حساب المخزون بسهولة: المعادلات الأساسية وأمثلة تطبيقية

مديرة عمليات في ورشة أثاث متنامية ظنت أنها تسيطر على كل شيء، إلى أن كشف تقريرها السنوي عن تباين صادم بنسبة 15% بين سجلات النظام والمخزون الفعلي. أدى هذا التباين في الأرقام إلى خسارة في الإيرادات، وإحباط العملاء. وبينما كانت تتصفح جداول البيانات وسجلات المخزون، أدركت أن حساب المخزون بدقة لا يقتصر على الأرقام فحسب، بل هو أساس استمرارية أعمالها. إذا واجهتَ يومًا لحظة مماثلة، أو تريد تجنب هذه المشكلات، فإن فهم الطريقة الصحيحة لحساب المخزون يساعدك على تحويل احتمالية حدوث هذه التباينات إلى حلول واضحة.

تعريف جرد المخزون

الجرد هو عملية مادية لعدّ جميع أصناف المخزون في المستودع أو المنشأة، والتحقق منها وتسجيلها، لضمان تطابق مستويات المخزون المسجلة مع الكميات الفعلية المتوفرة. ويحدد الجرد التباينات (مثل الانكماش، أو التلف، أو الأخطاء)، ويُحدّث السجلات المالية لضمان دقتها. يشمل هدف الجرد الرئيسي مواءمة السجلات المحاسبية مع الواقع المادي للحفاظ على سلامة المخزون.

كيفية إعداد تقرير جرد المخازن بفاعلية

قبل الخوض في كيفية إعداده، دعونا نتحدث عن السبب. يساعد تقرير المخزون الفعّال على:

• تجنب نفاد المخزون (لأن نفاد المنتجات الأكثر مبيعًا يعني خسارة المبيعات)
• منع التخزين الزائد (إذ إن تراكم النقد في المخزون غير المباع يُضرّ بالتدفق النقدي)
• تحديد حالات الانكماش (إذا كانت بسبب السرقة أو التلف، أو سوء التخزين)
• تحسين مفاوضات الموردين (الطلبات المدعومة بالبيانات تعني عروضًا أفضل)

1. اختر طريقة تتبع المخزون المناسبة ليست جميع طرق تتبع المخزون متساوية. إليك مقارنة سريعة:



2. ضع جدولًا زمنيًا ثابتًا لإعداد التقارير تؤدي عمليات فحص المخزون غير المنتظمة إلى فوضى. بدلًا من ذلك، التزم بجدول زمني:

• العد الدوري (عمليات جرد صغيرة ومتكررة)
• الجرد الفعلي السنوي (جرد كامل)

وجدت دراسة أجرتها ديلويت أن الشركات التي تستخدم العد الدوري تقلل من التباينات بنسبة تصل إلى 30% مقارنةً بالعد السنوي وحده.

٣. استخدم برامج إدارة المخزون قد تكون جداول البيانات مفيدة، لكنها معقدة وعرضة للأخطاء. تُؤتمت الأدوات الحديثة مثل Zoho Creator عملية التتبع وتُنشئ التقارير، بل وتتنبأ بالطلب.

٤. أدرج البيانات الصحيحة في تقريرك يجب أن يغطي تقرير المخزون الجيد ما يلي: ✔ مستويات المخزون (الحالية مقابل المثالية) ✔ معدلات دوران المخزون (مدى سرعة بيع المنتجات) ✔ المخزون القديم (المنتجات التي تبقى لفترة طويلة جدًا) ✔ نقاط إعادة الطلب (متى يجب إعادة التخزين)

٥. حلل البيانات وتصرف بناءً عليها التقارير عديمة الفائدة إذا بقيت في مجلد. ابحث عن:

• الاتجاهات (الارتفاعات الموسمية، بطء الحركة)
• التباينات (المخزون الفعلي مقابل المسجل)
• الفرص (خصومات الجملة، تصفية المخزون غير المتوفر)

اقرأ أيضًا: ما هو جرد آخر المدة؟ وكيف يمكن حسابه؟

ما هي معادلة جرد المخزون؟

معادلة المخزون هي الأساس لجميع عمليات محاسبة المخزون والتخطيط. هذه الصيغة البسيطة والفعّالة تُنظّم كيفية تتبّع الشركات لمخزونها وتقييمه:

شرح عناصر معادلة جرد المخزون الأساسية

• المخزون الافتتاحي: قيمة المخزون في بداية الفترة المحاسبية. مثال: بضائع بقيمة 100,000 ريال في 1 يناير.
• المشتريات/الإنتاج: جميع المخزون المُضاف خلال الفترة (مواد خام مشتراة أو بضائع مُصنّعة) مثال: مخزون جديد بقيمة 50,000 ريال تم طلبه في الربع الأول.
• المخزون الختامي: الجرد الفعلي وقيمة المخزون المتبقي في نهاية الفترة. مثال: بضائع بقيمة 80,000 ريال تم التحقق منها في 31 مارس.
• تكلفة البضائع المباعة (COGS) يتم حسابها بواسطة حل المعادلة: 100,0000 + 50,000 -80,000= 70,000 تكلفة البضائع المباعة.

أهمية معادلة جرد المخزون

• التقارير المالية: تؤثر بشكل مباشر على إجمالي الربح في بيانات الدخل.
• الامتثال الضريبي: تتحقق الحكومات من تكلفة البضائع المباعة من خلال هذه المعادلة.
• تخطيط المخزون: يساعد في التنبؤ باحتياجات الشراء المستقبلية
• كشف الخسائر: قد تشير الاختلافات الكبيرة إلى مشاكل في الانكماش

نموذج تقرير الجرد السنوي

هو وثيقة منظمة تُستخدم لتسجيل وتحليل مستويات المخزون الكاملة للشركة في نهاية السنة المالية. بخلاف عمليات الجرد الدورية أو عمليات الفحص العشوائية، يضمن هذا التقرير الشامل تسجيل جميع أصناف المخزون؛ سواءً كانت مخزنة أو قيد النقل أو على الرفوف، مما يقلل من التباينات والأخطاء المالية. يتضمن نموذج تقرير الجرد السنوي عادةً تفاصيل أساسية مثل أوصاف الأصناف ووحدات التخزين والكميات المتوفرة وتكاليف الوحدات والتقييم الإجمالي، وأي اختلافات بين المخزون المسجل والفعلي. تدمج العديد من الشركات هذه العملية مع ماسحات الباركود أو أنظمة تحديد الهوية بموجات الراديو (RFID) لتحسين الدقة، بينما لا تزال شركات أخرى تعتمد على التحقق اليدوي للمخزونات الصغيرة. تساعد البيانات المجمعة في إعداد التقارير المالية والامتثال الضريبي، وتحديد اتجاهات مثل المخزون الميت أو الانكماش. للحصول على أفضل النتائج، ينبغي على الشركات ربط هذه المراجعة السنوية بالجرد الدوري المنتظم للحفاظ على الدقة على مدار العام. لا يدعم تقرير الجرد السنوي المُعدّ جيدًا الجاهزية للتدقيق فحسب، بل يوفر أيضًا رؤى عملية لعمليات شراء أكثر ذكاءً وتحسينًا للمستودعات.

الفرق بين الجرد والتسويات الجردية

يشير جرد المخزون إلى إجمالي مخزون البضائع والمواد الخام والمنتجات التي تحتفظ بها الشركة لأغراض الإنتاج أو البيع أو التوزيع. وهو يمثل الكمية والقيمة المسجلتين حاليًا للأصناف في المستودع أو النظام. من ناحية أخرى، تُعدّ تسويات المخزون تغييرات مقصودة تُجرى لتصحيح التباينات بين الجرد الفعلي وسجلات النظام. تُراعي هذه التسويات الفروقات الناتجة عن السرقة أو التلف أو سوء التخزين أو أخطاء الموردين أو أخطاء إدخال البيانات. حينما يُوفر المخزون لمحة عامة عما يجب توفره، تعكس التسويات الاختلافات الفعلية التي يتم اكتشافها أثناء عمليات التدقيق أو الجرد الدوري. تضمن التسويات الموثقة بشكل صحيح الدقة المالية، وتمنع نفاذ المخزون أو التخزين الزائد، وتحافظ على الامتثال لمعايير المحاسبة. باختصار، يُعد الجرد هو الأساس، والتسويات هي التصحيحات اللازمة لمواءمة السجلات مع الواقع.

الفرق بين ميزان المراجعة قبل الجرد وبعد الجرد

يكمن الاختلاف الرئيسي في دقة تقييم المخزون. قبل الجرد، يعكس ميزان المراجعة قيم المخزون بناءً على سجلات النظام (الميزان الدفتري)، والتي قد تتضمن أخطاءً ناتجة عن الانكماش أو أخطاء في العد، أو تلفيات غير مسجلة. أما بعد الجرد، يُعدّل ميزان المراجعة ليطابق الجرد الفعلي، مع تصحيح أي اختلافات من خلال تعديلات المخزون.

يضمن هذا التعديل أن تعكس البيانات المالية مستويات المخزون الفعلية، مما يؤثر على إجمالي الربح والالتزامات الضريبية. يُقلل الجرد الدوري من مفاجآت نهاية العام الكبيرة!

اقرأ أيضًا عن: الجرد الشامل والمستمر.

الفرق بين الجرد والميزانية

يُعدّ جرد المخزون والميزانية عمليتين ماليتين أساسيتين، إلا أنهما يخدمان غرضين مختلفين تمامًا في إدارة المخزون والإدارة المالية:

جرد المخزون (الجرد الفعلي)

هو التحقق من الكمية الفعلية وحالة المخزون المتوفر، ويتضمن جرد الأصناف في المستودع فعليًا ومطابقتها مع سجلات النظام لتحديد التناقضات (الانكماش أو التلف، أو الأخطاء) وتحديث السجلات المحاسبية لتعكس مستويات المخزون الحقيقية.

الميزانية (أداة التخطيط المالي)

هي التنبؤ بمشتريات المخزون المستقبلية والتكاليف، والمبيعات بناءً على التوقعات، وتشمل تقدير كمية المخزون المطلوب شراؤها، وإيرادات المبيعات المتوقعة، والنفقات المرتبطة بها (التخزين، والخدمات اللوجستية، إلخ). لتوجيه قرارات الشراء وإدارة التدفق النقدي، ولكن لا يمكن التحقق من المخزون الفعلي من خلال الميزانية.

الأسئلة المتداولة حول حساب جرد المخزون:

كيف يمكن حساب مخزون في آخر المدة؟

لحساب مخزون نهاية الفترة، استخدم المعادلة التالية: مخزون نهاية الفترة = (مخزون بداية الفترة + المشتريات) - تكلفة البضاعة المباعة

ما هي معادلة دوران المخزون؟

حسب معادلة معدل دوران المخزون (360 يومًا) عدد مرات بيع واستبدال المخزون سنويًا: معدل دوران المخزون = تكلفة البضائع المباعة (COGS) ÷ متوسط ​​المخزون حيث: متوسط ​​المخزون = (المخزون الافتتاحي + المخزون الختامي) ÷ 2