فهم أساسيات دفترة الحسابات وما أنسب برنامج محاسبة للقيام بها

يُعد الدفترة من أهم الأمور الأساسية التي على كل رائد أعمال أو صاحب شركة ناشئة وصغيرة ادراكها، إذ يساعد ذلك في نموها وتوسعها وضمان امتثالها للوائح والقواعد التنظيمية، وسنتحدث في هذا المقال بالتفصيل عن ذلك كله.

مقدمة عن دفترة الحسابات

مع البدء بتأسيس شركتك الصغيرة فقد تتمكن من إدارة عملية بنفسك، لكن مع زيادة المهام والمسؤوليات وتوسع الأنشطة التجارية ونموها سيكون من الصعب عليكِ متابعة ذلك بنفسك، وقد تحتاج لتوظيف شخص متخصص في الدفترة. إلا إن فهمك لأسس تلك الوظيفة ومعرفة الكثير عنها يساعد في متابعة أعمالك مع الموظف الجديد أولاً بأول.

ما الفرق بين الدفترة والمحاسبة؟

قد لا يتمكن الكثيرون من التفرقة بين المحاسبة والدفترة، إلا إننا سنوضح ذلك بشكل بسيط فيما يلي:

• المحاسبة هي مجال وقطاع واسع وعام، وتُعد الدفترة جزءًا منه.
• يمكن للمحاسب إدارة الدفترة بسهولة، إلا إن ماسك الدفاتر ليس محاسباً.
• عملية المحاسبة تعني استخدام البيانات المالية لتحديد الوضع المالي للشركة ومساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات الأفضل، بينما يعني ماسك الدفاتر عملية تسجيل البيانات المالية والإبلاغ عنها فقط. أي أن:

ما هي إجراءات الدفترة؟

الدفترة هي عملية التسجيل اليومي للمعاملات المالية كجزءٍ من عملية المحاسبة لإدارة شؤون الشركة وأعمالها، وتتضمن القيام بِـ:

• إجراء التحويلات المالية كالفواتير.
• متابعة مدفوعات العملاء.
• التأكد من دفع الشركة لمبلغ الضريبة المناسب.
• إعداد طلب استرداد الضرائب في حال استحقاقها.
• إدارة كشوف مرتبات الموظفين والتأكد من خصم ودفع الضرائب ومبالغ التأمين والضمان.

وتتألف عملية الدفترة من 3 سجلات مالية رئيسية، عادة ما تُستخدم لتنظيم ومراقبة مدفوعات الشركة داخلياً وخارجياً، وهي:

• دفتر النقدية: لتتبع جميع المعاملات التي تدخل وتخرج من وإلى حساب عملك.
• فواتير البيع: تتضمن الفواتير المدفوعة وغير المدفوعة، وتسجيل ما تم بيعه.
• فواتير الشراء: تتضمن فواتير المنتجات والخدمات التي اشتريتها، وكيف دفعت ثمنها.

وهناك المزيد من السجلات المالية (الدفاتر) بالتأكيد، لكنها أقل أهمية مما سبق، و يُعد الاحتفاظ بالدفاتر بشكلٍ منظم وصحيح أمراً بالغ الأهمية لإعداد التقارير المالية الدقيقة، ومراجعتها لاحقاً.

7 نصائح لمسك الدفاتر لأصحاب الأعمال الصغيرة

إليكَ مجموعة من النصائح الهامة التي تساعد على مسك الدفاتر بصورةٍ أفضل:

1. الاحتفاظ بسجلات لجميع المدفوعات

سجل كل دفعة تتلقاها أو تدفعها الشركة في سجلاتك المالية، وقيد تاريخ الدفع أو الاستلام في جدول واضح لكي تتمكن من العودة إليه عند الحاجة بسهولة.

2. تحديد أسلوب المحاسبة

حدد من البداية الأسلوب الذي ستتبعه في إدارة مسك الدفاتر، فهل ستختار المحاسبة على أساس الاستحقاق؟ أم المحاسبة النقدية؟ إذ إن اختيارك سيمثل الأساس الذي سيقوم عليم قسم المحاسبة في شركتك.

فالمحاسبة على أساس الاستحقاق تقوم على تسجيل الإيرادات والتكاليف عند تحققها فعلياً بغض النظر عن تاريخ التحصيل والسداد، بينما تقوم المحاسبة النقدية على تسجيل الإيرادات والتكاليف عند تحصيلها فقط.

ولكل منهما مزايا وعيوب يمكن النظر إليها بناءً على حجم وطبيعة الشركة، إلا إن المحاسبة النقدية تقلل من احتمالية دفع الضريبة على الأموال التي لم تتلقاها بعد، ولكنها تتناسب والشركات الصغيرة التي يُقدر حجم أعمالها بحوالي 40 ألف ريال سعودي فقط أو أقل.

إقرأ المزيد بالتفصيل عن الفرق بين المحاسبة على أساس الاستحقاق والأساس النقدي.

3. الالتزام بالمواعيد النهائية

امنح عملائك موعداً نهائياً لدفع المستحقات المالية لمتابعة عملية الدفع بنجاح، واحرص على عدم التأخر بدفع ما على شركتك وخاصة رسوم الضرائب ومدفوعات التأمين والضمان ومثيلاتها، وكذلك على اتخاذ مواقف شديدة مع العملاء الذين يتأخرون في تسديد ما عليهم، إذ يجب إيقاف العمل معهم في حال تكرر التأخير، فالقصد الأساسي من إجراء الصفقات المالية في الشركة هو الحفاظ على تدفق نقدي مستمر.

4. إدارة النفقات والتكاليف

حافظ على تنظيم مدفوعات شركتك وعمل قوائم لكل فئة منها مثل: تكاليف المواد، والصيانة، والنقل، والمكاتب والقرطاسية .. الخ، فذلك يساعد على تحديد ما أنفقته بالضبط ومعرفة طريقة التقليل من المصروفات، إلى جانب تحديد القيمة المستردة من الضرائب في حال وجودها. واحرص على الفصل بين التكاليف التجارية الخاصة بشركتك، والتكاليف الشخصية حتى تتمكن من تحديد أي منها يمكن خصمه من الأرباح لخفض الضرائب بسرعة.

5. ترتيب الكشوفات البنكية والفواتير

نظّم سجلاتك المالية بدقة، وتأكد من أن جميع الكشوف والفواتير المصرفية (المبيعات والمشتريات) منظمة ومرتبة ترتيباً زمنياً دقيقاً، وإلا فإنكَ قد تُضطر لدفع مصاريف إضافية للمحاسب للقيام بذلك بالنيابة عنك.

ومن المهم الاحتفاظ بملفات منفصلة لفواتير الشراء المدفوعة وغير المدفوعة وترتيبها أبجدياً حسب اسم المورد، إذ يساعدك ذلك على تتبع التزاماتك المالية والتأكد من سداد فواتيرك في الوقت المحدد، واحرص على تسجيل الفواتير وتحويلها إلى الملف المناسب بمجرد دفعها، كما يجب متابعة فواتير المبيعات غير المدفوعة بدقة (أي الأموال المستحقة لك)، وترقيمها بالترتيب الصحيح ليسهل عليك تتبع الفواتير المعلقة ومتابعة العملاء الذين لم يدفعوا بعد.

ويُساعد الترتيب الصحيح لسجلاتك المالية في تجنب العقوبات المفروضة على تقديم السجلات في وقت متأخر ككشوف الضرائب، كما يسهل عليك إدارة شؤونك المالية بكفاءة أعلى.

6. استخدام برامج المحاسبة المتقدمة

قد تحتاج إلى برنامج متخصص في مسك الدفاتر مثل وافِق، وهو برنامج ذكي وسهل الاستخدام يساعد في الحفاظ على سجلاتك المالية مرتبة، ويغطي جميع الجوانب التي يحتاجها صاحب العمل الناشئ، كما يتيح لك إمكانية التوسع والنمو بسرعة لأنه يوفر عليك الكثير من الوقت والجهد.

7. إنشاء التقارير المالية باستمرار

يُعد إنشاء التقارير المالية من أفضل الطرق المتبعة لتتبع الشؤون المالية في الشركة، وتقييم أدائها وتجنب المفاجآت غير السارة، لذا ننصحك بإنشاء تقرير مالي ولو لمرة واحدة على الأقل في الشهر، بحيث يتضمن التقرير الميزانية العمومية وتقرير الأرباح والخسائر.

إقرأ المزيد عن الفرق بين المحاسبة ومسك الدفاتر.

هل تحتاج الشركات الصغيرة إلى ماسك دفاتر أو إلى محاسب؟

قد يكون ماسك الدفاتر أكثر أهمية للشركات الصغيرة من المحاسب، إلا إن المهام التي يقوم بها ماسك الدفاتر بما فيها كشوف المرتبات غالباً ما تكون جزءًا من المهام التي يقوم بها مكتب المحاسبة الخارجي، إذ تفضل الشركات الصغيرة الاستعانة بهم عند الحاجة.

وبشكل عام فإن وجود قسم مسؤول عن الشؤون المالية في شركتك سيوفر عليكَ الوقت والمال ويسمح لها بالتوسع بالسرعة التي تريدها.

بشكل عام، يُعد عملية مهمة لأصحاب الأعمال الصغيرة والكبيرة على حد سواء، لذا فإن عليهم منح ذلك الأولوية عند تأسيس الأعمال، ويمكن القيام بذلك بأنفسهم، أو بالاستعانة بمكاتب المحاسبة المحترفة، أو عبر برامج المحاسبة الذكية مثل وافِق.