فاتورة إلكترونية: كيف تحول السوق السعودي والمصري إلى الفوترة الرقمية



أصبحت الفواتير الإلكترونية عامل تغيير لقواعد الحسابات لأي شخص يتعامل مع متطلبات إدارة الأعمال. وفي السنوات الأخيرة، انتشرت الفوترة الإلكترونية بسرعة كبيرة في الأسواق العربية؛ خاصة في المملكة العربية السعودية ومصر، حيث بدأت الحكومات بتطبيقها تدريجيًا على الشركات الكبرى، وصولاً إلى الأفراد وأصحاب الأعمال الصغيرة. في هذا المقال، سنلقي نظرة على كيفية استخدام الفواتير الإلكترونية وكيف تساعد الشركات في تحسين إدارة الفواتير وتوفير الكثير من المصروفات.

ما هي الفواتير الإلكترونية؟

تحل الفواتير الإلكترونية محل الفواتير الورقية التقليدية، مما يساعد الشركات على توفير الوقت والموارد وتحسين كفاءة المعاملات. توفر الفواتير الإلكترونية العديد من المزايا على الفواتير الورقية، مثل سرعة التحصيل، وتقليل الأخطاء، والمساهمة في حماية البيئة.

أهمية الفواتير الإلكترونية في السوق السعودي والمصري

تعتبر الفواتير الإلكترونية جزءًا أساسيًا من التكامل مع البنية التحتية الرقمية المتطورة في السوق السعودي والمصري. تعزز الفواتير الإلكترونية الكفاءة والتواصل بين الشركات والحكومة والمستهلكين. إلى جانب ذلك، تساعد السياسات الحكومية الموجهة لتعزيز التحول الرقمي في تبني الفواتير الإلكترونية على نطاق واسع.

دليلك الشامل لإصدار الفاتورة الإلكترونية مع وافق.

نموذج فاتورة إلكترونية

هو تنسيق رقمي مُصمم مسبقًا يُستخدم لإنشاء وإرسال الفواتير للعملاء. يبسط نموذج الفاتورة الإلكترونية عملية الفوترة من خلال أتمتة الحسابات وضمان الدقة، والحفاظ على شكل احترافي. على عكس الفواتير الورقية التقليدية، يتيح نموذج الفاتورة الإلكترونية للشركات إنشاء وتخصيص ومشاركة الفواتير فورًا عبر البريد الإلكتروني أو المنصات الرقمية الأخرى، مما يوفر الوقت والموارد.

ما هي البيانات الأساسية في نموذج الفاتورة الإلكترونية؟

يشمل نموذج الفاتورة الإلكترونية المُصمم جيدًا عدد من العناصر الأساسية تضمن الوضوح والامتثال والاحترافية في كل فاتورة إلكترونية.

1. تفاصيل العملاء والشركة: الأسماء والعناوين، ومعلومات الاتصال.
2. رقم الفاتورة: معرف فريد لأغراض التتبع.
3. قائمة مفصلة: وصف وكمية، وسعر السلع أو الخدمات.
4. الضرائب والخصومات: الضرائب والرسوم، أو الخصومات المطبقة بشكل واضح.
5. المبلغ الإجمالي المستحق: المبلغ النهائي الذي يحتاج العميل إلى دفعه.
6. شروط الدفع: تاريخ الاستحقاق وطرق الدفع المقبولة.

كيفية استخدام نموذج الفاتورة الإلكترونية؟

باستخدام نموذج الفاتورة الإلكترونية، يمكنك تبسيط عملية الفوترة وضمان تحصيل المدفوعات في الوقت المحدد.

1. اختر نموذجًا: حدد نموذج فاتورة إلكترونية مُصمم مسبقًا من برنامج المحاسبة أو الأدوات الإلكترونية.
2. خصّص التفاصيل: أضف شعار شركتك ومعلومات الاتصال، وتفاصيل العميل.
3. أدخل بيانات المعاملة: أدخل المنتجات أو الخدمات المقدمة، مع الكميات والأسعار.
4. راجع وأرسل: تحقق من الفاتورة للتأكد من دقتها وأرسلها إلكترونيًا عبر البريد الإلكتروني أو منصة آمنة.

نموذج فاتورة بيع جاهز

يمكنك تنزيل فاتورة مبيعات جاهزة للاستخدام من هنا.

شاهد الفيديو أدناه لتوفير وقتك ومعرفة كيفية إنشاء فاتورة على وافِق بدقائق معدودة:

كيف تعمل الفواتير الإلكترونية

1. إصدار الفاتورة الإلكترونية

تتيح الفوترة الإلكترونية للشركات إصدار وإرسال الفواتير بسرعة وسهولة عبر الإنترنت. باستخدام برامج محاسبة أو منصات الفوترة عبر الإنترنت، تقوم الشركات بإنشاء فاتورة إلكترونية  أو نظام إدارة الفواتير المتخصص. تتضمن الفاتورة الإلكترونية جميع المعلومات المطلوبة للمعاملة، مثل اسم المورد والمشتري، وصف المنتجات أو الخدمات المقدمة، والكميات والأسعار، والضرائب والإجمالي المستحق. تقوم العديد من هذه الأنظمة بملء الحقول تلقائيًا مثل أرقام الفواتير والتواريخ والمبالغ الإجمالية، مما يقلل من الأخطاء اليدوية ويوفر الوقت.

2. إدارة الفواتير الإلكترونية بواسطة برمجيات خاصة

بمجرد إنشاء الفاتورة الإلكترونية، تُرسل مباشرةً إلى العميل عبر البريد الإلكتروني، أو من خلال بوابة إلكترونية آمنة، أو التكامل مع نظام المحاسبة الخاص بالعميل. يمكن للشركات تتبع وقت إرسال الفاتورة، ودفعها، مما يضمن الشفافية ويحسن إدارة التدفق النقدي.

توفر برمجيات إدارة الفواتير الإلكترونية مثل برنامج وافِق العديد من الميزات المفيدة لتنظيم ومراقبة الفواتير والمدفوعات. تتيح هذه البرمجيات للشركات:

• الوصول الفوري وتتبع الفواتير المرسلة والمستلمة والمستحقة بسهولة ويسر.
• التوافق مع اللوائح الضريبية المحلية (مثل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية) مما يضمن استيفاء المتطلبات القانونية للتوثيق الرقمي.
• تحليل البيانات وإعداد التقارير لتحسين عمليات إدارة المال.
• المطابقة التلقائية للفواتير الإلكترونية مع أوامر الشراء وإيصالات التسليم، مما يبسط عملية الموافقة.
• التكامل مع الدفع بالربط مع منصات الدفع المختلفة، مما يسمح للعملاء بالدفع عبر الإنترنت باستخدام بطاقة الائتمان أو التحويل البنكي، أو طرق الدفع الرقمية الأخرى.

3. حفظ السجلات والأرشفة الرقمية في البرمجيات

باستخدام البرمجيات المتخصصة، يمكن تخزين الفواتير الإلكترونية بشكل آمن في السحابة أو على الخوادم المحلية، مما يسهل استرجاعها لأغراض المراجعة والضرائب، أو المراجع المستقبلية، كما يمكن البحث عن الفواتير الرقمية وفرزها وتنظيمها بسهولة حسب التاريخ أو العميل، أو رقم الفاتورة.

الفوائد الرئيسية لاستخدام الفواتير الإلكترونية

• توفير الوقت والموارد: تُقلل الفواتير الإلكترونية من الوقت والجهد الذي يستغرقه إعداد وإرسال وتخزين الفواتير الورقية. كما تساهم في تقليل تكلفة الطباعة والشحن والمواد الاستهلاكية.
• تقليل الأخطاء وتحسين دقة المعلومات: تقلل الفواتير الإلكترونية من إمكانية حدوث أخطاء بشرية نتيجة لإدخال البيانات يدوياً. تعزز دقة المعلومات وتحد من النزاعات والتأخير في المدفوعات.
• المساهمة في الحفاظ على البيئة: تساعد الفواتير الإلكترونية في الحد من استهلاك الورق والموارد الطبيعية الأخرى، مما يقلل من الأثر البيئي للأنشطة التجارية ويعزز التزام الشركات بالمسؤولية البيئية.

اقرأ أيضاً: فوائد الفوترة الإلكترونية لأصحاب الأعمال والمحاسبين.

أمثلة على استخدام الفواتير الإلكترونية في السوق السعودي والمصري



الحكومة السعودية والفواتير الإلكترونية

في المملكة العربية السعودية، قد بدأت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية أولى خطواتها في ٤ ديسمبر ٢٠٢١ بإصدارها لائحة خاصة بالفوترة الإلكترونية كي يتم التعامل بها بدلًا من الفواتير الورقية. الفوترة الإلكترونية السعودية هي نظام يهدف إلى تحويل الفواتير الورقية إلى شكل إلكتروني، وأتمتة جميع العمليات التي تتم بين البائع والمشتري.

تتطلب الفواتير الإلكترونية توافر بعض الشروط كي يُعتد بها، ولا تعد الفاتورة المكتوبة بخط اليد -التي يتم تصويرها باستخدام الماسح الضوئي- فاتورة إلكترونية. يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية وحفظها عبر نظام إلكتروني، وتنقسم الفواتير الضريبية إلى نوعين:

• فاتورة ضريبية: تختص الفاتورة الضريبية بجميع المعاملات بين منشأة إلى منشأة أخرى B2B أو جهة حكومية B2G.
• فاتورة ضريبية مبسطة: تعمل الفاتورة الضريبية المبسطة بشكل أساسي بين منشأة وفرد أو مستهلك B2C، وتستخدم غالبًا في المطاعم ومتاجر الملابس وغيرها.

السوق المصري والفواتير الإلكترونية

في مصر، مرّ تطبيق الفاتورة الإلكترونية بمراحل عدة، وتم تنظيمها بشكل تدريجي لتشمل جميع الشركات والمهن الحرة. تلك المراحل تتضمن:

• المراحل الأولى إلى الثالثة: بدأت في 15 نوفمبر 2020 واستمرت حتى 15 فبراير 2022، وشملت شركات مركز كبار الممولين الذين يتجاوز حجم أعمالهم 100 مليون جنيه.
• المرحلة الرابعة: بدأت في 15 سبتمبر 2021 وطبقت على شركات متوسطي ممولين وكبار ممولي المهن الحرة.
• المرحلة الخامسة: بدأت في 15 ديسمبر 2021 وطبقت على مجموعة من الشركات المسجلة بمأمورتي الاستثمار والمساهمة بالقاهرة.
• المرحلة السادسة: بدأت في 15 فبراير 2022 وطبقت على المجموعة الثانية من الشركات المسجلة بمأمورتي الاستثمار والمساهمة بالقاهرة.
• المرحلة السابعة: بدأت في 15 يونيو 2022 وطبقت على كل الشركات المسجلة بمناطق القاهرة والجيزة والقليوبية.
• المرحلة الثامنة: تم تقسيمها إلى أربع مراحل فرعية بدأت في 15 سبتمبر 2022 وانتهت في 15 ديسمبر 2022، وشملت شركات جميع محافظات مصر. وفي المرحلة الثامنة والأخيرة، تم إلزام جميع الممولين من أصحاب الشركات فئة B2B وأصحاب المهن الحرة من أطباء ومهندسين وفنانين ومحامين، وغيرهم بالانضمام إلى منظومة الفاتورة الإلكترونية، وكان عليهم جميعًا التسجيل في المنظومة بحلول 15 ديسمبر 2022.

ومؤخرًا، وجَّه وزير المالية بتمديد فترة تسجيل الكيانات الفردية بمنظومة الفاتورة الإلكترونية من 15 ديسمبر 2022 إلى 30 أبريل 2023 كمهلة أخيرة. وتم تشكيل لجان مشتركة بين مصلحة الضرائب ومختلف الفئات المستهدفة، بمن فيهم أعضاء النقابات المهنية كالأطباء والمحامين والفنانين والمهندسين.

بالتالي، يتم تطبيق الفواتير الإلكترونية في مصر بشكل تدريجي على مستوى واسع، وهذا يُظهر التزام الحكومة المصرية بتحسين الكفاءة والشفافية في المعاملات المالية والضريبية.

اقرأ أيضًا: مميزات أفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة.

الأسئلة المتداولة حول الفاتورة الإلكترونية:

ما هو إشعار الدائن في الفاتورة الإلكترونية؟

هو إشعار أو بيان رسمي مدرج في الفاتورة لإعلام المستلم (المدين) بشروط الدفع وتاريخ الاستحقاق وأي تفاصيل أخرى ذات صلة بالمبلغ المستحق. وهو بمثابة تذكير للعميل بتسوية مدفوعاته في الإطار الزمني المحدد.

ما هو إشعار المدين في الفاتورة الإلكترونية؟

هو بيان رسمي أو إشعار موجه إلى المدين (العميل) يحدد تفاصيل الدفع وتاريخ الاستحقاق وأي شروط إضافية تتعلق بالفاتورة المستحقة، وهو بمثابة أداة اتصال واضحة لإبلاغ المدين بالتزامه بسداد المبلغ المحدد في الموعد النهائي المتفق عليه، مما يضمن الشفافية ويقلل من احتمالية تأخير الدفع أو النزاعات. وعادة ما يتم تضمين هذا الإشعار في الفاتورة الإلكترونية وقد يتضمن تعليمات الدفع وعقوبات التأخير في الدفع ومعلومات الاتصال للحصول على مزيد من المساعدة.

ما هي مدة صلاحية الفاتورة الإلكترونية؟

تخضع صلاحية الفاتورة الإلكترونية لعوامل قانونية، فمثلًا، في المملكة العربية السعودية، يجب الاحتفاظ بالفواتير الإلكترونية لمدة 5 سنوات وفقًا لأنظمة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بتنسيق يضمن سلامتها وإمكانية قراءتها لأغراض حفظ السجلات والضرائب. أيضًا، تخضع لعوامل تعاقدية حسب شروط الدفع في الفاتورة؛ إذا كانت الفاتورة تشير إلى "الدفع خلال 30 يومًا" فإنها تعتبر صالحة حتى انتهاء هذا الموعد، وإذا لم يتم الدفع بحلول تاريخ الاستحقاق، تظل الفاتورة الإلكترونية صالحة، ولكن قد يفرض البائع رسوم تأخير أو فائدة وفقًا للشروط المتفق عليها.

كيفية إنشاء فاتورة إلكترونية؟

إصدار الفواتير الإلكترونية أمر ضروري لتمكين الشركات من تبسيط عمليات الفوترة، والامتثال للوائح الضريبية. هذه الخطوات الأساسية لإنشاء فاتورة إلكترونية صحيحة:

1. اختيار نظام الفوترة الإلكترونية المناسب: اختر برنامج محاسبة أو نظام فوترة إلكترونية متوافقًا مع القوانين المحلية. إذا كنت تعمل في السعودية أو مصر أو الإمارات، فتأكد من أن النظام يلتزم بلوائح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) في السعودية أو مصلحة الضرائب المصرية (ETA) في مصر أو الهيئة الاتحادية للضرائب (FTA) في الإمارات.
2. تضمين جميع البيانات المطلوبة في الفاتورة: يجب أن تحتوي الفاتورة الإلكترونية على المعلومات التالية:

• بيانات البائع: اسم الشركة، العنوان، الرقم الضريبي (VAT ID).
• بيانات المشتري: اسم العميل، العنوان، الرقم الضريبي (إن وجد).
• رقم الفاتورة: رقم فريد ومتسلسل للفاتورة.
• تاريخ ووقت الإصدار: وقت وتاريخ إنشاء الفاتورة.
• تفاصيل المنتجات أو الخدمات: وصف العناصر، الكمية، السعر للوحدة، والمبلغ الإجمالي.
• تفاصيل الضريبة: نسبة ضريبة القيمة المضافة، المبلغ الخاضع للضريبة، وإجمالي الضريبة.
• المبلغ الإجمالي المستحق: القيمة النهائية بعد إضافة الضريبة.

3. إنشاء الفاتورة بصيغة XML أو PDF/A-3: تطلب بعض الجهات الضريبية، مثل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) في السعودية، أن يتم إنشاء الفواتير بصيغة XML أو بصيغة PDF/A-3 القابلة للقراءة آليًا لضمان الامتثال للوائح الفوترة الإلكترونية. 4. تضمين رمز QR (إذا كان مطلوبًا): بالنسبة للفواتير الضريبية المبسطة (المستخدمة غالبًا في معاملات B2C)، يجب إضافة رمز QR يحتوي على البيانات الأساسية للفاتورة لتسهيل التحقق الفوري. 5. التوقيع الرقمي (لأنظمة الفوترة الإلكترونية المتقدمة): في المرحلة الثانية من نظام الفوترة الإلكترونية في السعودية (فاتورة)، يجب أن تكون الفواتير موقعة رقميًا ومحفوظة في نظام آمن لا يسمح بالتلاعب. 6. إرسال الفاتورة إلى الهيئة الضريبية (إذا لزم الأمر): في بعض الأنظمة التي تتطلب الإبلاغ الفوري عن الفواتير، مثل نظام فاتورة في السعودية، يجب إرسال الفواتير إلى الهيئة الضريبية للموافقة عليها قبل إصدارها للعملاء. 7. إرسال الفاتورة إلكترونيًا: بمجرد إنشاء الفاتورة والتحقق منها، يمكن إرسالها عبر البريد الإلكتروني، أو بوابة إلكترونية آمنة، أو مباشرة من خلال برامج المحاسبة المتكاملة. 8. حفظ الفواتير للامتثال القانوني: يجب تخزين الفواتير الإلكترونية بطريقة آمنة للمدة المطلوبة قانونيًا (عادةً بين 5 إلى 10 سنوات حسب القوانين المحلية) لضمان الامتثال في حالة التدقيق الضريبي.

ختامًا

تعتبر الفواتير الإلكترونية حلاً مثالياً للشركات والمؤسسات التي تتطلع إلى تحسين عمليات المحاسبة وتوفير الموارد. تساعد هذه الفواتير في تعزيز الكفاءة والدقة والشفافية في إدارة الفواتير والمدفوعات. من خلال تبني الفواتير الإلكترونية في السوق السعودي والمصري، يمكن للشركات والحكومات تحقيق تحسينات جوهرية في الأداء والتواصل والمسؤولية البيئية.