسابات ومعالجة الأخطاء بشكل فعال. يساهم في تعزيز شفافية العمليات التجارية من خلال توثيق التعديلات والإرجاعات بدقة، مما يحافظ على توازن الحسابات المالية بين البائع والمشتري.

عند استخدام برامج محاسبية مثل وافِق، يمكن تنفيذ هذه العمليات بسهولة وسرعة، حيث توفر المنصة واجهة مخصصة لإصدار الإشعارات الدائنة وتطبيقها على الفواتير. يساهم هذا في تقليل الأخطاء المحاسبية وضمان المعالجة الدقيقة والسريعة للعمليات المالية، مما يعزز من كفاءة الأعمال ويحسن علاقات الشركات مع عملائها.