كيف يتم إقفال الحسابات في نهاية العام؟

غالباً ما تكون فترة نهاية العام حافلة بالعطلات والأعياد، لكن لغير المحاسبين إذ عليهم العمل على إعداد القوائم المالية لنهاية السنة المالية، ويُفترض أن تكون العملية سهلة وسريعة خاصة مع تقييدهم لجميع المعاملات في سجلات الشركة أولاً بأول، وفي هذا المقال سنتتبع العملية التي يقوم بها المحاسبون خطوةً بخطوة.

مقدمة عن إقفال الحسابات في نهاية العام

تُعتبر إقفال الحسابات في نهاية السنة المالية نقطة تحول مهمة في الدورة المحاسبية للشركة، فهذا هو التوقيت المناسب لجمع المعلومات والبيانات وكتابة التقارير المالية لأغراض ضريبية، بالإضافة إلى حاجة الشركة لإلقاء نظرة فاحصة على أدائها خلال العام وتقييم أوضاعها وأرباحها وخسائرها، ووضع خطة مستقبلية للعام المقبل بناءً على ذلك.

خطوات إقفال الحسابات في نهاية العام

الخطوة 1: تحديث سجلاتك

لن يكون تحديث السجلات أمراً صعباً فلقد كنتَ تستخدم برنامج المحاسبة وافق لتتبع مبيعاتك ونفقاتك طوال العام، وسيضمن التحقق النهائي أن لديك جميع البيانات الأساسية التي تحتاجها لنهاية العام وأنك لم تفوت أي شيء عليك، وتتضمن عملية تحديث السجلات النقاط الآتية:

• إرسال الفواتير المعلقة إذ يجب عليك الحصول على الفواتير لأي مبيعات أو معاملات غير منتهية قامت بها الشركة وتأريخها قبل نهاية العام.
• تتبع أي مصادر للدخل الجانبي وتسجيله، مثل الفوائد المصرفية، أو رسوم الإحالات، أو شيك حقوق ملكية مفقود وغيرها.
• تجميع الإيصالات والفواتير وتسجيلها على الفور.
• إتمام كشف الرواتب السنوي النهائي، وذلك بعد إدراج مكافآت نهاية العام التي قد ترغب بمنحها لنفسك أو أيٍ من موظفي الشركة.
• موازنة الحساب المصرفي للشركة وللمرة الأخيرة مع نهاية العام.

الخطوة 2: التحقق من المعاملات التجارية والشخصية

لا شك أنكَ ستواجه الكثير من الحالات التي اختلط فيها مالك الشخصي مع أموال الشركة، وذلك على الرغم من محاولاتك المتكررة للفصل بينهما وإبقاء كل منهما في حساب مصرفي منفصل، لذا تأكد من تسجيل وتوثيق جميع الحالات التي دفعت فيها نفقات العمل، والحالات التي اشتريت فيها أشياء شخصية خاصة بك.

الخطوة 3: ضبط أرصدة القروض ونفقات الفائدة

إذا كانت شركتك تدين للبنك بقرض مصرفي أو أي نوع آخر من الديون، فسيقوم المُقرض بتقسيم دفعات المال الشهرية التي ترسلها له للسداد إلى قسمين: الأول سيذهب لتغطية الفائدة والثاني لتخفيض رأس المال الأصلي، وهي عملية حساسة تحتاج لتتبع دقيق ولذلك فإن أصحاب الشركات غالباً ما يتبعون إحدى الطرق الثلاث الآتية للقيام بذلك، مع إضافة بعض التعديلات عليها:

• القرض الرئيسي بحيث يقوم المُقرض بتسجيل كل الدفعات الشهرية التي يتلقاها لتخفيض قيمة أصل القرض.
• الفائدة بحيث يقوم المُقرض بتسجيل كل الدفعات الشهرية التي يتلقاها لتخفيض الفائدة دون المساس بأصل القرض.
• تقسيم الدفعات الشهرية على القرض الرئيسي والفوائد، بحيث تقل نسبة كل منهما مع الوقت.

الخطوة 4: تحديد الدخل غير المفوتر

قد تَدخل الشركة في الكثير من الأحيان بمشاريع طويلة الأمد، ويتأجل حصولها على الربح المتوقع منها حتى إصدار الفواتير، وهو ما قد يسبب بعض الارتباك للمحاسبين في تسجيل الدخل، والتصرف الصحيح في هذه الحالة هو تقسيم الدخل إلى أجزاء وتوزيعه على الأشهر طوال فترة المشروع، وزيادة قيمة الأصل، كما يمكنكَ العودة إلى مقالنا السابق ومعرفة المزيد عن المحاسبة على أساس الاستحقاق.

الخطوة 5: سجل الدخل غير المكتسب ومدفوعات العملاء

قد تكتشف أحياناً أن لديك دخلاً تم تقييده في فاتورة ولكن لم يتم تحقيقه فعلياً مع نهاية العام، أو العكس، فقد يكون لديك دخل تم تحقيقه بالفعل لكن بدون تسجيل فاتورة به. أو قد تتلقى مدفوعاتك المستحقة على العملاء دون حصولهم على الخدمة أو السلع والمنتجات بالمقابل، والتي تُعد دفعات مبكرة من العملاء، ويجب على المحاسب تسجيل كل ذلك وتقييده.

الخطوة 6: تحديد المصاريف غير المدفوعة

يقوم المحاسب بتسجيل البيانات المالية مع نهاية العام، لكن ماذا لو حصلت الشركة على خدمة في في نفس الوقت (31 ديسمبر مثلاً)، ولم يتم الدفع بعد أو الحصول على الفاتورة، فما العمل حينها؟ على المحاسب تسجيل الفاتورة بنفس توقيت تلقي الخدمة، والتحقق من دقة المعلومات عند استيفاء الدفع من دون إدخالها من جديد، أي أن عليه التعامل معها كما يتعامل عادة مع أي فاتورة أخرى.

الخطوة 7: تسجيل النفقات المسبقة الدفع

مثلما يمكن للشركة الحصول على فواتير لدخل لم تكسبه مع نهاية العام، فقد يتم تقييد نفقات لم تستهلكها الشركة بعد، فعلى سبيل لنفترض أن شركتك تقوم بدفع الإيجار بشكل ربع سنوي (كل ثلاثة شهور)، وبأن السنة المالية انتهت بعد مرور شهر واحد من الشهور الثلاث، فحينها سيتم إدراج الشهرين المتبقيين في ميزانية السنة التالية، بينما يظهر ذلك في القيود المحاسبية للشركة وكأنها نفقات مدفوعة لم تُستهلك بعد، أي أن تسجيل المبلغ حدث في سنة مالية بينما تم الدفع في سنة أخرى.

الخطوة 8: فحص المخزون وضبطه

إذا كانت شركتك تعتمد على تقديم منتج أو خدمة لا تحتاج للمخزون فهذه الخطوة ليست لك، أما إذا كانت كذلك فيمكنك اتباع إحدى الطرق الثلاثة الآتية لتتبع كمية المنتجات المتاحة في المخزون:

• الطريقة الدائمة: وتكون بتتبع أرصدة المخزون بشكل مستمر، مع أخذ جميع التغييرات التي يتم إجراءها عند بيع واستلام المنتجات وتتبع الاستهلاك لتكلفة البضاعة المباعة COGS، وذلك بالنظر إلى التغيرات التي تتم في القيود المحاسبية اليومية، وحساب تكلفة البضائع المباعة عند إجراء كل عملية بيع.
• الطريقة الدورية: تعتمد على الجرد المادي وتحديث حساب المخزون وتكلفة البضائع المباعة COGS في نهاية فترة محددة مسبقاً، كمرة واحدة في الشهر أو ربع سنوياً أو سنوياً، مع القيام بتسجيل مشتريات البضائع في حساب خاص بالمشتريات.
• تسجيل تكلفة البضائع المباعة COGS: وتُستخدم هذه الطريقة إذا لم تتغير مبيعات مخزونك كثيراً بين الحين والآخر، فحينها يمكنك التوقف عن تتبع المخزون وتسجيل كافة المشتريات تحت بند (تكلفة البضائع المباعة).

وبهذا سيصبح لديك صورة شاملة لكافة لأموال التي تلقتها الشركة والمصروفات التي تحملتها خلال السنة المالية، وهو ما يجب أن يساعدك في الحفاظ على دخل ثابت بعد إجراء جميع التعديلات. الأمر ليس صعباً كما يبدو، فهو مشابه تماماً لما كنتَ تفعله في كل شهر من تحليل البيانات المالية، إلا أن الفارق الآن هو أن عليك القيام به لسنة كاملة، وبعد أن تنتهي من ذلك قم بتقييم أداء شركتك وحدد أهدافاً جديدة للعام القادم بناءً على النتائج التي توصلت إليها، كما أنها فرصة جيدة لإتمام الحسابات الضريبية وكتابة تقارير حولها.