التعامل مع المصروفات التجارية دليل شامل لأصحاب الأعمال والمحاسبين

يعتبر فهم وإدارة المصروفات الأساس في النجاح المالي والاستقرار. هذا صحيح سواء لأصحاب الأعمال الذين يقودون مسار شركاتهم أو للمحاسبين الذين يشرفون ويوجهون مسار الشركة المالي. إتقان المصروفات التجارية ليس فقط يساعد في الحفاظ على تدفق نقدي إيجابي ولكنه يمهد أيضًا للتخطيط الاستراتيجي ووضع الميزانيات والتوقعات.

فهم المصروفات التجارية

المصروفات التجارية هي التكاليف التي تتكبدها الشركة أثناء إجراء الأعمال. هذه التكاليف هي جزء أساسي من تشغيل الأعمال، مع الهدف النهائي لتحقيق الأرباح. هي ضرورية وعادية ومرتبطة مباشرة بأنشطة العمل.

تتألف المصروفات التجارية بشكل عام من ثلاثة أنواع:

المصروفات التشغيلية: هي التكاليف المرتبطة بالأعمال اليومية للشركة. يمكن أن تتضمن الرواتب والإيجار والخدمات العامة والتسويق والاستهلاك.

المصروفات الرأسمالية: هي الإنفاق الكبير الذي تقوم به الشركة لاكتساب أو تحسين الأصول طويلة الأمد مثل العقارات والمعدات أو المباني الصناعية. هذه عادة ما تكون مشتريات كبيرة ومرة واحدة تمتد عمرها الافتراضي خلال السنة الضريبية.

المصروفات غير التشغيلية: هي التكاليف التي لا ترتبط مباشرة بالأنشطة الأساسية للشركة. تشمل الأمثلة على ذلك الفوائد المدفوعة على القروض والخسائر على بيع الأصول طويلة الأمد.

تصنيفات المصروفات التجارية

عند الغوص أعمق في كل فئة، نجد أن هذه المصروفات تختلف بشكل كبير حسب طبيعة العمل والصناعة التي تعمل ضمنها الشركة. على سبيل المثال، قد تكون المصروفات التشغيلية لشركة ناشئة في مجال التكنولوجيا عالية بالنسبة لرواتب المهندسين وتكاليف مساحة الخادم والتكاليف المرتبطة بالتسويق عبر الإنترنت. بينما قد تتمحور المصروفات التشغيلية لشركة التصنيع حول تكلفة المواد الخام وصيانة المصنع وأجور الإنتاج.

تختلف المصروفات الرأسمالية أيضًا. قد تكون المصروفات الرأسمالية لمطعم في شكل معدات المطبخ وتكاليف تجديد المنطقة الطعام، في حين أن شركة النقل قد تتكبد هذه المصروفات عند شراء مركبات جديدة أو تحديث أسطولها.

وأخيرًا، غالبًا ما ترتبط المصروفات غير التشغيلية بالطريقة التي يتم بها تمويل الأعمال. قد تكون لدى الشركة التي تحمل دينًا كبيرًا مدفوعات فوائد عالية، بينما قد تتكبد الشركة التي تبيع ممتلكات غير مستخدمة خسائر إذا قلت قيمة العقار.

إدراك وتصنيف هذه المصروفات بشكل صحيح يتيح للشركات الحفاظ على الرقابة المالية واتخاذ قرارات أكثر وعيًا.

إقرأ المزيد: مفهوم القوائم المالية وأهميتها في الحفاظ على صحة الشركة.

تتبع وتسجيل المصروفات

من المهم جداً الحفاظ على سجلات دقيقة ومتسقة لجميع المصروفات. يتضمن هذا كل شيء من الفواتير والإيصالات إلى العقود والتفاصيل الضريبية. السجلات الجيدة تساعد في الحفاظ على الشفافية المالية وتسهل التحليل المالي والتدقيق.

واحدة من أفضل الطرق لتتبع المصروفات هي استخدام برنامج محاسبة هذه الأدوات توفر طرق سهلة وفعالة لتسجيل المصروفات، من تكاليف التشغيل اليومية إلى المصروفات الرأسمالية الكبيرة.

كيفية اختيار برنامج المحاسبة المناسب لشركتك الصغيرة.

الآثار الضريبية للمصروفات التجارية

تحتوي الشركات على الكثير من الأمور التي يجب أخذها في الاعتبار عند التعامل مع المصروفات، ومن أبرزها القواعد الضريبية. تعتبر العديد من المصروفات التجارية قابلة للخصم من الضرائب، وهو ما يعني أنها يمكن أن تقلل من الدخل الخاضع للضريبة للشركة وبالتالي تقلل من فاتورة الضرائب السنوية.

من الضروري أن يتم فهم قواعد الضرائب المحلية بشكل جيد، لأن ذلك يمكن أن يؤثر بشكل كبير على القدرة على التعامل مع المصروفات بفعالية وتحقيق الاستقرار المالي. يمكن للمحاسبين والمستشارين الماليين أن يقدموا إرشادات قيمة في هذا المجال.

استراتيجيات إدارة المصروفات

في النهاية، يجب أن تحظى إدارة المصروفات بالأولوية القصوى. وهذا يعني وضع ميزانيات والالتزام بها، استثمار في تكنولوجيا تكلفة فعالة، ومراجعة وتدقيق المصروفات بانتظام. الشركات التي تدير مصروفاتها بشكل فعال تتمتع بمرونة أكبر وقدرة على التحمل أمام التحديات المالية.

دور المحاسبين في إدارة المصروفات

يمكن للمحاسبين أن يكونوا شركاء قيمين في إدارة المصروفات. بفضل خبرتهم في التحليل المالي ووضع الميزانيات والتخطيط الاستراتيجي، يمكنهم تقديم رؤى ثاقبة ونصائح مبنية على البيانات لمساعدة الشركات في التحكم في تكاليفها وتعزيز ربحيتها.

كيفية تسجيل المصروفات على وافِق

عند قيامك بدفع نقدي يمكنك تسجيل ذلك في وافِق تحت بند "مصروفات نقدية". كل ما عليك هو اتباع الخطوات الآتية:

• انتقل إلى "المشتريات" من القائمة الرئيسية على اليمين، ثم اختر "مصروفات نقدية".
• اضغط على الزر "أضف مصروفاً"، ثم أدخل البيانات الخاصة بالمصروف مثل الحساب والعملة وجهة الاتصال والمعدل الضريبي وغيرها.
• يمكنك إرفاق مستند من جهازك وتحميلها مع المصروف، بالضغط على علامة + بجوار "إرفاق إيصال".
• بعد الإنتهاء من إدخال بيانات المصروف يمكنك تنزيله في صورة سند صرف، أو حفظه في قائمة المصروفات وتعديله لاحقاً.

إقرأ المزيد عن كيفية تسجيل المصروفات على وافِق. 

الخاتمة

في المجمل، يتطلب فهم وإدارة المصروفات التجارية مجموعة من المهارات والأدوات، بالإضافة إلى وعي شديد بطبيعة الأعمال والبيئة التجارية. من خلال التركيز على هذا الجانب المهم من الأعمال، يمكن لأصحاب الأعمال والمحاسبين العمل معًا لتحقيق الاستقرار المالي والنجاح. نحن نشجع جميع أصحاب الأعمال على البحث عن المشورة المهنية في هذا المجال لإطلاق العنان للإمكانات الكاملة لأعمالهم.