أهم مبادئ الإدارة المالية للمشروعات الصغيرة

المحاسبة من أهم عناصر إدارة الأعمال التي لا غنى عنها لأنها تساعدك على اتخاذ قرارات مالية أفضل بناءً على ما لديك من بيانات ومعلومات سابقة من ناحية المبيعات والتكلفة. ومثلها مثل باقي عناصر الأعمال لها مبادئ أساسية تستند عليها وهي ما سنناقشه في هذا المقال.

مبادئ المحاسبة هي عبارة عن مجموعة من الأسس التوجيهية المتفق عليها والتي تضمن التزام جميع الشركات بنفس الأسس والمعايير عند إعداد البيانات والتقارير المالية. وفيما يلي المبادىء المحاسبية الأساسية التسعة التي يجب على أصحاب المؤسسات التجارية الصغيرة أن يكونوا على معرفةٍ بها:

1. نظام الاستحقاق

يشير إلى طريقتين للمحاسبة:

المحاسبة على أساس الاستحقاق:

تتبع الطريقة مبدأ المطابقة والذي ينص على تسجيل الإيرادات والمصروفات في نفس الفترة الزمنية التي تمت بها، فعلى سبيل المثال يتم احتساب الحسابات المستحقة القبض بمجرد تسليم الفاتورة بغض النظر عما إذا تم دفع الفاتورة أم لا.

المحاسبة على الأساس النقدي:

وهي تعني الاعتراف بالإيرادات والمصروفات في الوقت الذي يتم فيه تحصيل المبالغ المالية أو دفعها فعلياً، ولا يتم وضعها في حساب المدين ولا يتم احتساب الأموال كدخل حتى يتم سداد الفاتورة.

وتُفضل العديد من الشركات الصغيرة البدء بالعمل بالمحاسبة على الأساس النقدي لأنها أكثر سهولة، إلا أن من الأفضل العمل بطريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق، لأنها تُقدم لأصحاب الشركات فكرة أوضح عن الوضع المالي للشركة، والجدير بالذِكر أن المبادئ المحاسبية المقبولة بصفة عامة GAAP تُلزم الشركات باتباع طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق.

2. الاتساق

يعني الاتساق أو الثبات أنه عند تحديد طريقة محاسبية (على أساس الاستحقاق أو على الأساس النقدي)، يجب عليك استخدامها دائماً لتتبع الشؤون المالية لشركتك وعدم تغييرها من فترة لأخرى، إذ سيُمكنكَ ذلك من مقارنة الأداء بين الفترات المحاسبية المختلفة بطريقة عادلة.

وتبرز أهمية مبدأ الثبات في المحاسبة عند حساب ضرائب الشركات الصغيرة بشكل خاص، إذ يجب تقديم الإقرارات الضريبية بناءً عليها، وإذا قررت في أي وقت تغيير طريقة المحاسبة واتباع الطريقة الأخرى فعليكَ الحصول على إذن من السلطات الضريبية أولاً.

3. الاستمرارية

يقصد بالاستمرارية افتراض الشركة أن أمورها المالية تسير بشكل جيد، وأنها ستبقى كذلك لفترة من الزمن تكفي للوفاء بتعهداتها والتزاماتها المالية، ويتيح ذلك للشركات تأخير تحديد قيمة نفقات معينة في الفترة المحاسبية القادمة. ويجب على المحاسب أو المدقق تتبع أوضاع الشركة المالية وتنبيه الإدارة في حال وجود أي دليل على أنها غير قادرة على سداد القروض أو الوفاء بالتزاماتها، وعندها يجب أن تبدأ الشركة في التفكير بتصفية أصولها لا قدر الله.

4. التحفظ

يعني مفهوم التحفظ ببساطة عدم تسجيل الأرباح المتوقعة إلا عند تحققها بشكل فعلي مثل؛ أمر الشراء أو الفواتير المُوقَعة وذلك من باب الحيطة والحذر، بحيث يتم التعامل مع الدخل والنفقات بطرق مختلفة.

إلا أن هذا لا يعني نسيان النفقات وعدم احتسابها، إذ على الشركات المسارعة في إجراء حسابات النفقات في أسرع وقت ممكن، لأن ذلك يدعم البيانات المالية ويجعلها أقل عرضة للخطورة، كما ننصحك بالتركيز على النفقات قبل الأرباح ومنحها الأولوية.

5. فرضية الكيان الإقتصادي

وفقاً للمحاسبة فإن هذه الفرضية تعني أنه يجب معاملة كل شركة على أنها وحدة منفصلة عن أصحابها وعن الشركات الأخرى، وبأن لها خصائصها المستقلة إستقلالاً تاماً عن أصحابها، وهذا يعني أنه لا يجب خلط مال العمل بالمال الشخصي، ويجب أن تَظهر المعاملات التجارية فقط في البيانات المالية للشركة، فمثلاً يجب ألا تُستخدم بطاقة الائتمان الخاصة بالعمل لدفع ثمن الأشياء الشخصية.

وإذا لم تُطبق ذلك فسيكون من الصعب عليك إدارة الحسابات المالية إلكترونياً على النحو السليم، بل إن العديد من المؤسسات والشركات ذات المسؤولية المحدودة قد تواجه مشاكل معقدة مع القانون في حال خلط أموال الشركة بالأموال الشخصية، ولهذا فإن الطريقة الوحيدة للحفاظ على مصالحك وحماية أعمالك هي بإبقاء موارد عملك المالية منفصلة عن أموالك الشخصية بشكل تام.

6. الأهمية النسبية

وتعني الاهتمام بتسجيل المعاملات المالية التي يمكن أن يكون لها تأثير كبير على قرارات العمل، حتى لو كان هذا يعني تسجيل المعاملات الصغيرة جداً والتي تتم بمبالغ قليلة تكاد لا تُذكر.

فالفكرة تدور حول أنه من الأفضل إظهار صورة كاملة لكافة المدخلات والبيانات التي ستؤثر على العمل، فحتى التغييرات البسيطة ستؤثر في البيانات عند إجراء التدقيق، والجدير بالذِكر أن برنامج محاسبة الأعمال يُبسط عملية تتبع كل معاملة صغيرة لأنه يتزامن تلقائياً مع أي معاملات على بطاقات الائتمان الخاصة بالعمل ويقوم بالتحقق من الحسابات أولاً بأول.

7. المطابقة

تؤكد فكرة المطابقة أنه يجب عليك تسجيل الإيرادات والمصروفات المتعلقة بالدخل في نفس الوقت لتحديد صافي أرباح الفترة المحاسبية ما بين الدخل والشراء، ولنفترض على سبيل المثال أنك دفعت عمولة لمندوب مبيعات مقابل عملية بيع قمت بتسجيلها في شهر يناير، فإن الإجراءات المحاسبية المتعلقة بتسجيل ذلك يجب أن تتم في شهر يناير أيضاً.

8. المعادلة المحاسبية

ستُمكنك هذه الصيغة البسيطة من فهم كيفية تسجيل المعاملات:

الأصول = الخصوم + رأس مال المالك

كما تُظهر المعادلة فإن الأصول تكون في الجانب الأيمن من المعادلة حيث يتم طرح القيمة منها وتسجيل أي تغيير يطرأ عليها في دفتر الحسابات العام، وعندما تقوم بعملية سحب نقدي يتم خصم الأموال من حسابك النقدي.

أما على الجانب الأيسر من المعادلة فيتم قيد الخصوم ورأس مال المالك حيث يتم إضافة القيمة إليها وتسجيل أي تغيير يطرأ عليها في دفتر الحسابات العام، فعلى سبيل المثال إذا قَدمت الشركة حصصاً لأسهم ما، فستتم إضافة قيمة تلك الأسهم إلى حساب رأس مال المالك.

9. الفترة المحاسبية

تعني الفترة المحاسبية أنه يجب عليك دراسة وتضمين السجلات المالية خلال فترة زمنية معنية من أجل تقييم أداء الشركة وقياس نشاطها، وللقيام بذلك فإنك ستحتاج إلى فهم عدد من المفاهيم المتعلقة بالمحاسبة وأهمها قوائم الأرباح والخسائر والميزانية العمومية وبيان التدفقات النقدية.

ويغطي كلٌ من تقرير الأرباح والخسائر وبيان التدفقات النقدية فترة زمنية محددة مثل ربع عام أو عام، بينما تُغطي الميزانية العمومية أصول الشركة وديونها في وقت محدد، ولنفترض أنكَ تريد إعداد بيان الأرباح والخسائر للربع الأول من العام فلن تحتاج حينها لتضمين المعاملات التي حدثت قبل ذلك الربع من السنة أو ما بعده، وهو ما يضمن تقييم أداء الشركة خلال فترات زمنية مختلفة بشكل حقيقي.