الدفترة أو مسك الدفاتر في الشركات الصغيرة

تلعب الدفترة أو مسك الدفاتر دوراً كبيراً في التأثير على مدى نمو شركتك وربحيتها، فإذا نفذت ذلك على النحو الصحيح ستزيد عائداتك وتتوسع أعمالك، وإلا فإنكَ قد تعاني من تراجع في معدل الأرباح، ولمعرفة كيفية مسك الدفاتر في الشركات الصغيرة على وجه التحديد، ومدى أهميتها، تابع قراءة المقال.

إعداد عملية المحاسبة

تتضمن عملية المحاسبة مجموعة من الإجراءات الرئيسية الهامة، والتي يجب أن تكون من أولوياتك كشركة صغيرة، ومنها ربط الحسابات المصرفية الخاصة بالشركة ببعضها، وإدخال البيانات المالية الضرورية، وتسوية المعاملات ومطابقتها.

وأثناء القيام بذلك ابحث عن الثغرات والعيوب وقم بمعالجتها، واستخدم الطرق المحاسبية المتقدمة لتسريع الإجراءات وزيادة كفاءة قسم المحاسبة لديك، مثل برنامج وافِق.

وإليكَ النقاط الرئيسية التي عليكَ تغطيتها أثناء عملية الإعداد للمحاسبة:

اختيار برنامج محاسبة

عليك أن تختار برنامج المحاسبة المناسب لشركتك عند مسك الدفاتر أولاً، فهل يناسبك نظام القيد المفرد أم نظام القيد المزدوج.

• نظام القيد المفرد الذي يعتمد على تسجيل المعاملات المالية مرةً واحد، إما كدخل أو كمصروف، وهو مناسب للشركات والأعمال الصغيرة التي لا يوجد لديها مخزون كبير أو استثمارت برأس مال عالٍ.
• نظام القيد المزدوج هو نظام موزانة أكثر دقةً وتعقيداً ويعتمد على تسجيل المعاملات المالية مرتين، مرةً كحساب دائن وأخرى كمَدين، وتكون نسبة الخطأ في هذا النظام قليلة على الرغم من صعوبته بعض الشيء. وسيؤثر اختيارك على عملية مسك الدفاتر في شركتك وطريقة تعاملك مع رأس المال بشكلٍ كبير.

اختيار طريقة المحاسبة

تُعرف طريقة المحاسبة بأنها الطريقة التي يتم بها الإبلاغ عن الإيرادات والمصروفات في الشركة، وهناك طريقتان أساسيتان لذلك هما:

• المحاسبة النقدية ويتم فيها تتبع المعاملات والاعتراف بالإيرادات والمصروفات عند تبادل الأموال، بحيث لا يتم تسجيل الفواتير والديون غير المدفوعة حتى يتم استلامها بالكامل.
• المحاسبة على أساس الاستحقاق ويتم فيها الاعتراف بالإيرادات والمصاريف عند حدوثها بشكل فعلي بغض النظر عن تاريخ استلامها وسدادها.

وعلى الرغم من أن طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق هي المفضلة غالباً من قِبل المؤسسات والشركات، إلا أن القرار النهائي لك، إذ عليكَ دراسة طبيعة عملك وفهم كلا الطريقتين بشكلٍ جيد لاختيار الأنسب بينهما.

التعامل مع المعاملات المحاسبية

يُعتبر التعامل مع المعاملات المحاسبية والمالية أحد الجوانب اليومية لمسك الدفاتر، إذ يشمل ذلك تسجيل المعاملات وفقاً لنظام المحاسبة وطريقتها، وتبويبها وتصنيفها وتوثيقها.

إدارة الحسابات الدائنة والمَدينة

تشمل عملية مسك الدفاتر التعامل مع الحسابات المَدينة والدائنة أيضاً، على النحو الآتي:

• الحسابات المَدينة وتعني المبالغ المستحقة لصالح شركتك، حيث تضمن عملية مسك الدفاتر تسجيل المدفوعات التي تلقتها الشركة مقابل منتجاتها وخدماتها، بالإضافة إلى إنشاء الفواتير وإرسالها بالبريد وتسليم البيانات المالية وتحديد التكلفة النهائية للمشروع.
• الحسابات الدائنة حيث تتضمن عملية مسك الدفاتر التأكد من أن شركتك تؤدي المدفوعات والفواتير في الوقت المحدد.

التعامل مع كشوف الرواتب

تُدير بعض المؤسسات كشوف المرتبات باستخدام برامج المحاسبة المتقدمة، بينما يستخدم البعض الآخر طرقاً مختلفة لإدراتها، حيث ستُحدد الطريقة المستخدمة آلية إعداد كشوف المرتبات وكيفية التعامل معها.

إدارة الرسوم الضريبية

يجب على الشركات البحث عن طريقة مناسبة لإدارة الرسوم الضريبية والحصول على إعفاءٍ ضريبي، ويمكن ذلك باستخدام برامج المحاسبة المتقدمة والتفاعل مع الخبراء والمختصين، أو قد تختار الشركات الصغيرة أيضاً إجراء تلك العمليات من خلال التواصل المباشر مع الهيئات والجهات الضريبية المختصة.

إدارة الأعمال الورقية والقوائم المالية

يعد الحفاظ على المعلومات التي يتم استخدامها في القوائم المالية جانباً أساسياً من مهام مسك الدفاتر للشركات الصغيرة، بما فيها المعاملات المالية، والأصول، والإيرادات، والتكاليف وغيرها. كما يمكنكَ دوماً استخدام الحلول البرمجية المتقدمة مثل وافِق، والتي تتيح لك حفظ المستندات وأتمتة عملية التوثيق بكل سهولة.

إقرأ المزيد عن الفرق بين المحاسبة والدفترة.

ما أهمية مسك الدفاتر للشركات الصغيرة؟

على الرغم من أن إجراءات مسك الدفاتر قد تكون أكثر سهولةً باستخدام برامج المحاسبة الذكية، إلا إن الأمر الأكثر أهمية هو التحقق من استخدامها في إدارة المعاملات المالية بالشكل الصحيح.

وفيما يلي سنذكر عدداً من الأسباب التي تبين أهمية مسك الدفاتر للشركات الصغيرة:

• تجنب تحمل المسؤولية على أية مشاكل أو ديون تتحملها الشركة من خلال الفصل بين أموالك الشخصية وأموالك في العمل.
• يمكن تجنب المشاكل المالية من خلال اكتشاف الأخطاء باكراً عبر إدارة المعاملات وعمليات التسوية.
• يمكن توفير المال من خلال تبسيط الإجراءات الضريبية والتعاون مع المتخصصين الضريبيين.
• تساعد مراقبة السلامة المالية للشركة وتقييم أدائها في إيجاد فرص جيدة لتعديل أو تحسين العمليات المالية فيها.
• يُسهل تنظيم المستندات والبيانات المالية من الإجراءات اللازمة للحصول على قرض للشركة أو شراء معدات جديدة لها.

كيف تتعامل الشركات الصغيرة مع مسك الدفاتر؟

بصفتك تدير شركة صغيرة فإنه يمكنك التعامل مع مسك الدفاتر بإحدى الطرق الثلاث:

1. التحكم بمسك الدفاتر الخاصة بشركتك

كصاحب شركة صغيرة فإن بإمكانكَ التحكم بمسك الدفاتر بنفسك من خلال استخدام برامج المحاسبة مثل وافِق، فهو حلٌ ذكي يساعدك في تنظيم حساباتك وحفظ السجلات وإنشاء البيانات المناسبة، إلى جانب توفير الوقت والمال. ويُعتبر وافِق أحد أكثر الخيارات المحاسبية فعاليةً في العديد من الشركات الناشئة والصغيرة.

2. اختيار الدفترة عبر الإنترنت

يمكنكَ إدارة مسك الدفاتر الخاصة بشركتك من خلال الاستعانة بمصادر خارجية، مثل شركات المحاسبة المعتمدة أو الوسائل التكنولوجية والتطبيقات الأخرى، وتتميز هذه الطريقة بالسهولة دون الحاجة للحضور بشكل شخصي، إذ يمكنكَ الاكتفاء بالتواصل عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني.

وهناك العديد من الخيارات المتاحة أمامك في هذه الطريقة، وعليكَ اختيار الحل الأفضل الذي يتناسب وحجم وطبيعة شركتك.

3. توظيف ماسك دفاتر

يمكنك بكل بساطة توظيف ماسك دفاتر بشكل مباشر، والتواصل مع المختصين ومساعدتهم على الإطلاع على الأمور المالية، والإجراءات والأدوات المحاسبية، والمهام التي عليهم تنفيذها عن طريق توظيفهم بدوام جزئي أو دوام كامل.

إلا إن من المهم دوماً أن تضع بعين الاعتبار أن ماسك الدفاتر لن يكون الشخص الوحيد الذي سيتعامل مع شركتك، فقد تحتاج لاحقاً لتغيير الجهة التي تتعامل معها، لذلك كُن على دراية بواجبات ماسك الدفاتر وتابعها باستمرار، كما أن الكثيرين يعتبرون أن هذه الطريقة هي الأكثر تكلفة من بين جميع الخيارات.

بشكل عام فإن مسك الدفاتر يُعدُ مهماً للشركات الصغيرة لأسباب مختلفة، منها تنظيم الموارد المالية، وزيادة ربحية الشركة، والتحكم بالإجراءات المحاسبية فيها بشكلٍ أفضل.