أهم فوائد استخدام برامج المحاسبة



تجد العديد من الشركات الصغيرة والناشئة صعوبة في توظيف المحاسبين الكبار من أصحاب الخبرة، فأولئك الذين يمتلكون معرفة واسعة عن كيفية إنشاء القوائم والتقارير المالية، والتعامل مع الحسابات المصرفية والفواتير وغيرها، يعملون في الشركات والمؤسسات الكبرى، وهو ما يدفع أكثر من ثلث الشركات الصغيرة للاستعانة بمصادر خارجية في المحاسبة، ولمعرفة أهمية القيام بتلك الخطوة والفوائد المرجوة منها تابع القراءة.

مقدمة عن استخدام برامج المحاسبة

هناك مفهوم خاطئ وواسع الانتشار مفاده أن المحاسبة والدفترة يجب أن تتم داخلياً في الشركات، في حين أن الاستعانة بمصادر خارجية قد يكون أفضل وأكثر فائدة، لكن متى تقرر الشركة أنها بحاجة للقيام بذلك والبحث عن مصادر خارجية؟

يحدث ذلك عندما يُدرك أصحاب القرار في الشركة بأن العمل يحتاج لخبرة أكبر مع تزايد مهام المحاسبة، وبأن الشركة تدفع نسبة عالية من الضرائب يُمكن تقليلها بذكاء، إذ يعتقد المحاسبين أن الشركات الصغيرة تدفع ضرائب زائدة في 62% من معظم الحالات، وهو ما يُمثل عبئاً كبيراً على الميزانية.

فإذاً من المنطقي أن تبحث الشركات عن برامج المحاسبة كجزء من تنمية العمل وتوسيعه، والاستعانة بأصحاب المهارة والخبرة وبتكلفة معقولة يُمكن تحملها.

7 فوائد للاستعانة ببرامج المحاسبة

لاحظَ المدراء التنفيذيون للشركات الصغيرة والناشئة في الشرق الأوسط أن الاستعانة ببرامج المحاسبة والدفترة كان له تأثير إيجابي على أعمالهم وأنشطتهم التجارية، وسنشارك معك 7 من أهم الفوائد لذلك:

1. توفير المال

تعتقد الكثير من الشركات أن الاستعانة بمصادر خارجية للحصول على خدمات المحاسبة ما هي إلا نفقات إضافية لا حاجة لها، والواقع أن ذلك ليس صحيحاً أبداً، بل إننا لا نبالغ بالقول بأن الاستعانة بمصادر خارجية هو ما يُعتبر توفيراً للتكاليف.

إذ ستحصل الشركات الصغيرة على خدمات محاسبية بأرخص الأسعار مع الحفاظ على جودة وكفاءة العمل دون الحاجة لدفع أجور موظفين بدوام كاملٍ أو دوامٍ جزئي أو تحمل الضرائب وغيرها من نفقات لوازم المكاتب والمكافآت والمزايا الأخرى.

وباختصار تُعد تلك صفقة مربحةً للغاية إذ تُقدم معظم مكاتب المحاسبة الخارجية عروضاً توفيرية رائعة دون تقليل الإنتاجية أو الاستغناء عن الخبرة.

تعرف على اجراءات تأسيس شركة في السعودية.

2. توفير الوقت اللازم للتوظيف

تتطلب عملية توظيف المحاسبين الأكفاء الكثير من الوقت والجهد والتكاليف، إذ تبدأ بنشر الإعلانات، وإجراء الاختبارات، ومقابلة المرشحين مع قسم الموارد البشرية وغيرها من المراحل التي تتضمنها استراتيجية التوظيف في العادة.

وقد تنجح في النهاية بالحصول على الشخص المناسب وقد لا تنجح، بينما يُمكن توفير كل ذلك من خلال الاستعانة ببرامج المحاسبة، إذ ستحصل على خدمات موثوقة ومعتمدة دون عناء.

3. التركيز على تنمية الأعمال

تتطلب إدارة الأموال ومسك الدفاتر الكثير من الوقت، وستكتشف بعد فترة أنك تنشغل بالقيام بها بدل تنمية أعمالك وتوسعتها، لكنك عندما تتجه للاستعانة ببرامج المحاسبة ستستثمر وقتك وجهدك ومواردك في صياغة خطط الشركة وتحقيق أهدافها.

وستلحظ بعد فترة أنكَ أصبحت أكثر قدرة على بناء شبكة واسعة من العلاقات والعملاء، وتمكنت من زيادة دخلك بشكلٍ جيد.

4. المحاسبون المحترفون يصنعون الفرق

تحرص المصادر الخارجية للخدمات المحاسبية على تقديم أفضل ما لديها، إذ تجمع بين الخبرة الكبيرة، والتعليم الأكاديمي الممتاز، والأسعار المنافسة، وهو ما سيمنحك القدرة على إدارة الحسابات في الشركة بكفاءة عالية.

وترفع شركات المحاسبة من معاييرها باستمرار من أجل الحفاظ على سمعتها والهيمنة على السوق، فتواكب كل التقنيات والأساليب التكنولوجية الجديدة التي توفر الوقت والجهد، مما يجعل الشركات تُقبل على الاستعانة بخدماتهم باطمئنان وراحة. وعلاوة على ذلك فإن العمل المستمر والشراكة مع تلك الشركات يتيح لك الوصول إلى موظفي المحاسبة عند الحاجة.

5. خدمات مرنة لامحدودة

6. اعتماد برامج محاسبة متقدمة

7. تقديم استشارات مالية موثوقة

معايير هامة قبل الاستعانة ببرامج المحاسبة

الآن بعد أن قررتَ الاستعانة بمصادر خارجية عليك اختيار الشركة المناسبة، والتي تتناسب وأهدافك وتلبي احتياجاتك ومتطلباتك.

وبشكل عام يجب أن تبحث عن الكفاءة وجودة الأداء أولاً عند الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات مسك الدفاتر والمحاسبة، إلا أن هناك المزيد من العناصر المهمة التي يجب مراعاتها، وهي:

1. تحديد خدمات مسك الدفاتر والمحاسبة التي تحتاجها

عليكَ أن تكون واضحاً بشأن مهامك الشخصية في الشركة، وما يقوم به زملاؤك، وما المهام التي تحتاج لإسنادها للمصادر الخارجية التي ستستعين بها.

فهل هي للتعامل مع الحسابات المَدينة والدائنة أو إعداد تقارير نهاية الشهر أو الميزانية العمومية أو خدمات كشوف الرواتب أو التقارير الضريبية أو إنشاء التسويات والتحليلات المصرفية الخاصة بك، أم أن الاستعانة بأحد البرامج المحاسبية المتقدمة سيغنيك عن ذلك؟. عندما تُحدد هدفك ستتمكن من تحديد مهامك.

2. نطاق سعري في متناول الجميع

لكل شركة متخصصة في المحاسبة ومسك دفاتر هيكل تسعير خاص بها، إذ يتقاضى البعض رسوماً بالساعة، بينما يتقاضى البعض الآخر فاتورة شهرية، وهو ما يمنحك الخيار لتحديد فترة الدفع التي تلبي متطلباتك ووضعك المالي على أفضل وجه، ولكننا ننصحك بألا تبني قرارك على التكلفة فقط.

3. المعرفة

تأكد من أن الشركة التي تنوي الاستعانة بخدماتها المحاسبية مؤهلة وتمتلك المعرفة والكفاءة المطلوبتين، ويمكنكَ القيام بذلك من خلال متابعة العملاء السابقين والحاليين لها، وتقييم مكانتهم في السوق ومدى استقرارهم المالي وقدرتهم على تقديم منتجات وخدمات موثوقة وعالية الجودة.

4. حماية البيانات

يعد أمن البيانات أمراً بالغ الأهمية عند الاستعانة ببرامج المحاسبة عبر الإنترنت، إذ يجب أن تحافظ الشركات الجيدة على أكبر قدر من السرية لبيانات عملائها، وتضمن أمان كل معاملة مالية. فتلك الشركات ستتعامل مع معلومات حساسة للغاية أبرزها إحصاءات التدفق النقدي.

5. اتفاقية خدمة مرنة

يجب على شركات المحاسبة ومسك الدفاتر أن تتسم بالمرونة والمقدرة على التكيف مع متطلبات العميل المتغيرة، ولذا فإننا ننصحك بقراءة الشروط والأحكام في العقد بدقة قبل توقيعه، وإيجاد طريقة سليمة لإنهاء العقد في حال لم تكن راضياً عن الخدمات المقدمة لك.

إقرأ المزيد عن الفرق بين المحاسبة ومسك الدفاتر؟

ما المهام التي قد تتطلب الاستعانة ببرامج المحاسبة؟

• مسك الدفاتر.
• إبلاغ الإدارة والسلطات.
• خدمات إعداد كشوف الرواتب.
• المصاريف المستحقة الدفع.
• الأرباح المتكررة.
• كشف الرواتب.

ختاماً

تُوفر الاستعانة بمصادر خارجية للخدمات المحاسبية العديد من الفوائد، أهمها توفير التكاليف، وتقليل عدد الوظائف، والمرونة في العقود وغيرها، حيث ينعكس اهتمام أصحاب الشركات بالمحاسبة ومسك الدفاتر على مدى تقدمها وتنميتها، ويُجنبها من الوقوع بالعديد من الأخطاء التي قد تسبب لها مشاكل خطيرة يمكن أن تصل لتوقفها عن العمل.