ما أهمية إعداد الميزانية للشركات؟

عندما بدأتَ بتأسيس شركتك لا بد أن آمالك وتطلعاتك كانت مركزة على تحقيق الربح والنجاح، فكيف ترى الأمور في نهاية العام الأول؟ هل نجحت في تحقيق ذلك؟ وماذا عن العام الجديد؟ ما هي خططك وتوقعاتك له؟

من المؤكد أنكَ تدرك كرجل أعمال بأن الأمور لا تتم بشكل عشوائي، وإنما يجب ضبط الميزانية من البداية وقياس كل الأمور الأخرى بناءً عليها، ومن حسن الحظ أن لدينا أنظمة محاسبية وبرامج متقدمة مثل وافِق التي سهلت تلك الإجراءات واختصرت علينا الكثير من الخطوات.

كيف يتعامل المحاسبون مع الميزانية بسهولة؟

من أساسيات التعامل مع الميزانية وإعدادها هو فهمها فهماً جيداً، ومعرفة وتعلم كل ما يتعلق بها، بالإضافة إلى العثور على الشريك المالي المناسب الذي يمكنه معالجة المخاوف وتقديم التوجيه اللازم حول الأحداث المستجدة، وجمع الأموال للاستثمار وغيرها من الأمور الضرورية لنمو الشركة وتوسعها.

فهم ميزانية عملك

عادةً ما يُعتبر المحاسبون خبراء في معرفة الكيفية التي تسير بها الأمور، بينما يُعد مطورو الأعمال خبراء في وضع الخطط المستقبلية ومعرفة إلى أين تسير تلك الأمور، إلا أن وضع الميزانية للشركة يتطلب الدمج بين المهارتين من أجل دفع الشركة إلى النمو والتوسع والازدهار.

إذ تُعتبر الميزانية وسيلة هامة لتتبع متى وكيف يتم كسب المال وإنفاقه في الشركات، وهي ركيزة أساسية لنجاح العمل وأمانه واستقراره. والآن بعد أن عرفت ذلك ما رأيك بخوض الاختبار التالي الذي سيُساعدك على تحديد مدى قربك من تحقيق هدفك والتحكم في ميزانية شركتك؟،

حاول الإجابة عن الأسئلة 8 الآتية، ثم اطلع على الإجابات أدناه.

اختبار ميزانية الأعمال

1. كم مرة عليك فحص ميزانيتك؟
2. ما أهم سببين لتخطيط الميزانية؟
3. كيف تساعد الميزانية في الأزمات المالية غير المتوقعة؟
4. بماذا تُعرف الميزانية الموضوعة للأزمات في ظروف معينة؟
5. ما عدد الميزانيات التي يجب أن تضعها شركتك؟
6. متى يجب عليك شراء برنامج محاسبي؟
7. هل تتطلب الميزانية مؤشرات أداء رئيسية؟
8. هل سيطلب مستثمر ما رؤية خطة ميزانيتك وفحصها؟

نأمل أن تكون قد استمتعت بإجراء الاختبار. قبل أن تنتقل لمعرفة الإجابات، تذكر بأن من المقبول أن تختلف إجابتك عن إجابتنا، فلا يوجد هناك إجابة صحيحة واحدة للأسئلة.

الإجابة 1: يوصى بإجراء مراجعات ربع سنوية وسنوية لميزانيتك

تُعتبر الميزانية بمثابة استراتيجية لتحقيق الأهداف المالية قصيرة وطويلة المدى لشركتك، إذ يؤدي إنشاء الميزانية إلى تبسيط وتحسين كفاءة إدارة الأموال، وإنشاء خريطة طريق مالية واضحة للمستقبل، والمساعدة في التعامل مع المشكلات الملحة لإدارة الأموال.

لذا فإن مراجعة الميزانية بشكلٍ سنوي أو ربع سنوي سيؤدي إلى تحقيق أفضل النتائج، وستتيح هذه الفترة الزمنية إجراء تعديلات صغيرة عند الحاجة بناءً على أداء الشركة ومستوى نجاحها.

الإجابة 2: هنالك العديد من الأسباب التي تدفع الشركة لتخطيط الميزانية مثل: اختلاف الإيرادات والمدخرات والاستراتيجيات وإدارة التدفقات النقدية.

إننا لا نبالغ بالقول بأن الميزانية هي أمر إجباري لا اختياري عند تأسيس مشروعك، فإدارة عملك من دونها أشبه بإبحار السفينة دون منارة. وهناك العديد من الأسباب التي يمكننا التفكير بها عند الحديث عن أهمية الميزانية مثل منح الأمن والاستقرار المالي لعملك في الأوقات التي يكون التنبؤ بإيرادات العمل صعباً أو مستحيلاً، بالإضافة إلى السماح بالتخطيط لأهداف طويلة الأجل وقصيرة الأجل بشكل استراتيجي وفعال، ووضع خارطة طريق مالية تضمن عدم إنفاق المال الذي لا تملكه الشركة وتعزز مبدأ الادخار.

ذلك إلى جانب مجموعة من الفوائد غير المباشرة التي يُساهم تخطيط الميزانية في تحقيقها مثل توزيع الموارد بشكل صحيح مما يتيح لكل قسم وفريق في الشركة معرفة إمكاناته وتحديد أهدافه ومخرجاته، وبالتالي تطوير الشركة وتسريع نموها، وكذلك الحفاظ على أصولٍ نقدية لها في البنك تُبقيها في أمانٍ داخل سوق العمل.

إقرأ المزيد عن الميزانية العمومية وقائمة الدخل.

الإجابة 3: الميزانية تمنحك مخرجاً في الظروف المالية غير المتوقعة.

حتى مع الإعداد الدقيق فإن شركتك قُد تُضطر لدفع نفقاتٍ ومصاريف غير متوقعة، بحيث تتجاوز الميزانية الموضوعة، ويُمكن تجنب حدوث ذلك او الاستعداد له بشكلٍ جديد من خلال:

• البحث عن مصدر استثمار خارجي للشركة.
• التأكد من وجود ميزانية احتياطية للجوء إليها في حال عدم التمكن من الالتزام بالأهداف، ولذلك ننصحك بإنشاء صندوق طوارئ للظروف المماثلة.

الإجابة 4: ميزانية الطوارئ أو ميزانية الطوارئ لإدارة المخاطر.

يجب على كل شركة إنشاء ما يُعرف بميزانية الطوارئ، وهي كما يَدل اسمها توضع من أجل معرفة كيفية التعامل مع الأمور المالية في الأزمات والمخاطر، والاستعداد الجيد للأحداث غير المتوقعة، وتتضمن هذه الميزانية جميع التكاليف المتوقعة، ومشاكل النظام، وتأخر الموردين، وتقلبات الدخل الموسمية، بحيث تمكنك من الاستعداد لأسوأ السيناريوهات، والجدير بالذِكر أن ميزانية الطوارئ تتضمن وضع استراتيجية لإدارة الديون أيضاً.

الإجابة 5: أنت تحتاج إلى ميزانية واحدة جيدة لإدارة عملك.

من الممكن -بل من المتوقع- أن يتعرض العمل لظروف أو تغيرات تتعارض مع الميزانية التي وضعتها، لذا احرص على وضع ميزانية مرنة يُمكن تعديلها ومعالجتها بسهولة، وتأكد من أن ميزانيتك تأخذ في الاعتبار جميع الإدارات والعمليات التشغيلية، لذا ننصحك بالحديث مع رؤساء الأقسام والمدراء قبل وضعها.

وعند الانتهاء من وضع الميزانية يجب عرضها على المتخصصين من أجل إيجاد الثغرات والمشاكل فيها وإصلاحها قبل اعتمادها، إذ سيساعد هؤلاء في تقدير حجم الاستثمارات المستقبلية في المخزون أو الآلات، كما أن إنشاء حساب منفصل للبحث والتطوير والابتكار والمبيعات والتسويق هو أمرٌ هامٌ أيضاً.

الإجابة 6: إذا كنت تخسر المال وتضيع الكثير من الوقت في إدارة ميزانيتك، فعليك الاستثمار في برامج المحاسبة.

تتجه معظم الشركات الناجحة إلى أتمتة عملية المحاسبة اليوم، واستثمار أموالها في التطبيقات والبرامج المحاسبية مثل وافِق.

كما يجب العودة للمدير التنفيذي المالي عند إنشاء الميزانية وتخصيصها لضمان تنفيذها بأفضل طريقة ممكنة، فمهما بلغ ذكاء التطبيقات والبرامج لن تحل مكان التفكير التحليلي والقدرة على التخطيط لدى المدير المتميز.

الإجابة 7: نعم، إذ تُقدم مؤشرات الأداء الرئيسية نظرة عامة على الميزانية.

تُعرف مؤشرات الأداء الرئيسية بأنها قيم قابلة للقياس تَستخدمها الشركات والمؤسسات لتقييم مقدرتها على تحقيق أهدافها، وتنظيم التفاصيل والعمليات الصغيرة في العمل مع الإحاطة والإلمام بالصورة بشكلٍ أشمل، ويجب على كل شركة تحديد المؤشرات الضرورية واللازمة لها، وهو الجزء الأصعب بالنسبة للكثيرين.

وتتضمن مؤشرات الأداء الرئيسية الشائعة المستخدمة لإنشاء الميزانية ما يلي:

• مصاريف العمليات التشغيلية والتدفقات النقدية.
• التسويق والمبيعات.
• تكلفة كشوف الرواتب.
• العائد على حقوق المساهمين (الملكية).
• معدل الاستنفاذ.
• الحسابات المَدينة والدائنة.
• معدل الدوران.

الإجابة 8: يجب أن يستوفي التقرير المالي معايير معينة من أجل الاستثمار.

من الأفضل بالنسبة لأي شركة ناشئة تعيين شخص متخصص بإنشاء الميزانية، إذ يفتقر معظم رجال الأعمال والرواد المبتدئين إلى الخبرة اللازمة لوضع تصور دقيق يُمكنهم من الحصول على موارد مالية واستثمارات ثابتة لأعمالهم التجارية، إذ يَتوقع المستثمرون الحصول على إجابات شاملة لأسئلتهم حول التوقعات المالية والميزانية الموضوعة للشركة، بالإضافة إلى القدرة على شرح مؤشرات الأداء المالي الهامة مثل معدل الاستنفاذ (المعدل الذي تنفق فيه شركة جديدة رأس مالها الاستثماري) المقدر لشركتك.

إقرأ أيضاً ما هي أقسام الميزانية العمومية؟.

ختاماً

قد تبدو الميزانية متعبة وصعبة وزائدة عن الحاجة، ولكنها تستحق كل ثانية يتم استثمارها في إعدادها، لا لفوائدها الخارجية على الشركة من تحقيق الاستثمارات وزيادة الأرباح وحسب، وإنما لفوائدها الداخلية المنعكسة على جميع أقسام الشركة.

وإذا كان لديك أي أسئلة حول كيفية إدارة الأعمال والتدفقات النقدية؟ فلا تتردد بالتواصل مع أيٍ من خبراء المحاسبة لدينا في وافِق، فلقد ساعد فريقنا على توسيع عددٍ كبير من الشركات والمؤسسات.