ما هو الإشعار المدين ولماذا يُعرف بمرتجع المشتريات؟

يُعتبر الإشعار المدين أو ما يُعرف بمرتجع المشتريات أداة مهمة تُستخدم لتعديل الفواتير وإدارة إعادة السلع من المشتري إلى البائع. يُصدر الإشعار المدين لتوثيق إرجاع البضائع أو تعديل فواتير المشتريات السابقة، مما يساهم في تحسين شفافية العمليات المالية وضمان دقة السجلات المحاسبية.

في هذا المقال، سنقوم بتوضيح ماهية الإشعار المدين، ولماذا يُطلق عليه أيضًا اسم مرتجع المشتريات. كما سنستعرض كيفية استخدامه في نظام المحاسبة وافِق، إلى جانب توضيح خطوات إصداره والحالات التي تستدعي استخدام هذه الأداة المحاسبية الهامة. سنناقش أيضًا الفرق بين الإشعار المدين والإشعار الدائن وأهميتهما في الحسابات المالية للشركات.

ما هو الإشعار المدين أو مرتجع المشتريات؟

الإشعار المدين/مرتجع المبيعات هو وثيقة محاسبية تُصدرها الشركات عندما يقوم المشتري بإعادة المنتجات التي تم شراؤها أو عندما يكون هناك خطأ في الفاتورة الأصلية. يُستخدم هذا الإشعار لتعديل المبالغ المستحقة على الشركة البائعة وتحديث الحسابات المالية بما يتناسب مع قيمة المشتريات المعادة أو الخطأ المُصحح.

استخدامات الإشعار المدين:

• إعادة المنتجات: عندما يعيد العميل سلعًا أو منتجات لعدم توافقها مع المواصفات، يقوم البائع بإصدار إشعار مدين يعكس القيمة المستردة.
• تصحيح الفواتير: إذا كان هناك خطأ في الفاتورة الأصلية، مثل إصدار فاتورة بمبلغ أعلى أو استلام كمية أقل من المتوقع، يُستخدم الإشعار المدين لتصحيح الفاتورة.
• معالجة المبالغ المدفوعة: في حال دفع البائع مبلغًا زائدًا عن المطلوب في فاتورة المشتريات، يتم إصدار إشعار مدين لإعادة الفرق إلى البائع.

المعالجة المحاسبية للإشعار المدين:

عند إصدار الإشعار المدين، يتم تسجيله في دفاتر الحسابات لتعديل المستحقات على البائع وتقليل قيمة المشتريات المسجلة. يُسجل الإشعار في حساب المشتريات المرتجعة، مما يؤدي إلى تقليل المستحقات على البائع.

اقرأ أيضًا: فهم دفتر الاستاذ العام الأساس في عالم المحاسبة.

لماذا يسمى بمرتجع المشتريات؟

يُطلق على الإشعار المدين أيضًا اسم مرتجع المشتريات لأنه يُستخدم لتوثيق إرجاع المنتجات المشتراة. فعندما يتم إعادة البضائع من المشتري إلى البائع، يصدر المشتري إشعار مدين يعكس القيمة المستردة أو المُعادلة لتلك المشتريات.

استخدامه في المحاسبة:

يتم تسجيل الإشعار المدين في دفاتر المحاسبة كإرجاع للمشتريات، حيث يعكس تقليل قيمة المشتريات أو الالتزامات المسجلة. يتم تسجيله في حساب المشتريات المرتجعة، مما يُظهر التعديل الذي تم على قيمة الفاتورة الأصلية.

كيفية اختيار برنامج المحاسبة المناسب لشركتك الصغيرة.

متى يتم إصدار الإشعار المدين؟

الإشعار المدين يُصدر في عدة حالات منها:

1. إرجاع المنتجات: عندما تقوم الشركة بإرجاع المنتجات التي تم شراؤها نتيجة لعدم المطابقة أو التلف.
2. التعديل على الفواتير: إذا كانت الفاتورة تحتوي على خطأ في الكمية أو الأسعار، يتم إصدار إشعار مدين لتصحيح الفاتورة.
3. استرجاع المبالغ المدفوعة: إذا تم دفع مبلغ زائد عن المطلوب، يتم إصدار الإشعار المدين لتسوية الحسابات.

تعرف على الفرق التفصيلي بين الدائن والمدين في المحاسبة. 

كيفية إصدار إشعار مدين في وافق

يُعد إصدار الإشعار المدين في وافِق عملية سهلة ومرنة تتيح تعديل الفواتير بشكل دقيق. فيما يلي الخطوات العملية لإصداره:

انتقل إلى قسم المشتريات من القائمة الجانبية.

اضغط على الإشعارات المدينة من قائمة المشتريات، ثم اختر أضف إشعار مدين.

• ثم قم بملء التفاصيل، وأولها رقم الإشعار المدين: يُنشئه النظام بشكل تلقائي.
• العملة: اختر العملة المناسبة.
• أمر الشراء (اختياري): إذا كان هناك أمر شراء مرتبط، يمكنك إدخال التفاصيل.
• جهة الاتصال: اختر المورد الذي سيتم إصدار الإشعار المدين له.
• المشروع (اختياري): إذا كانت العملية مرتبطة بمشروع معين، يمكنك إدخال تفاصيل المشروع.
• أدخل تفاصيل البنود التي تشمل:
• المنتجات المرتجعة أو التعديلات على الفاتورة.
• الكمية والسعر، وأي معدل ضريبي إذا كان مطبقًا.
• اضغط على حفظ إذا كنت ترغب في حفظ الإشعار كمسودة، أو اضغط على احفظ ثم أرسل لإرساله للمورد.

الفرق بين الإشعار المدين والإشعار الدائن

على الرغم من أن الإشعارين يُستخدمان لتعديل الفواتير، إلا أن هناك فرقًا جوهريًا بينهما:

الإشعار المدين:

• يُصدر من المشتري إلى البائع لتوثيق إرجاع المنتجات أو تصحيح الفواتير.
• يتم تسجيله كزيادة في حساب المشتريات المرتجعة.
• يستخدم لتعديل قيمة الفاتورة وتقليل الالتزامات المالية على المشتري.

الإشعار الدائن:

• يُصدر من البائع إلى المشتري لتقليل المبلغ المستحق على العميل نتيجة لإرجاع المنتجات أو تقديم خصومات.
• يتم تسجيله كخصم من الإيرادات أو المبيعات المسجلة.

اقرأ أيضًا: ما هي فاتورة المشتريات مع نموذج وتعريف بالشرح. 

الإشعار المدين أو ما يعرف بمرتجع المشتريات هو أداة محاسبية هامة تُستخدم لتعديل الفواتير والتعامل مع إرجاع السلع بشكل فعال. من خلال الأنظمة المحاسبية مثل وافِق، يمكنك إصدار الإشعارات المدينة بسرعة وسهولة، مما يساهم في تحسين دقة العمليات المحاسبية وزيادة الشفافية بين البائع والمشتري. إدارة الإشعارات المدينة بفعالية تضمن الحفاظ على حسابات دقيقة وتجنب الأخطاء المالية التي قد تؤثر على تقارير الشركة المالية.