أهمية توزيع المهام في المحاسبة: كيفية استخدام وافق في إدارة صلاحيات المستخدم



تخيل أن موسم الضرائب قد بدأ وفريق المحاسبة في شركتك يعمل منذ ٣ أشهر على تنظيم الفواتير الضريبية حتى قام محاسب مبتدئ في الفريق بإدخال كشوف المرتبات تحت أكواد ضريبية خاطئة لأنه لم يتم تحديد صلاحياته بشكل صحيح. وعند اكتشاف الخطأ، كنت تواجه إشعارات غرامات من السلطات الضريبية وكانت استقطاعات الموظفين غير صحيحة، واضطر المدير المالي لقضاء أسابيع في تصحيح الأخطاء. كل ذلك بسبب عدم تحديد الصلاحيات لمن يمكنه الموافقة على القيود المالية الحساسة.

أهمية توزيع المهام

التكلفة الباهظة لعدم وضوح الأدوار: كشفت دراسة من مجلة المحاسبة أن ما يقرب من 30٪ من الأخطاء المحاسبية تنشأ بسبب عدم وضوح المسؤوليات، سواء كانت إدخالات بيانات مكررة أو موافقات مفقودة، أو مصالحات غير مدققة.

عند مقارنة العمليات التشغيلية عند وجود أدوار منظمة وقبل وجودها، يظهر الفرق عندما تطبق الفرق المحاسبية أدوارًا وصلاحيات واضحة:

• اكتشاف الأخطاء فوري عبر فحص منهجي مقابل تسرب الأخطاء وتراكم التكاليف قبل.
• انسيابية العمل مع تسليم المهام بسلاسة مقابل اختناقات وازدواجية الجهود قبل.
• المساءلة تلقائية عبر ملكية محددة مقابل لوم متبادل وقضايا غير محلولة قبل.
• التدقيق بلا ضغوط مع وثائق منظمة وقابلة للتتبع مقابل تجميع السجلات في اللحظة الأخيرة قبل.

كيفية إدارة وتوزيع المهام في وافِق

تخيل أن المحاسب المبتدئ قام عن طريق الخطأ بتعديل فاتورة نهائية، أو أن المدقق الخارجي لا يستطيع الوصول إلى التقارير التي يحتاجها. هذه مخاطر حقيقية تحدث عندما لا يتم ضبط الصلاحيات بشكل صحيح. "وافِق" يحل هذه المشكلة من خلال تمكين المسؤولين من دعوة المستخدمين بمستويات صلاحية دقيقة، مما يضمن:

• عدم وجود تعديلات غير مصرح بها (مثال: فقط المديرون يمكنهم الموافقة على المدفوعات).
• تعاون سلس (مثال: المدققون يمكنهم رؤية التقارير لكن لا يمكنهم تعديل البيانات).
• تتبع واضح (كل إجراء مرتبط بمستخدم معين).

كيفية دعوة المستخدمين:

1. انتقل إلى مساحة العمل في حسابك، ثم اضغط على دعوة مستخدمين.
2. أدخل بريد المستخدم الإلكتروني والاسم في عمود مُعيَّن إلى.
3. من قائمة الدور المنسدلة، اختر أحد الأدوار المحددة مسبقًا التي ترغب في منحها للمستخدم. يمكنك أيضًا الانتقال إلى الأدوار أو إنشاء دور مخصص.
4. سيتم تغيير حالة الدعوة إلى تم الإرسال.
5. سيتلقى المستخدم بريدًا إلكترونيًا لقبول الدعوة.
6. بمجرد قبول المستخدم للدعوة، ستتغير الحالة إلى تم القبول.
7. سيتم تعبئة عمود مُعيَّن إلى تلقائيًا في صفحة المستخدمين بواسطة وافِق.



كيفية إعداد صلاحيات المستخدمين لكل دور

1. في صفحة الأدوار، ستجد أدوار النظام الأربعة التي أنشأها وافِق افتراضيًا.
2. يعرض عمود الاسم أربعة أدوار نظام أساسية بجانب المدير يمكن للمستخدم الحصول عليها في وافِق: المسؤول والمُشاهد والمحاسب، والموظف. ثم أربعة وظائف محاسبة أساسية وهي؛ محاسب مبتدئ محاسب أول ومحلل البيانات المالية ومدقق مالي.
3. على يسار هذا العمود، يمكنك عرض عدد المستخدمين المُضافين لكل دور.
4. يعرض عمود الصلاحيات الأذونات المختلفة الممنوحة لكل دور.



كيف تعمل صلاحيات المستخدمين في وافِق

يُتيح وافِق للشركات تحديد خمسة مستويات رئيسية للصلاحيات:



الميزات الرئيسية لتوزيع الأدوار في وافِق

• صلاحيات قابلة للتخصيص: هل تحتاج إلى مستخدم يمكنه فقط إدارة الحسابات الدائنة والمدينة؟ يمكن للمسؤولين ضبط الصلاحيات بدقة.
• دعوات آمنة: ينضم المستخدمون عبر البريد الإلكتروني بأدور محددة مسبقًا — دون منح صلاحيات زائدة عن طريق الخطأ.
• ملاءمة للتدقيق: كل تغيير يتم تسجيله تحت اسم المستخدم المسؤول.
• يمنع الأخطاء والاحتيال: يتم فصل المهام تلقائيًا (مثال: الشخص الذي يسجل المدفوعات لا يمكنه الموافقة عليها).
• يوفر الوقت: لا حاجة لإخفاء البيانات الحساسة يدويًا — الصلاحيات تتكفل بذلك.
• يبسط التوسع: هل تحتاج إلى إضافة موظف جديد؟ قم بتعيين دور له في ثوانٍ دون تعريض البيانات للخطر

كيفية إنشاء أدوار مخصصة في وافِق

هل ترغب في تخصيص الصلاحيات حسب احتياجات فريقك؟ اتبع هذه الخطوات:

1. سمّ دورك ابدأ بإعطاء الدور الجديد اسمًا واضحًا (مثال: مدير الموارد البشرية).
2. اختر الصلاحيات حدد بالضبط الوحدات التي يمكن لهذا الدور الوصول إليها؛ مثل السماح لموظفي الموارد البشرية بتعديل كشوف المرتبات مع إمكانية عرض تقارير الديون فقط.



3. تعيين المستخدمين انتقل إلى صفحة المستخدمين واربط أعضاء الفريق بالأدوار الجديدة.

هذا كل شيء! الآن سيرى فريق الموارد البشرية فقط ما يحتاجون إليه، لا أكثر ولا أقل.

اقرأ أيضًا: كيف يوفر برنامج المحاسبة من وافِق أفضل الحلول للأعمال.

تحديد الأدوار بوضوح ليس مجرد مسألة تنظيم، بل هو ما يحمي العمليات المالية من الانهيار بسبب أخطاء يمكن تجنبها. أدوات مثل "وافِق" تحول هذه العملية الحاسمة من عبء إلى ميزة إستراتيجية، تمنح الفرق الدقة دون تعقيد. عند تتناغم الصلاحيات مع الأشخاص، تكون النتيجة ليست فقط سجلات نظيفة، بل ثقة في كل رقم.