ما أهمية السجلات المالية الدقيقة لنجاح الأعمال الصغيرة



يُعد الاحتفاظ بسجلاتٍ مالية دقيقة للشركات والمؤسسات أمراً بالغة الأهمية، فماذا عن شركتك؟ كرائد أعمال ومؤسس شركة أو صاحب مشروع هل تحرص على التأكد من دقة السجلات المالية أولاً بأول؟ وماذا لو أبقيتها على حالها ودون أي تنظيم؟ ما المشكلات المالية والعواقب القانونية التي يُمكن أن تحدث؟ وما أهمية السجلات المالية بالأساس؟ تابع القراءة لمعرفة الإجابة عن ذلك.

ما هي السجلات المالية؟

أهمية السجلات المالية الدقيقة

تُساعد السجلات المالية في منح أصحاب الأعمال صورةً مفصلةً عن الوضع المالي لشركاتهم، بما فيها معدل الدخل والإنفاق، بحيث يُمكنهم تحديد القطاعات أو المجالات التي يُمكن تخفيض نفقاتها والتركيز على القطاعات ذات الدخل الأكبر.

كما تتميز السجلات المالية بالمرونة إذ يُمكن لأي صاحب عمل تطوير سجلاته وإجراء التعديلات عليها بحسب الضرورة، ومن ثم الاستفادة منها بالحصول على صورة شاملة للمؤسسة تساعد في اتخاذ القرارات السديدة حول الاستثمارات والمشاريع المستقبلية.

فوائد مهمة للحفاظ على السجلات المالية الدقيقة

تُساعد السجلات المالية الدقيقة في الحفاظ على الامتثال للقواعد القانونية والتنظيمية، إذ تفرض لوائح عديدة على الشركات الاحتفاظ بسجلات معينة ذات صلة بأنشطتها، مثل بيانات العملاء أو كشوف المرتبات.

تُحمي السجلات المالية الدقيقة الشركات والمؤسسات من التعرض للعقوبات أو الإجراءات القانونية كدفع غرامات طائلة أو السجن، إذ يُمكن أن تؤدي السجلات الخاطئة إلى إيداعات ضريبية غير دقيقة.

تساعد السجلات الدقيقة المؤسسات على إدارة التدفق النقدي والمخزون بشكل أفضل، وهو ما يمنع الشركات من نفاد البضائع ويضمن لهم وفرة المال لدفع فواتيرهم.

تتمكن الشركات من مراقبة الحسابات الدائنة والمدينة من خلال السجلات المالية الدقيقة، ومعرفة ما لها وما عليها.

يعمل نظام حفظ السجلات الدقيقة على تسهيل تقييم الأداء المالي للشركات وإنشاء خطط مستقبلية واعدة.

ما العلاقة بين السجلات المالية الدقيقة ونمو الشركة وازدهارها؟

عندما تكون السجلات المالية للشركة دقيقة ومرتبة يستطيع أصحاب الأعمال الحصول على الحقائق التي يحتاجونها بسهولة، لتقييم وضع الشركة المالي واتخاذ خيارات وقرارات سليمة تساعدهم في تخصيص مواردهم وتوسيع أعمالهم.

ولهذا فإننا نقول بشكل مباشر، إذا كنتَ رائد أعمال طموح وتسعى إلى ازدهار مؤسستك وتميزها في السوق التنافسية فابدأ بتنظيم وتدقيق سجلاتك المالية، وتأكد من سهولة الوصول إليها في أي وقت، واسعى لتطوير النظام وتحديثه باستخدام الحلول المتقدمة والذكية.

إقرأ أيضاً: نجاح حلول وافِق المحاسبية مع تابي "أكبر مزود لخدمة الدفع الآجل في الشرق الأوسط"

المزايا الثلاث الرئيسية للسجلات المالية الدقيقة

تتميز الشركات ذات السجلات المالية الدقيقة بثلاثة مميزات رئيسية، وهي:

1. الكفاءة العالية

تعمل الشركات بكفاءة أكبر إذا كانت سجلاتها دقيقة، فمن خلالها سيحظى أصحابها بصورة واقعية للوضع المالي لها، مما يتيح لهم اكتشاف طرق جديدة فعالة للتحسين والتخطيط، وإدارة الميزانية المالية، وإجراء التعديلات عند الحاجة إليها.

بالإضافة إلى إمكانية تتبع مستويات المخزون وطلبات العملاء والبيانات الأخرى المهمة الأخرى بسهولةٍ كبيرة.

2. صناعة قرارات أفضل

عندما يحصل أصحاب الشركات على معلومات وبيانات دقيقة من السجلات المالية فإن بمقدورهم إصدار القرارات والأحكام الصحيحة على العمليات التشغيلية والأنشطة التي تواجههم، كما يُساعدهم ذلك على وضع خطط مستقبلية محكمة.

أضف إلى ذلك مقدرتهم على المقارنة بين الشركات العاملة في نفس المجال والصناعة، وقياس مدى ربحية كل منها وأدائها المالي من خلال السجلات المالية، كما يُمكن استخدام هذه البيانات لتحسين إجراءات التشغيل وتحديد آفاق التنمية المحتملة.

3.تكلفة أقل

يُساعد الاحتفاظ في السجلات المالية الدقيقة على معرفة التدفق النقدي للشركة، وبالتالي معرفة مقدار ما تنفقه من مصروفات وما يدخل عليها من أرباح، وبناءً على ذلك يُمكن لصاحب العمل تقليل النفقات الزائدة عن الحاجة وضخ المال في مجالات أخرى تساهم في زيادة الأرباح.

كما أن الشركة لن تُضطر لدفع مبالغ طائلة لمكاتب المراجعة والتدقيق، فهي واثقة من دقة سجلاتها المالية، إضافة إلى تقليل احتمالية التلاعب والاحتيال وانتحال الهوية وغيرها من الجرائم المالية الأخرى.

أقرأ أيضاً: مميزات أفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة.

ختاماً

يجب على الشركات من جميع الأحجام الاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة وموثوقة، إذ إنها تمنح أصحاب الشركات صورةً شاملة عن الوضع المالي وتساعدهم في اتخاذ قرارات مدروسة وسليمة، وتحسين إدارة التدفق النقدي وخفض نفقات التدقيق، وتحسين التخطيط والتحليل المالي، وحماية الشركات من الجرائم المالية المختلفة.