محاسبة القيد المزدوج
ما هو سند القبض وأهميته ومحتوياته
يتم إجراء العديد من المعاملات المالية بين المنشآت والأفراد كاستلام النقود أو تسليمها إلى الطرف الآخر، ولتسجيل هذه العمليات المالية وتوثيقها في دفاتر الشركة المحاسبية نستخدم ما يُعرف بسند القبض، وهو نموذج معتمد ومتعارف عليه يهدف إلى إثبات المعاملة وضمان حقوق كلا الطرفين.
ما هو سند القبض؟
يُعرف سند القبض على أنه إيصال ورقي مكتوب أو إلكتروني يؤكد القيام بمعاملة مالية معينة، مثل بيع البضائع أو شرائها أو تقديم خدمة ما، ويحتوي على معلومات هامة غالباً ما يتم استخدامها في معظم السندات الأخرى مثل اسم العميل، وتاريخ المعاملة، والمبلغ المُستلم سواء بالحروف أو بالأرقام، وختم المؤسسة.
يُعرف سند القبض على أنه إيصال ورقي مكتوب أو إلكتروني يؤكد القيام بمعاملة مالية معينة، مثل بيع البضائع أو شرائها أو تقديم خدمة ما، ويحتوي على معلومات هامة غالباً ما يتم استخدامها في معظم السندات الأخرى مثل اسم العميل، وتاريخ المعاملة، والمبلغ المُستلم سواء بالحروف أو بالأرقام، وختم المؤسسة.
ومن أكثر الأمثلة الشائعة على استخدام سند القبض هي:
- تقديم خدمات العمالة
- خدمات الشحن
- استئجار المعدات والأجهزة والآليات
- عند شراء منتج ما أو تقديم خدمة معينة،
ولا يمكن للمحاسب الاستغناء عن سند القبض لأهميته في توثيق معاملات الشركة والرجوع إليها عند عمليات التدقيق.
استخدم وافق - البرنامج المحاسبي الأكثر تتطوراً لإدارة عمليات المحاسبة ومدخلات المصروفات والمشتريات، مع عرض قائمة الدخل والمركز المالي كل ذلك من مكان واحد.
استخدم وافق - البرنامج المحاسبي الأكثر تتطوراً لإدارة عمليات المحاسبة ومدخلات المصروفات والمشتريات، مع عرض قائمة الدخل والمركز المالي كل ذلك من مكان واحد.
ما هي صيغة سند القبض؟
نموذج سند القبض من أهم المستندات بالنسبة للشركات والأفراد، فهو وثيقة تُقدم للعميل أو متلقي الخدمة فور قيامه بالدفع مقابل الخدمة التي تلقاها أو السلعة التي اشتراها، وغالباً ما تكون صيغة السند على النحو:
صيغة سند القبض
صيغة سند القبض
في تاريخ ……. الموافق ……. تم قبض مبلغ ……….. من شركة …….. إلى شركة ……..مقابل الحصول على ………
على أن يتم تسليم المبلغ بشكل فوري إلى حساب الشركة، وتعد هذه الوثيقة رسمية وحُجةً مثبتةً قانونياً.
وقد يختلف سند القبض من مؤسسة إلى أخرى من حيث الشكل إلا أن المضمون هو نفسه،
بحيث تحتوي صيغة السند على المعلومات الآتية:
- اسم الجهة الموردة أو الشخص البائع وعنوانه.
- اسم الشخص المستلم وعنوانه.
- تاريخ صدور سند القبض.
- الرقم المتسلسل لسند القبض.
- وصف لطبيعة السلعة المباعة أو الخدمة المقدمة.
- مقدار المبلغ المالي المدفوع بالحروف والأرقام.
- الختم والتوقيع.
ويمكن أن يُقدم سند القبض في حال تقديم شيك بنكي مقابل الخدمة أو البضاعة، وعندها يُضاف إلى ما سبق من معلومات: الرقم المتسلسل للشيك، واسم البنك، ورقم الحساب المصرفي، وأي معلومة أخرى لازمة.
ما أهمية استخدام سند القبض؟
يُعتبر سند القبض بمثابة مرجعٍ دقيق تستعمله الشركة في المحاسبة بحيث تقوم بترقيم كل سندٍ منها بشكل مسبق مما يسهل على المحاسب تدقيق المعاملات تبعاً لأقسام الشركة بسهولة كبيرة، وإجراء حسابات السنة المالية والتسويات البنكية لكافة السندات المحررة، ويمكن الرجوع إليها للتحقق من أي خطأ في البيانات المالية وإجراء مقارنة ما بين سند القبض والمعاملات في دفتر الأستاذ لاكتشاف أي تلاعب محتمل.
كما يُعد سند القبض وسيلة أساسية لتحكم الشركة بعمليات الدفع المستحقة وجدولتها، وهو الورقة التي تضمن لكافة الأطراف حقوقهم فمن خلالها يُثبت المستلم أنه حصل على مبلغ معين، ويثبت المتلقي بدوره أنه تلقى خدمة أو سلعة معينة مع ذِكر جميع التفاصيل المتعلقة بها.
تنزيل سند القبض للمعاملات المصرفية عبر وافق
يُمكن وافق الشركات والأفراد من إدارة الحسابات المالية المتعلقة بأعمالهم بسهولة، كإرسال الفواتير وأوامر الشراء والتحكم في أذونات المستخدم والتسويات المصرفية وسجلات التدقيق وغيرها.
وتُعتبر سندات القبض واحدةً من الخدمات الأساسية التي يُقدمها وافق، ويمكن القيام بذلك عبر الخطوات الآتية:
- اضغط على خانة "المعاملات المصرفية" في القائمة الجانبية على يمين الشاشة.
- من الحساب البنكي الخاص بالمستخدم اضغط على "المعاملات".
- سيظهر جدول يحتوي على المعاملات المالية، ويمكن من خلاله إضافة معاملة جديدة وإضافة التاريخ في الخانة المخصصة، والوصف، ورقم المرجع (في حال تواجده)، والمبلغ، والحساب.
- اضغط بالزر الأيمن في خانة (الوصف) للمعاملة المراد تنزيل سند القبض لها.
- ستظهر مجموعة جديدة من الخيارات، اضغط على (تنزيل الإيصال PDF)، وبهذا يتم تحميل الإيصال على جهاز الكمبيوتر بحيث يمكنكَ طباعته بكل سهولة.
تعرف بالتفصيل على خطوات إنشاء سند قبض للعميل على وافِق.
متى يتم تقديم سند القبض؟ ومتى يتم استلامه؟
قد تجد صعوبة في التفرقة بين الحالتين، إذ يتم تقديم سند القبض إلى الطرف المقابل عند الحصول على المال، أما عند دفع المال إلى الطرف الآخر فإنه هو من يقدم سند القبض مقابل السلع أو الخدمات التي قدمها إليك.
وفي كلا الحالتين يجب التأكد من صحة سند القبض قبل استلامه أو تسليمه ومن صحة البيانات الموجودة فيه، ففي حال ورود أي خطأ أو تلاعب به وإثبات ذلك سيصبح السند غير قانوني ولا يمكن الأخذ به، مما يعني أنه لم يعد وسيلة موثوقة لضمان حق أيٍ من الطرفين.
ما الفرق بين سند القبض وسند الصرف؟
ما هو سند الصرف؟
يُعرف سند الصرف على أنه إيصال أو وثيقة تُستخدَم لتسجيل المدفوعات التي تُقدمها المؤسسة للموردين والبائعين، وذلك مقابل الحصول على سلع أو خدمات معينة، ويتم تخزينه في دفاتر المحاسبة كسجلات مدفوعات يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.
يُعرف سند الصرف على أنه إيصال أو وثيقة تُستخدَم لتسجيل المدفوعات التي تُقدمها المؤسسة للموردين والبائعين، وذلك مقابل الحصول على سلع أو خدمات معينة، ويتم تخزينه في دفاتر المحاسبة كسجلات مدفوعات يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.
هذا الجدول يلخص الفرق بينهما:
اقرأ المزيد: الفرق بين سند الصرف وسند القبض في النظام المحاسبي.
وقد يبدو هذا التعريف مشابهاً لمفهوم سند القبض بالنسبة إليك، إلا أن هنالك اختلافاً بين كلا السندين، وذلك لأن سند الصرف يُعَد من قِبل المحاسبين في الشركة من أجل إثبات صرف مبالغ نقدية أو شيكات، مما يعني أن الشركة ستكون في هذه الحالة هي الدائن، وستدفع من خزينتها إلى الطرف المقابل، أي أن ميزانيتها تتأثر بالسلب.
بينما يتم إعداد سند القبض من أجل إثبات إدخال مبالغ نقدية أو شيكات إلى الشركة، مما يعني أنها ستكون مَدينة في هذه الحالة وسيتم إضافة المال إلى خزينتها من الطرف المقابل، أي أن ميزانيتها تتأثر بالإيجاب، وعلى الرغم من ذلك الاختلاف إلا أن كلا النوعين؛ سند القبض وسند الصرف يهدف إلى توثيق المعاملات المالية في سجلات الشركة.
يُستخدم سند القبض لتوثيق المعاملات المالية كبيع السلع وتقديم الخدمات بين المؤسسات والأفراد، وهو إيصال هام يتم من خلاله توثيق وتسجيل البيانات المتعلقة بأعمال الشركة والعودة إليها متى استدعت الحاجة ذلك، ويجب التحقق من كافة العناصر والبنود المُدرجة فيه والتأكد من صحة كافة البيانات لتجنب أي مشكلة.
فيديو يشرح كيفية إنشاء إشعار مدين وتسجيل استرداد لتحويله إلى سند صرف:
أسئلة شائعة حول سند القبض
ما هي مميزات سند القبض في المحاسبة المالية؟
يعد سند القبض أداة مهمة في توثيق المعاملات المالية، مما يساعد على حماية حقوق الأطراف المشاركة في المعاملة. بالإضافة إلى ذلك، فهو يسهل عملية التسويات البنكية عن طريق توثيق جميع الإيرادات بشكل منتظم ودقيق. كما يعزز الشفافية والمصداقية بين الشركة والعملاء، حيث يوفر دليلاً موثقاً على كل معاملة مالية تم إجراؤها.
ما هي العيوب والمشاكل المحتملة لسند القبض؟
يمكن أن يكون سند القبض عرضة للتلاعب بالبيانات المسجلة، مما قد يتسبب في مشاكل قانونية للشركة. كما يمكن فقدان النسخ الورقية، وهذا قد يؤدي إلى صعوبات في الرجوع إلى هذه السجلات عند الحاجة. بالإضافة إلى ذلك، قد يؤدي عدم الدقة في تسجيل المعلومات إلى أخطاء في القيود المحاسبية.
ما هو الفرق بين سند القبض والفاتورة؟
تُستخدم الفاتورة لإخطار العميل بالمبلغ الواجب دفعه نتيجة بيع السلع أو تقديم الخدمات، وهي بمثابة طلب للدفع. بينما يُستخدم سند القبض كإقرار رسمي يؤكد أن الشركة قد استلمت المبلغ المذكور في الفاتورة. بكلمات أخرى، الفاتورة تطلب الدفع، بينما سند القبض يؤكد استلام المبلغ.
ما هي أنواع سندات القبض الشائعة؟
هناك عدة أنواع من سندات القبض التي تُستخدم في مختلف الشركات، من بينها:
- سندات قبض نقدية: تُستخدم لتوثيق استلام المبالغ النقدية.
- سندات قبض بنكية: تُستخدم لتوثيق المعاملات المالية التي تتم عبر البنوك والتحويلات.
- سندات قبض المصروفات النثرية: تُستخدم لتوثيق المصروفات اليومية الصغيرة.
- سندات قبض التبرعات: تُستخدم لتوثيق المبالغ المستلمة كتبرعات للشركة أو المؤسسة.
ما هو الفرق بين السند اليدوي والسند الإلكتروني؟
السند اليدوي: هو وثيقة ورقية تُستخدم لتوثيق المعاملات البسيطة والصغيرة، ولكنه قد يتعرض للتلف أو الضياع بسهولة، مما يجعل من الصعب التحقق من موثوقيته.
السند الإلكتروني: يتم إنشاؤه وحفظه باستخدام أنظمة إلكترونية، مما يجعله أكثر أماناً وسهولة في التتبع والمراجعة. ومع ذلك، يتطلب استخدامه أجهزة وبرمجيات ملائمة.
كيف يمكن أن يساعد استخدام سندات القبض في الحفاظ على تدفق نقدي ثابت؟
تساعد سندات القبض في توثيق وتتبع الأموال الواردة للشركة، مما يتيح للمحاسبين مراقبة تدفق الأموال بشكل أفضل. هذا يؤدي إلى تحسين إدارة السيولة وتجنب المشاكل المتعلقة بالسيولة النقدية، مما يساهم في تحقيق استقرار مالي على المدى الطويل.
ما الفرق بين سند القبض وسند الصرف؟
يُستخدم سند القبض لتوثيق استلام الأموال من العملاء، وهو وثيقة تؤكد أن الشركة قد استلمت مبالغ نقدية أو شيكات نتيجة بيع سلعة أو تقديم خدمة.
يُستخدم سند الصرف لتوثيق المبالغ التي تُصرف للموردين مقابل شراء السلع أو الخدمات، مما يعني أن الشركة تكون هي الدائن في هذه الحالة.
ما هي النصائح لتجنب الأخطاء الشائعة عند إعداد سند القبض؟
تأكد دائماً من صحة جميع البيانات المدخلة في السند، مثل المبلغ واسم العميل وتاريخ الإصدار. كما يجب التأكد من الحصول على التوقيعات اللازمة من جميع الأطراف المعنية لضمان موثوقية السند.
كيف يمكن إدارة سندات القبض إلكترونياً في برنامج "وافِق"؟
يوفر برنامج "وافِق" ميزة إعداد السندات الإلكترونية بسهولة. يمكنك إنشاء سند قبض إلكتروني من خلال النظام عبر تعبئة التفاصيل الأساسية مثل المبلغ وتاريخ الاستلام، ثم حفظ السند إلكترونياً والرجوع إليه عند الحاجة.
خاتماً
في النهاية، يتضح أن فهم ما هو سند القبض وكيفية تحريره وما أهميته في العمليات المحاسبية يعد أمراً ضرورياً لأي عمل تجاري. يوفر سند القبض دليلاً مكتوباً يثبت حصول الدفع، ويمكن استخدامه لمتابعة الإيرادات والمدفوعات وضمان الدقة المالية.
وعند المقارنة بين سند القبض وسند الصرف، فالفرق الرئيسي يكمن في الغرض من كل منهما. بينما يتم استخدام سند القبض لتأكيد استلام المدفوعات، يتم استخدام سند الصرف لتأكيد الدفعات التي تمت من قبل الشركة. وبالتالي، تعد كلا الوثيقتين أدوات أساسية في عمليات المحاسبة والتدقيق.
يوفر لك وافق مجموعة شاملة من الخدمات المحاسبية لإدارة أعمالك بطريقة سهلة ومن مكان واحد، عبر واجهة استخدام بسيطة ومميزات متطورة.
يوفر لك وافق مجموعة شاملة من الخدمات المحاسبية لإدارة أعمالك بطريقة سهلة ومن مكان واحد، عبر واجهة استخدام بسيطة ومميزات متطورة.