الفهم الشامل للجرد الدوري والمستمر



الجرد هو عنصر حيوي في أي عمل تجاري، سواء كان ذلك متجرًا بالجملة أو مؤسسة صناعية أو مطعمًا. فهو يتضمن تتبع جميع السلع والمواد المستخدمة في الأعمال، والتأكد من أنه يوجد كميات كافية من كل شيء. هناك نوعين رئيسيين من الجرد: الجرد الدوري والجرد المستمر. كلا النوعين لديهم مزايا وعيوب خاصة بهم، والفهم الصحيح لهذه المفاهيم يمكن أن يساعد الشركات على تحقيق الربحية المثلى.

فئات الجرد

هناك ثلاثة أنواع رئيسية للجرد في أي عمل تجاري: جرد المواد الخام، الجرد أثناء الإنتاج، والجرد عند الإنتهاء. جرد المواد الخام يتضمن المواد الأولية التي يتم شراؤها ولكن لم تُستخدم بعد في الإنتاج. الجرد أثناء الإنتاج يشمل المواد التي تم استخدامها بالفعل في العملية الإنتاجية ولكن لم يتم الانتهاء منها بعد. وأخيرا، الجرد عند الإنتهاء يشمل المنتجات التي تم تصنيعها وهي جاهزة للبيع.

الجرد الدوري مقابل الجرد المستمر

في الجرد الدوري، يتم تحديث سجلات المخزون في نهاية فترة معينة، وقد يكون ذلك يوميًا، أسبوعيًا، شهريًا، أو حتى سنويًا. في هذا النوع من الجرد، يتعين على الشركات القيام بعمليات تدقيق فيزيائية للمخزون لتحديد مقدار البضائع المتبقية.

من ناحية أخرى، في الجرد المستمر، يتم تحديث سجلات المخزون في الوقت الفعلي مع كل عملية شراء أو بيع. هذا النوع من الجرد يعتمد على تكنولوجيا المعلومات لتتبع البضائع بدقة ويزيد من كفاءة العمليات.

إقرأ أيضاً: ما هو سند القبض وأهميته ومحتوياته. ما هو مقياس الأرباح قبل الفوائد والضرائب والاستهلاك والإهلاك؟

تحديات الجرد المستمر

الجرد المستمر، رغم مزاياه المتعددة، ليس خالياً من التحديات. يتطلب تنفيذه بشكل صحيح استخدام تكنولوجيا متقدمة لتتبع العمليات بشكل فعال ومتابعة البضائع بشكل دقيق. هذه الأنظمة قد تكون باهظة الثمن للشركات الصغيرة والمتوسطة التي تحاول البقاء في سوق تتسم بالتنافسية. وبالإضافة إلى التكلفة، قد يكون من الصعب التعامل مع الأخطاء في الجرد أو السرقة أو التلف في الوقت الفعلي، خاصة في البيئات التي تتعامل مع كميات كبيرة من البضائع. الجرد المستمر يتطلب ايضاً تحديث مستمر للنظام والبرمجيات للحفاظ على دقة البيانات، وهو ما قد يكون تحدياً للشركات التي تفتقر إلى الموارد اللازمة.

تحديات الجرد الدوري

تقتصر التحديات المرتبطة بنظام الجرد الدوري على عدة نقاط. أولاً، قد يتطلب الجرد الدوري مجهوداً ضخماً في حالات معينة، خاصة إذا كانت الشركة تتعامل مع كميات كبيرة من البضائع. الجرد الدوري قد يؤدي أيضاً إلى توقف العمليات التجارية خلال فترة الجرد، الأمر الذي قد يتسبب في خسائر مالية. وبالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يكون من الصعب اكتشاف الأخطاء والاختلاسات في الجرد حتى يتم الجرد الدوري التالي، مما يعرض الشركة لخطر الخسارة.

أمثلة على قيود الجرد:

شراء السلع

إذا اشترت الشركة سلعًا لإضافتها إلى المخزون، فقد تبدو القيد في الدفاتر مثل هذا:



هذا القيد يعبر عن إضافة سلع بقيمة 5000 دولار إلى المخزون، وهذا المبلغ مدين للموردين (ويتم تسجيله في الحسابات الدائنة).

بيع السلع

عندما تبيع الشركة السلع، يتم عادة تسجيل معاملتين - واحدة للإيرادات من البيع، والأخرى لتكلفة السلع المباعة (COGS):



القيد الأول يسجل إيرادات المبيعات التي يُتوقع تلقيها (الحسابات المدينة)، بينما يسجل القيد الثاني تكلفة السلع المباعة ويقلل من المخزون.

مردودات المبيعات

إذا أعاد العميل السلع التي تم بيعها سابقاً، قد تبدو القيود كما يلي:



حساب مردودات المبيعات يسجل مبلغ المبيعات التي تم إرجاعها، مما يقلل من الحسابات المدينة. القيد الثاني يزيد من المخزون للبضائع التي تم إرجاعها ويقلل من تكلفة السلع المباعة.

دفع النفقات

إذا كانت الشركة تتكبد نفقات تتعلق بالبيع (مثل رسوم التوصيل)، فقد تسجل:



هذا القيد يزيد من حساب مصاريف التوصيل ويقلل من حساب النقدية.

هذه الأمثلة تظهر كيف يتم تسجيل المعاملات المتعلقة بالجرد في دفاتر الأعمال، والتي بدورها تلعب دوراً في حساب الربحية وإبلاغ قرارات الأعمال.

إقرأ أيضاً: ما الفرق بين الدائن والمدين (شرح بالأمثلة).

أفضل الممارسات لإدارة الجرد

إدارة الجرد بشكل فعال تتطلب التخطيط والتنظيم والتحكم الجيد. أولاً، يجب على الشركات فهم الطلب وتوقعاته للتأكد من أن المخزون يتوافق مع الطلب. بالإضافة إلى ذلك، يجب استخدام أدوات إدارة المخزون المناسبة، مثل أنظمة الجرد، لضمان تحديثات مستمرة للمخزون وتجنب النقص أو الفائض في المخزون. أخيراً، يجب على الشركات الاستثمار في تدريب العاملين على أفضل الممارسات لإدارة الجرد لتحقيق أعلى فعالية في عمليات الجرد.

الدور التكنولوجي في إدارة الجرد: استخدام البرمجيات في إدارة الجرد

في العالم الرقمي الحديث، غيرت البرمجيات بشكل جذري كيفية إدارة الجرد.

• تتيح البرمجيات تتبع المخزون الحالي بشكل فوري وتحديث البيانات بشكل مستمر.
• تقدم البرمجيات تقارير مفصلة تساعد في تحليل وتحسين عمليات الجرد.
• برنامج وافِق المحاسبي يتيح ليس فقط تتبع المخزون، بل ويوفر أيضا مجموعة من الأدوات القوية التي تساعد الشركات على تحقيق أقصى استفادة من البيانات المتعلقة بالجرد.
• تحليلات المبيعات، الربحية، والتكاليف، يمكن استخدامها من قبل الشركات لتحسين العمليات وزيادة الكفاءة.

الجرد والربحية: العلاقة بين إدارة الجرد والربحية في الأعمال.

إدارة الجرد بشكل فعال تلعب دورًا حاسمًا في تحقيق الربحية في الأعمال. تحافظ على الموارد المالية عن طريق تقليل تكاليف الجرد غير الضرورية، مثل تكاليف التخزين الزائدة والخسائر الناتجة عن المنتجات التالفة أو الزائدة. من خلال ضمان توفر المنتجات المطلوبة وقت الطلب، يمكن أيضا تحسين رضا العملاء وزيادة المبيعات. فالأعمال التي تدير جردها بشكل جيد تتمتع بقدرة أكبر على التكيف مع تغييرات السوق ومتطلبات العملاء، مما يزيد من ربحيتها.

ختاماً

بصفة عامة، إدارة الجرد هي مهمة بالغة الأهمية لأي نوع من الأعمال. إدارة الجرد بشكل صحيح يمكن أن يوفر للشركات الاستقرار المالي والقدرة على توقع الربحية. لكنه يتطلب تفانياً وانتباهاً للتفاصيل، خاصة عند التعامل مع كميات كبيرة من السلع والمعاملات المتعددة.

استخدام التكنولوجيا والبرمجيات مثل وافق يمكن أن يساعد في تبسيط هذه العملية ويجعلها أكثر دقة وكفاءة. ولكن حتى مع استخدام البرمجيات، من الضروري أن يكون لدى الأفراد المناسبين المهارات والمعرفة اللازمة لإدارة الجرد بشكل فعال.

التحديات التي تواجه إدارة الجرد قد تكون مرهقة، ولكن مع الممارسات الجيدة والأدوات المناسبة، يمكن للشركات أن تتغلب على هذه التحديات وتضمن أن مستودعاتها تدير بكفاءة وبتكلفة فعالة. فبناء نظام جرد فعال يمكن أن يساعد في تقليل النفقات وزيادة الأرباح، وهو ما يعود بالنفع على الأعمال على المدى الطويل.